Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Auswirkungen eine fehlerhafte Kalkulationstabelle auf Ihr Unternehmen haben könnte? Es könnte einen enormen finanziellen Verlust und eine potenzielle Katastrophe bedeuten, wenn es nicht rechtzeitig erkannt wird. Das Risiko von Tabellenkalkulationen ist für viele Unternehmen ein kritisches Thema, das vielen gar nicht bewusst ist.
Was ist das Spreadsheet-Risiko?
Datenblätter sind integraler Bestandteil der alltäglichen Geschäftsprozesse vieler Unternehmen, doch bei der Prüfung von Datenblättern sind sie nur selten fehlerfrei. Das bedeutet, dass die Zahlen, auf die sich Unternehmen bei ihren Entscheidungen stützen, falsch sind.
Tabellenkalkulationen werden für eine Vielzahl von Anwendungen eingesetzt, und ihre Komplexität nimmt ständig zu. In dem Maße, in dem mehr und mehr Unternehmen ihre IT-Kenntnisse erweitern, spielt die Tabellenkalkulation eine immer größere Rolle bei der betrieblichen und finanziellen Berichterstattung. Trotz dieser zunehmenden Rolle in den Arbeitsabläufen wissen nur wenige, wer diese Tabellenkalkulationen in ihrem Unternehmen verwaltet und überwacht.
Ohne eine kohärente Strategie zur Verwaltung von Daten und Tabellen besteht ein erhebliches Risiko für Unternehmen. Im Laufe der Zeit haben sich die IT-Programme enorm weiterentwickelt, doch selbst mit diesen immer ausgefeilteren Systemen sind Tabellenkalkulationen immer noch anfällig für menschliche Fehler. Darüber hinaus besteht eine echte Gefahr, wenn die Daten ohne ein internes Kontrollsystem sind, da die Zahlen leicht manipuliert und verändert werden können.
Arten von Tabellenkalkulationsfehlern
Im Wesentlichen gibt es drei Hauptbereiche, in denen Tabellenkalkulationen Fehler aufweisen:
- Eingegebene Daten
- Formeln und Berechnungen
- Formatierung
Diese Fehler sind der Beginn des Risikos für das Unternehmen. Je mehr Fehler auftreten, desto größer ist das Risiko für das Unternehmen. Wenn Sie verstehen, woher die potenziellen Gefahren kommen, können Sie vorhersagen, was die Tabellenkalkulationen eines Unternehmens gefährdet. Die am häufigsten auftretenden Fehler sind:
- Unerfahrene Benutzer - Die Überschätzung der Fähigkeit eines Benutzers, Daten zu erstellen und zu verwalten, kann u. a. zu ungenauen Berechnungen und falschen Formeln führen.
- Fehlen klarer Anleitungen für die Erstellung von Tabellenkalkulationen - Unternehmen müssen klare Anleitungen für die Erstellung von Tabellenkalkulationen bereitstellen, die ihren besonderen Bedürfnissen entsprechen. Das ist wichtig, um sicherzustellen, dass sie auch im Rahmen der allgemeinen Unternehmensstrategie funktionieren.
- Datenrecycling - Formeln und Verknüpfungen können durch einfaches Ausschneiden und Einfügen von Daten von einer Stelle zur nächsten beschädigt und verändert werden. Ein leicht zu begehender Fehler, der auf lange Sicht überhaupt keine Zeit spart.
- Tabellenkalkulationsfehler - Menschen machen Fehler. Ganz gleich, wie genau oder gut sie ihre Arbeit machen, irgendwann passieren Fehler.
- Datenverlust - Stromausfälle, Pannen und Maschinenausfälle können zu Datenverlusten führen.
Warum sollten Sie Ihr Risikomanagement mit Tabellenkalkulationen verbessern?
Es mag offensichtlich erscheinen, aber die Minimierung des Risikos für Ihr Unternehmen, insbesondere für ein stark datenzentriertes Unternehmen, ist für den langfristigen Erfolg und die Sicherheit von größter Bedeutung.
Das Risikomanagement von Tabellenkalkulationen ist eine wichtige Disziplin für jeden Arbeitsplatz. Unentdeckte Fehler in Tabellenkalkulationen können sich auf das Management und die Berichterstattung an die Aktionäre sowie auf wichtige Geschäftsprozesse auswirken. Darüber hinaus kann eine fehlerhafte Berichterstattung über Zahlen, seien sie finanzieller oder anderer Art, zu schwerwiegenden Problemen in Bezug auf die Regulierung, die Rechnungsprüfung und den guten Ruf führen. Die Fragen, die es zu bedenken gilt, sind:
- Verwenden Sie unkontrollierte Tabellenkalkulationen in Ihren kritischen Geschäftsprozessen?
- Schauen sich Ihre externen Prüfer genauer an, wie Sie Ihre Spreadsheet Data Governance verwalten?
- Haben Sie schon einmal eine Betriebsunterbrechung erlebt, die durch Fehler in Tabellenkalkulationen verursacht wurde?
In unserem Leitfaden finden Sie einen dreistufigen Ansatz für das Management von Spreadsheet-Risiken in Ihrem Unternehmen.
