10 Fragen, die Sie Anbietern von Hintergrundprüfungen stellen sollten

Die Auswahl eines Anbieters für Hintergrundüberprüfungen kann überwältigend sein. Bei der Suche nach der besten Hintergrundüberprüfung für Arbeitgeber versprechen Ihnen alle Anbieter Schnelligkeit, Genauigkeit und Compliance. Die besten Entscheidungen treffen jedoch diejenigen Unternehmen, die präzisere Fragen stellen und darauf achten, wie vollständig diese Fragen beantwortet werden.

Dieser Leitfaden soll Sie beim Bewertungsprozess von Anbietern unterstützen und bietet klare und praktische Hinweise sowie Beispiele dafür, was Sie erwarten können (und vermeiden sollten), damit Sie mit Zuversicht voranschreiten können.

Wenn Ihnen mehrere dieser Warnsignale bekannt vorkommen, hält Ihr derzeitiger Anbieter für Hintergrundüberprüfungen möglicherweise nicht mit den Compliance-Anforderungen, der Technologie oder den Erwartungen der Kandidaten Schritt. Hier kann Mitratech AssureHire Abhilfe schaffen.

Die beste Hintergrundüberprüfung für Arbeitgeber finden

1️⃣ Welche Hintergrundüberprüfungen und Datenquellen sind standardmäßig enthalten und welche sind optionale Zusatzfunktionen? 

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten einen Kandidatenbericht, der oberflächlich betrachtet vollständig erscheint, in dem jedoch wichtige Bildungsnachweise oder internationale Daten fehlen. Indem Sie potenziellen Anbietern diese Frage stellen, erfahren Sie den genauen Umfang ihrer Informationsbeschaffung und können sicherstellen, dass diese mit Ihren Richtlinien zur Hintergrundüberprüfung und Ihrem Risikoprofil übereinstimmt.

Um noch tiefer zu gehen, fordern Sie Musterberichte und Umfangsmatrizen an und seien Sie vorsichtig, wenn der Anbieter vage bleibt oder nicht bereit ist, diese Informationen weiterzugeben.

Warnsignal, auf das Sie achten sollten: vage Beschreibungen des Versicherungsschutzes oder Weigerung, Musterberichte zur Verfügung zu stellen

2️⃣ Wie lange ist Ihre Bearbeitungszeit pro Region und wie stellen Sie Schnelligkeit ohne Qualitätseinbußen sicher? 

Denken Sie an die Frustration, die Sie empfinden, wenn sich ein Angebot verzögert, weil eine Hintergrundüberprüfung im System hängen bleibt. Bevor Sie sich für einen neuen Anbieter von Hintergrundüberprüfungen entscheiden, benötigen Sie Daten zu den durchschnittlichen Bearbeitungszeiten, aufgeschlüsselt nach Ländern oder Regionen, sowie zu Eskalationsprozessen.

Vermeiden Sie Anbieter, die lediglich schnelle Ergebnisse versprechen, ohne dies zu belegen.

Warnsignal: pauschale Versprechungen von „schnellen Ergebnissen“ ohne Benchmarks oder regionale Details

3️⃣ Wie halten Sie Datenschutz- und Hintergrundprüfungsgesetze wie FCRA, DSGVO oder das KI-Gesetz ein und wie passen Sie sich an, wenn sich diese ändern? 

Vorschriften bleiben nie unverändert, und das sollte auch für Ihren Anbieter gelten. Fordern Sie rechtliche Überprüfungen, Zertifizierungen und/oder Auditberichte an, die die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften belegen. Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die die Anpassung dem Kunden überlassen oder zukünftige Änderungen herunterspielen.

Darüber hinaus können Sie fragen:

• Können Sie Audit-Protokolle, Entscheidungsbegründungen und Metadaten zur Übersteuerung von Adjudikationsentscheidungen bereitstellen?
• Wenn ein Kandidat einen Bericht beanstandet, muss Ihr Team in der Lage sein, die Entscheidung nachzuvollziehen.

Fordern Sie Beispielprotokolle oder Metadaten an, aus denen hervorgeht, wie manuelle Übersteuerungen dokumentiert werden. Wenn ein Anbieter dies nicht bereitstellen kann, sind Sie im Falle einer Herausforderung möglicherweise ungeschützt.

Warnsignal, auf das Sie achten sollten: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Kunde rechtliche Änderungen verfolgt, und geben Sie keine vagen Zusicherungen wie „Wir halten uns an die Vorschriften“ ab.

4️⃣ Haben Sie eine Grundrechte-Folgenabschätzung (FRIA) oder eine gleichwertige Bewertung durchgeführt oder werden Sie eine solche durchführen? 

Mit den neuen KI-Vorschriften werden diese Bewertungen bald zum Standard werden. Indem Sie jetzt danach fragen, positionieren Sie Ihr Unternehmen als proaktiv und stellen gleichzeitig sicher, dass der Anbieter über eine entsprechende Methodik verfügt.

Wenn der Verkäufer sich dessen nicht bewusst ist oder es ignoriert, könnte dies ein Risiko signalisieren.

Warnsignal: Anbieter, die die FRIA-Anforderungen als irrelevant abtun, über kein dokumentiertes Rahmenwerk für Folgenabschätzungen verfügen oder die Verantwortung vollständig auf den Kunden abwälzen.

5️⃣ Wie gehen Sie mit Biometrie, Lebendigkeitserkennung und dem Spannungsfeld zwischen Betrugsbekämpfung und Datenschutz um? 

Stellen Sie sich einen Bewerber vor, der gebeten wird, einen Gesichtsscan zu liefern, und sich dann Sorgen darüber macht, wie lange dieser gespeichert wird. Seriöse Anbieter zeigen Methoden zum Schutz der Privatsphäre, klare Aufbewahrungsrichtlinien und kryptografische Schutzmaßnahmen auf.

Vermeiden Sie diejenigen, die alles unbegrenzt aufbewahren.

Warnsignal, auf das Sie achten sollten: Unbefristete Speicherung biometrischer Daten ohne Sicherheitsvorkehrungen oder klare Richtlinien

6️⃣ Welche Funktionen zur kontinuierlichen Hintergrundüberprüfung oder Lebenszyklusüberprüfung unterstützen Sie? 

Wie Sie wissen, endet die Überprüfung nicht mit der Einstellung. Kandidaten wechseln ihre Position, ziehen in andere Länder oder übernehmen neue Aufgaben. Fragen Sie nach triggerbasierten erneuten Überprüfungen, APIs für technologiegestützte oder automatisierte Arbeitsabläufe und der Abdeckung von Mobilität.

Ein Anbieter, der sich auf einmalige Hintergrundüberprüfungen beschränkt, könnte Sie ungeschützt lassen.

Warnsignal, auf das Sie achten sollten: ein einmaliges Screening-Modell ohne Unterstützung für Nachuntersuchungen oder Automatisierung

7️⃣ Wie messen und melden Sie Ungenauigkeiten, Streitigkeiten und negative Auswirkungen? 

Transparenz ist wichtig, und die besten Hintergrundüberprüfungen für Arbeitgeber liefern regelmäßige Berichte über Fehlerquoten und Lösungsmetriken. Wenn ein Anbieter von Hintergrundüberprüfungen diese Daten nicht weitergeben kann oder will, können Sie sich nicht auf deren Qualität verlassen.

Warnsignal, auf das Sie achten sollten: Unwilligkeit, Genauigkeit oder Streitigkeiten bezüglich Kennzahlen offenzulegen

8️⃣ Welche Mechanismen und Sicherheitsvorkehrungen gibt es für grenzüberschreitende Datenübertragungen?

In einer globalen Belegschaft werden personenbezogene Daten Grenzen überschreiten. Starke Anbieter können ihre Sicherheitsvorkehrungen beschreiben, wie beispielsweise Standardvertragsklauseln (SCCs) oder die Teilnahme an Datenrahmenwerken.

Ich weiß, dass ich das oben bereits erwähnt habe, aber wenn die Antwort vage ist, riskieren Sie Nichtkonformität und Offenlegung.

Warnsignal: vage Antworten zu internationalen Transfers oder keine Erwähnung vertraglicher Schutzmaßnahmen

9️⃣ Welche Unterstützung bieten Sie bei Streitigkeiten zwischen Kandidaten an und wie schnell lösen Sie diese? 

Stellen Sie sich vor, ein starker Kandidat zieht sich zurück, weil ein Fehler in seiner Akte nicht umgehend korrigiert wird. Fordern Sie Unterlagen zum Streitbeilegungsverfahren, Kennzahlen zu Lösungszeiten und Musterkorrespondenz an. Wenn der Anbieter das Thema vermeidet, sollten Sie dies zur Kenntnis nehmen.

Warnsignal, auf das Sie achten sollten: langsame oder undurchsichtige Bearbeitung von Streitfällen oder fehlende dokumentierte Zeitpläne

🔟 Wie sorgen Sie für eine positive Kandidatenerfahrung während der Hintergrundüberprüfung?

Eine schlechte Erfahrung kann die Wahrnehmung eines Bewerbers von Ihrem Unternehmen beeinträchtigen, noch bevor er überhaupt eingestellt wurde. Fragen Sie, wie der Anbieter mit Bewerbern kommuniziert, ob er mobilfreundliche Portale, mehrsprachigen Support und klare Statusaktualisierungen anbietet. Transparenz und Empathie reduzieren Abbrüche, beschleunigen die Einarbeitung und schützen Ihre Arbeitgebermarke.

Warnsignale, auf die Sie achten sollten: verwirrende Portale, eingeschränkte Unterstützung für Bewerber oder ein Ansatz, bei dem die Bewerber über ihre eigenen Daten im Unklaren gelassen werden.

Diese Fragen sind nicht nur eine Checkliste, sondern eine Möglichkeit, Ihren Führungskräften und Vorständen zu signalisieren, dass Sie strategisch über Risiken, Compliance und die Erfahrung der Bewerber nachdenken. Indem Sie die Bewertung von Anbietern von Hintergrundüberprüfungen auf diese Weise angehen, verwandeln Sie die Sorgfaltspflicht in einen Moment der Führungsstärke und heben gleichzeitig die Art von vertrauensvoller Partnerschaft hervor, für die Lösungen wie Mitratech AssureHire entwickelt wurden.

Was passiert nach der Hintergrundüberprüfung? Eine neue Studie von 3Sixty Insights zeigt, wie sich Screening-Entscheidungen auf Mitarbeiterbindung, Vertrauen und langfristige Ergebnisse auswirken.

Mitratech – Die beste Hintergrundüberprüfung für Arbeitgeber

Seit fast 40 Jahren entwickelt Mitratech Technologien, die Unternehmen dabei helfen, Risiken zu managen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und sowohl für Mitarbeiter als auch für Bewerber reibungslosere Abläufe zu schaffen. Mit Mitratech AssureHire wird die Hintergrundüberprüfung zu mehr als einem einmaligen Schritt – sie wird zu einem kontinuierlichen, konfigurierbaren Prozess, der auf das Tempo der modernen Arbeitswelt abgestimmt ist.

Unsere Plattform bietet schnelle Bearbeitungszeiten mit verifizierten globalen Datenquellen, automatisierte Compliance-Updates, die Sie über sich ändernde Vorschriften auf dem Laufenden halten, und Lebenszyklus-Screenings, die bei Änderungen von Rollen, Standorten oder Verantwortlichkeiten unauffällig die Überprüfungen aktualisieren. Dank direktem digitalem Zugriff auf Gerichte und automatisierten Workflows werden über 85 % der Hintergrundüberprüfungen innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen. Integriertes Streitfallmanagement, datenschutzkonforme Betrugskontrollen und transparente Prüfpfade geben HR-Teams die nötige Sicherheit und schützen gleichzeitig das Vertrauen der Kandidaten.

Mehr als 28.000 Unternehmen in über 160 Ländern vertrauen auf die Technologie von Mitratech, um intelligenter zu arbeiten und Kosten zu senken und gleichzeitig die Transparenz und Kontrolle zu gewinnen, die eine einzige vernetzte Plattform bietet. Compliance sollte Sie niemals ausbremsen, und mit AssureHire erhalten Sie die Tools, um Routineaufgaben souverän und unerwartete Ereignisse schnell zu bewältigen.

Sind Sie bereit zu erfahren, wie Hintergrundüberprüfungen einfacher, schneller und sicherer werden können? Wir zeigen es Ihnen in einer Demo.

AssureHire Hintergrundüberprüfung – Häufig gestellte Fragen

Wie werden Ihre Hintergrundüberprüfungen geregelt?

AssureHire hält sich an alle Bundes- und Landesgesetze zur Hintergrundüberprüfung, einschließlich des Fair Credit Reporting Act (FCRA). Wir stellen sicher, dass alle unsere Praktiken konform sind und schützen die Privatsphäre sowohl der Bewerber als auch der Arbeitgeber.

Wie lange dauert eine Hintergrundüberprüfung durch AssureHire?

Die Bearbeitungszeit für eine Hintergrundüberprüfung hängt vom gewählten Paket und der Komplexität der Vergangenheit des Bewerbers ab. AssureHire ist jedoch stolz darauf, Ergebnisse schnell und effizient zu liefern. In den meisten Fällen können Sie damit rechnen, innerhalb von 24 bis 48 Stunden einen umfassenden Bericht zu erhalten.

Was ist eine nachteilige Maßnahme?

Bei Hintergrundüberprüfungen ist eine nachteilige Maßnahme ein Schritt im Entscheidungsprozess, in dem Arbeitgeber die Ergebnisse bewerten und Beschäftigungsentscheidungen treffen.

Wenn die Ergebnisse einer Hintergrundüberprüfung zu einer negativen Entscheidung führen – beispielsweise zur Ablehnung eines Bewerbers oder zur Verweigerung einer Beförderung oder Versetzung –, schreibt der Fair Credit Reporting Act (FCRA) vor, dass Arbeitgeber das Verfahren für nachteilige Maßnahmen befolgen müssen.

Wie leite ich das Verfahren wegen nachteiliger Maßnahmen ein?

AssureHire kümmert sich um die Erstellung der Vorabmitteilung. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Vorabmitteilung“, wenn Sie die abgeschlossene Hintergrundüberprüfung überprüfen. Wählen Sie die Ergebnisse aus, die für diese Entscheidung relevant sind, und tragen Sie sie in den Bericht ein.

AssureHire sendet dem Bewerber eine E-Mail, in der ihm mitgeteilt wird, dass er aufgrund der Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung nicht eingestellt wird. Der Bewerber hat 10 Tage Zeit, um auf die Informationen zu reagieren oder sie anzuerkennen.

Was bedeutet „Consider“?

Wenn ein Ergebnis mit der Bewertung „Zu berücksichtigen“ zurückgegeben wird, ist es wichtig zu beachten, dass dies nicht abwertend gemeint ist. Die Bezeichnung „Zu berücksichtigen“ wird lediglich verwendet, um eine Suche zu kennzeichnen und darauf hinzuweisen, dass es Informationen gibt, die vom Kunden überprüft werden sollten. Auf diese Weise kann der Kunde entscheiden, ob die Informationen seinen Einstellungsrichtlinien entsprechen.

Was bedeuten diese Ergebnisse der Hintergrundüberprüfung?