¿Ha pensado en el impacto que una hoja de cálculo estropeada puede tener en su empresa? Podría suponer una enorme pérdida financiera y un desastre potencial si no se detecta a tiempo. El riesgo de las hojas de cálculo es un problema crítico para muchas empresas, aunque muchas nunca se dan cuenta de ello.
¿Qué es el riesgo de hoja de cálculo?
Las hojas de datos son parte integrante de los procesos empresariales cotidianos de muchas organizaciones, pero cuando se auditan, rara vez están libres de errores. Esto significa que las empresas basan sus decisiones en cifras incorrectas.
Las hojas de cálculo se utilizan para una amplia gama de aplicaciones y cada vez son más complejas. A medida que aumenta el número de empresas que dominan las tecnologías de la información, aumenta el papel que desempeñan las hojas de cálculo en la elaboración de informes operativos y financieros. A pesar de este creciente papel en los procesos de trabajo, pocos saben realmente quién gestiona y supervisa estas hojas de cálculo en su organización.
Sin una estrategia coherente para gestionar los datos y las hojas, las empresas corren un riesgo considerable. Con el paso del tiempo, los programas informáticos se han desarrollado enormemente, pero incluso con estos sistemas cada vez más sofisticados, las hojas de cálculo siguen siendo susceptibles de errores humanos. Además, si los datos carecen de un sistema de control interno, existe un peligro real, ya que las cifras pueden manipularse y modificarse fácilmente.
Tipos de errores en las hojas de cálculo
Esencialmente, hay tres áreas principales en las que las hojas de cálculo adquieren errores:
- Datos introducidos
- Fórmulas y cálculos
- Formato
Estos errores son el inicio del riesgo para la empresa. Cuantos más errores se produzcan, mayor será el riesgo para la organización. Entendiendo de dónde vienen los peligros potenciales, se puede empezar a predecir qué pone en riesgo las hojas de cálculo de una organización. Los más comunes son:
- Usuarios no cualificados - La sobreestimación de la capacidad de un usuario para crear y gestionar datos puede dar lugar a cálculos inexactos y fórmulas erróneas, entre otras cosas.
- Falta de orientaciones claras para la creación de hojas de cálculo: las empresas deben proporcionar orientaciones claras para crear hojas de cálculo que se ajusten a sus necesidades particulares. Es vital asegurarse de que también funcionan dentro de la estrategia empresarial más amplia.
- Reciclaje de datos - Las fórmulas y los enlaces pueden resultar dañados y modificados por la simple acción de cortar y pegar datos de un lugar a otro. Un error fácil de cometer que a la larga no ahorra nada de tiempo.
- Errores en las hojas de cálculo - La gente comete errores. No importa lo precisos o buenos que sean en su trabajo, al final se producen errores.
- Pérdida de datos: los cortes de electricidad, las averías y los fallos de las máquinas pueden provocar el borrado de datos.
¿Por qué mejorar la gestión de riesgos de su hoja de cálculo?
Puede parecer aparente, pero minimizar el riesgo para su organización, sobre todo si está muy centrada en los datos, es primordial para el éxito y la seguridad a largo plazo.
La gestión de riesgos de las hojas de cálculo es una disciplina vital para cualquier lugar de trabajo. Los fallos no detectados en las hojas de cálculo pueden afectar a los informes de la dirección y los accionistas, así como a los procesos empresariales clave. Además, informar incorrectamente sobre cifras, ya sean financieras o de otro tipo, puede causar graves problemas normativos, de auditoría y de reputación. Las preguntas que hay que plantearse son:
- ¿Utiliza hojas de cálculo sin control en sus procesos empresariales críticos?
- ¿Se fijan más sus auditores externos en cómo gestiona usted la gobernanza de los datos de sus hojas de cálculo?
- ¿Ha sufrido alguna interrupción en su negocio por errores en las hojas de cálculo?
Vea nuestra guía a continuación para conocer un enfoque en tres pasos para gestionar el riesgo de las hojas de cálculo en su empresa.
