Avez-vous réfléchi à l'impact qu'une feuille de calcul défectueuse pourrait avoir sur votre organisation ? Si elle n'est pas détectée à temps, elle peut entraîner une perte financière considérable et un désastre potentiel. Le risque lié aux feuilles de calcul est un problème critique pour de nombreuses entreprises, mais beaucoup ne s'en rendent jamais compte.
Qu'est-ce que le risque lié aux feuilles de calcul ?
Les fiches de données font partie intégrante des processus opérationnels quotidiens de nombreuses organisations. Pourtant, lors de l'audit des fiches de données, celles-ci sont rarement exemptes d'erreurs. Cela signifie que les entreprises basent leurs décisions sur des chiffres erronés.
Les feuilles de calcul sont utilisées pour un large éventail d'applications et leur complexité ne cesse de croître. De plus en plus d'entreprises maîtrisent les technologies de l'information et les feuilles de calcul jouent un rôle de plus en plus important dans l'établissement des rapports opérationnels et financiers. Malgré ce rôle croissant dans les processus de travail, rares sont ceux qui savent qui gère et contrôle ces feuilles de calcul dans leur organisation.
En l'absence d'une stratégie cohérente de gestion des données et des feuilles, les entreprises courent un risque important. Au fil du temps, les programmes informatiques se sont considérablement développés, mais même avec ces systèmes de plus en plus sophistiqués, les feuilles de calcul sont toujours sujettes aux erreurs humaines. En outre, si les données sont dépourvues de système de contrôle interne, le danger est réel car les chiffres peuvent être facilement manipulés et modifiés.
Types d'erreurs dans les feuilles de calcul
Il y a essentiellement trois domaines dans lesquels les feuilles de calcul commettent des erreurs :
- Données saisies
- Formules et calculs
- Formatage
Ces erreurs sont le point de départ d'un risque pour l'entreprise. Plus il y a d'erreurs, plus le risque pour l'organisation augmente. En comprenant d'où viennent les dangers potentiels, vous pouvez commencer à prévoir ce qui met les feuilles de calcul d'une organisation en danger. Les erreurs les plus courantes sont les suivantes
- Utilisateurs non qualifiés - La surestimation de la capacité d'un utilisateur à créer et à gérer des données peut conduire à des calculs inexacts et à des formules erronées, entre autres.
- Absence d'orientations claires pour la création de feuilles de calcul - Les entreprises doivent fournir des orientations claires pour la création de feuilles de calcul en fonction de leurs besoins particuliers. C'est essentiel pour s'assurer qu'elles s'intègrent dans la stratégie globale de l'entreprise.
- Recyclage des données - Les formules et les liens peuvent être endommagés et modifiés par le simple fait de couper et de coller des données d'un endroit à l'autre. Une erreur facile à commettre qui ne permet pas de gagner du temps à long terme.
- Erreurs dans les feuilles de calcul - Les gens font des erreurs. Quelle que soit la précision ou la qualité de leur travail, les erreurs finissent par se produire.
- Perte de données - Les coupures de courant, les pannes et les défaillances de machines peuvent toutes entraîner l'effacement de données.
Pourquoi améliorer la gestion des risques liés aux feuilles de calcul ?
Cela peut sembler évident, mais la minimisation des risques pour votre organisation, en particulier une organisation fortement axée sur les données, est primordiale pour le succès et la sécurité à long terme.
La gestion des risques liés aux feuilles de calcul est une discipline vitale pour tout lieu de travail. Des failles non détectées dans les feuilles de calcul peuvent avoir un impact sur les rapports destinés à la direction et aux actionnaires, ainsi que sur les processus clés de l'entreprise. En outre, la communication incorrecte de chiffres, qu'ils soient financiers ou autres, peut entraîner de graves problèmes en matière de réglementation, d'audit et de réputation. Les questions à se poser sont les suivantes :
- Utilisez-vous des feuilles de calcul non contrôlées dans vos processus métier critiques ?
- Vos auditeurs externes s'intéressent-ils de plus près à la manière dont vous gérez la gouvernance des données de votre feuille de calcul ?
- Avez-vous connu une interruption d'activité due à des erreurs dans des feuilles de calcul ?
Regardez notre guide ci-dessous pour découvrir une approche en trois étapes de la gestion des risques liés aux feuilles de calcul dans votre entreprise.
