Hintergrundüberprüfungen und die Schließung der Regierung im Jahr 2025: Verzögerungen, Aktualität der Daten und was Sie tun können

Aktualisierung vom 14. November 2025:

Bundesangestellte kehren an ihren Arbeitsplatz zurück, nachdem der Kongress am Mittwoch, dem 12. November 2025, ein kurzfristiges Gesetz zur Wiederaufnahme der Regierungsgeschäfte verabschiedet hat. Die Auswirkungen des Shutdowns dürften jedoch noch lange zu spüren sein. Bei früheren Shutdowns haben wir erlebt, dass Teams davon ausgingen, dass sich die Verzögerungen schnell beheben lassen würden, nur um dann nach der Wiederaufnahme der Systeme festzustellen, dass sich ein monatelanger Rückstau gebildet hatte.

Was passiert bei Hintergrundüberprüfungen?

Wichtige Datenbanken und Systeme des Bundes, auf die bei Hintergrundüberprüfungen zurückgegriffen wird, wie beispielsweise die Übermittlung von Fingerabdrücken, die einwilligungsbasierte SSN-Überprüfung (CBSV), Ausschlusslisten des Bundes über SAM.gov und nationale Strafregister, wurden während des Shutdowns ausgesetzt oder arbeiteten nur mit minimaler Kapazität.

Wie Branchenbeobachter feststellen, kommt es zu Rückständen, wenn Behörden wie die Defense Counterintelligence and Security Agency (DCSA) ihren Betrieb einschränken. Sobald die Systeme wieder voll funktionsfähig sind, kann es Monate dauern, bis die Rückstände aufgearbeitet sind.

Bestimmte Bildungsnachweise (für Bundesakademien), Beschäftigungsnachweise (für Personal-/Behördenunterlagen des Bundes) und Überprüfungen von Berufslizenzen, die mit Bundesbehörden in Verbindung stehen, unterliegen derzeit verlängerten Bearbeitungszeiten.

Bewährte Verfahren für Personal- und Screening-Teams

• Dokumentieren Sie, was Sie sehen – Wenn Sie während dieses Zeitraums eine Hintergrundüberprüfung oder Compliance-Prüfung einreichen, versehen Sie den Bericht mit Anmerkungen wie: „Daten aktuell zum 1. Oktober 2025, Aktualisierung nach Wiederaufnahme des Bundessystems steht noch aus.“ Dies zeugt von Sorgfalt und macht Auditoren oder Compliance-Prüfer darauf aufmerksam, dass Sie sich der Einschränkung bewusst sind.
• Priorisieren Sie risikoreiche oder zeitkritische Einstellungen – Da es bei einigen Überprüfungssystemen zu Verzögerungen kommt, sollten Sie sicherstellen, dass Einstellungen, die eine besonders strenge Sicherheitsüberprüfung oder Kontrolle erfordern (z. B. Auftragnehmer der Bundesregierung, Positionen im Gesundheitswesen, die eine OIG/FACIS-Überprüfung erfordern usw.), proaktiv verwaltet und zur erneuten Überprüfung vorgemerkt werden, sobald der Rückstand aufgeholt ist.
• Kommunizieren Sie mit den Beteiligten – Informieren Sie Personalverantwortliche, Rechts-/Compliance-Teams und gegebenenfalls auch Bewerber darüber, dass es zu Verzögerungen kommen kann. Verzögerungen lassen sich besser bewältigen, wenn die Erwartungen klar sind.
• Folgeuntersuchungen planen – Sobald die Bundesbehörden wieder voll funktionsfähig sind, sollten Sie Erinnerungen oder automatische Überprüfungen für diejenigen Mitarbeiter einrichten, die während der Schließungsphase eingestellt wurden, damit Sie kürzlich erfolgte Ausschlüsse, Sanktionen oder Strafregistereinträge berücksichtigen können, die während der Ruhephase möglicherweise aufgetreten sind.
• Nutzen Sie nach Möglichkeit alternative Daten – Während die Bundesbehörden ihre volle Funktionsfähigkeit wiedererlangen, sollten Sie die Überprüfungsquellen des privaten Sektors (Bezirksgerichte, staatliche Gerichtsbarkeiten, Berufsverbände) verstärken, die von der Schließung weitgehend unberührt bleiben.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Überprüfungen Sie priorisieren sollen, können Ihnen unsere Screening- und Compliance-Spezialisten dabei helfen, Risiken zu bewerten, Optionen für Ihre Einstellungsziele zu erarbeiten und die effizientesten Überprüfungswege zu empfehlen, bis die föderalen Systeme vollständig stabilisiert sind.

Ursprünglich veröffentlicht am 16. Oktober 2025:

Wenn föderale Systeme langsamer werden oder zum Stillstand kommen, kann es sich so anfühlen, als würde Ihrem Einstellungsprozess der Boden unter den Füßen weggezogen. Rückstände bei E-Verify, Verzögerungen bei der Bearbeitung von Bundesakten und die tickende Uhr bei der Überprüfung von Hintergrunddaten können selbst erfahrene HR-Teams vor die Frage stellen, wie sie die Vorschriften einhalten können, ohne Kandidaten zu verlieren.

Wenn Sie Hintergrundüberprüfungsprogramme verwalten, werden Sie möglicherweise bereits mit besorgten Fragen von Personalverantwortlichen oder Personalvermittlern konfrontiert: „Können wir weiterhin neue Mitarbeiter einstellen?“ oder „Verfallen unsere Überprüfungen nach 30 Tagen?“

In solchen Momenten hilft es, einen Schritt zurückzutreten und zu verstehen, welche Teile des Prozesses am wichtigsten sind, was nur vorübergehend verzögert ist und was wirklich gefährdet ist, und wie Sie in der Zwischenzeit sowohl Ihre Compliance-Position als auch die Erfahrung Ihrer Kandidaten schützen können.

Einige Überprüfungen verlaufen langsamer, aber die Daten verschwinden nicht und Ihre Sorgfalt wird nicht zunichte gemacht. Was jetzt zählt, ist Klarheit: Sie müssen wissen, wo die Engpässe liegen, wie lange Ihre Daten zuverlässig bleiben und wie Sie Ihre Einstellungsprozesse stabil halten können, bis die dahinterstehenden Systeme wieder vollständig funktionieren.

Was betroffen ist (und was nicht)

Mitratech AssureHire Background Screening und andere PBSA-akkreditierte Anbieter bieten viele Dienste ohne Unterbrechung an.

Private Datenbanken, wie beispielsweise Gerichtsakten auf Kreisebene, staatliche Archive, Bildungsnachweise und Berufsverbände, funktionieren weiterhin. Verzögerungen treten vor allem auf Bundesebene auf, wo der Betrieb von beurlaubten Mitarbeitern und ausgesetzten Finanzmitteln abhängig ist.

Systeme wie PACER (das für die Suche nach Strafregistereinträgen auf Bundesebene verwendet wird) und bestimmte Ausschlusslisten können länger für die Aktualisierung benötigen oder eine manuelle Abfrage der Einträge erfordern. Die folgenden von der Bundesregierung betriebenen Datenbanken und Systeme sind vorübergehend nicht verfügbar oder können nach dem 1. Oktober 2025 keine aktualisierten Einträge mehr liefern:

• Einwilligungsbasierte SSN-Überprüfung (CBSV) – Während der Dauer der Schließung nicht verfügbar.
• Liste der ausgeschlossenen Parteien (EPLS/SAM.gov) – Darf keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• Bundesamt für Zivilrecht (Einzel/National) – Berichte dürfen keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• Bundesstrafrecht (einzeln/national) – Berichte dürfen keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• FMCSA Clearinghouse – Keine Aktualisierungen oder Abfrageergebnisse nach dem 1. Oktober 2025.
• FMCSA-Programm zur Überprüfung vor der Einstellung (PSP) – Darf keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• Informationssystem zur Betrugsbekämpfung (FACIS) L1/L3 – Die Daten sind nur bis zum 1. Oktober 2025 aktuell.
• Überprüfung beruflicher Lizenzen – Lizenzdatenbanken auf Bundesebene enthalten möglicherweise keine Daten nach dem 1. Oktober 2025.

E-Verify, das bundesstaatliche System zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung, war Anfang dieses Monats kurzzeitig offline und ist nun wieder verfügbar, allerdings mit einem vorübergehenden Rückstau.

Wie wirkt sich die Schließung auf Hintergrundüberprüfungen im Gesundheitswesen aus, insbesondere auf OIG und FACIS?

Die Gesundheitsbranche gehört zu den Branchen, die am stärksten von Datenunterbrechungen auf Bundesebene betroffen sind. Während des Regierungsstillstands ist der Zugriff auf Ausschlussdaten des Office of Inspector General (OIG) und Aktualisierungen des Fraud and Abuse Control Information System (FACIS) ausgesetzt. Das bedeutet, dass neue Sanktionen, Ausschlüsse oder Disziplinarmaßnahmen, die nach dem 1. Oktober 2025 verhängt wurden, derzeit nicht in den Berichten berücksichtigt sind.

Hintergrundüberprüfungen, die auf diesen Datenquellen basieren, liefern bis zu diesem Datum weiterhin gültige Ergebnisse, zeigen jedoch keine aktuellen Aktualisierungen an, bis die föderalen Systeme wieder online sind.

Für Arbeitgeber im Gesundheitswesen stellt dies eine Herausforderung hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften dar:

1. Diese Kontrollen sind gemäß den Richtlinien der OIG und der Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) obligatorisch.
2. Sie zu überspringen ist keine Option, aber die Lücke anzuerkennen und zu dokumentieren schon.

Hier sind einige Tipps, was Sie tun können, wenn Sie in diesen Branchen Personal einstellen:

• Führen Sie die OIG/FACIS-Prüfungen auch dann weiter durch, wenn die Daten nur bis zum 1. Oktober aktuell sind; die Dokumentation belegt die gebotene Sorgfalt.
• Berichte und Prüfprotokolle mit dem Vermerk „Daten aktuell zum 1. Oktober 2025 – Aktualisierung nach Wiederherstellung durch die Bundesregierung steht noch aus“ versehen.
• Planen Sie automatische erneute Überprüfungen, sobald die Systeme wieder verfügbar sind, um eine vollständige Compliance-Abdeckung sicherzustellen.
• Kommunizieren Sie proaktiv mit Compliance-Beauftragten und Wirtschaftsprüfern, denn Bewusstsein und Dokumentation sind weitaus besser als Schweigen.

Vergessen Sie nicht, dass Ihre interne Rechtsabteilung oder Ihr Audit-Team in dieser Zeit eine unschätzbare Hilfe sein kann. Sie können Ihnen dabei helfen, regulatorische Anforderungen zu interpretieren, Ihre Sorgfalt zu dokumentieren und sicherzustellen, dass Ihre Compliance-Position auch während des Ausfalls der föderalen Systeme vertretbar bleibt.

Erläuterung der „30-Tage-Regel“

Eines der derzeit häufigsten Missverständnisse ist, dass Daten aus Hintergrundüberprüfungen nach 30 Tagen „verfallen“. Das ist nicht der Fall. Es gibt kein Gesetz, das einen Bericht am 31. Tag für ungültig erklärt. Was tatsächlich existiert, sind vom Arbeitgeber festgelegte Aktualitätsstandards, die sich nach internen Richtlinien und Branchennormen richten.

Das 30-Tage-Fenster ist lediglich ein bewährter Puffer, um sicherzustellen, dass die Berichte zum Zeitpunkt der Einstellung einen aktuellen Überblick über die Akte eines Bewerbers bieten. In stark regulierten Branchen wie dem öffentlichen Beschaffungswesen oder dem Gesundheitswesen sind diese Standards wichtig, da Prüfer Nachweise für Sorgfalt und Aktualität verlangen. Sie sind jedoch nicht universell und auch nicht vorgeschrieben.

Kurz gesagt: Die Daten verfallen nicht. Es handelt sich nicht um eine Uhr, die abläuft, sondern um eine Frage der Beurteilung und Dokumentation. Sie können anhand des Risikos und der Rolle entscheiden, wann eine erneute Überprüfung erforderlich ist.

Best Practices für Compliance – Was die Personalabteilung jetzt tun kann

Es ist leicht, das Gefühl zu haben, dass derzeit alles auf Eis liegt, aber das muss nicht so sein.

Erfahrene TA-Führungskräfte gehen wie folgt vor:

• Dokumentieren Sie alles – Wenn eine Quelle auf Bundesebene nicht verfügbar ist, notieren Sie das Datum des Versuchs, den Namen der Datenbank (z. B. PACER oder E-Verify) und den Grund für die Verzögerung. Wenn die Überprüfung erneut durchgeführt oder abgeschlossen wird, fügen Sie auch diesen Zeitstempel hinzu. Die Dokumentation zeugt von gutem Glauben und Sorgfalt – zwei Begriffe, die Auditoren lieben.
• Nicht alles erneut überprüfen – Wenn Ihre Richtlinie nach 30 Tagen eine „erneute” Überprüfung vorsieht, verfolgen Sie einen risikobasierten Ansatz. Bei risikoreichen oder regulierten Positionen sollten Sie erneut Strafregisterauszüge oder Sanktionsdaten einholen. Bei weniger risikoreichen Einstellungen reicht oft eine dokumentierte Verzögerung aus.
• Kommunizieren Sie offen mit den Bewerbern – Eine einfache, proaktive Nachricht verhindert Ängste: „Einige Datenbanken des Bundes sind aufgrund des Regierungsstillstands verlangsamt. Die Überprüfung Ihrer Daten ist unsererseits abgeschlossen. Wenn etwas aktualisiert werden muss, kümmern wir uns automatisch darum. Sie müssen nichts unternehmen.“ Diese Art der Kommunikation hält die Bewerber auf dem Laufenden, zeugt von Professionalität und schafft Vertrauen in Zeiten großer Unsicherheit.
• Stärken Sie Ihr internes Playbook – Nutzen Sie diesen Moment, um Ihre Standardarbeitsanweisungen zu verfeinern. Dokumentieren Sie, wie Ihr Team mit Ausfällen von E-Verify, Gerichtsschließungen oder anderen Störungen umgeht. Erstellen Sie jetzt eine Checkliste für den „Shutdown-Modus“, damit Sie beim nächsten Mal vorbereitet sind und nicht nur reagieren müssen.
• Stellen Sie intelligentere Fragen an Anbieter – Überspringen Sie vage Fragen wie „Sind Sie konform?“ und gehen Sie tiefer. Die Antworten geben mehr Aufschluss über die tatsächliche Widerstandsfähigkeit als jedes noch so ausgefeilte SLA: Wie verwalten Sie Daten, wenn eine Bundesquelle nicht verfügbar ist? Markieren Sie Berichte, die älter als 30 Tage sind, automatisch? Können bestimmte Elemente, wie z. B. Strafregisterauszüge, aktualisiert werden, ohne den gesamten Prozess neu zu starten?

Bereit bleiben, wenn Systeme langsamer werden

Auch hier gilt: Der Regierungsstillstand kann bestimmte Überprüfungen verlangsamen, muss aber nicht Ihr gesamtes Einstellungsprogramm zum Erliegen bringen. Die 30-Tage-„Regel“ war nie ein Countdown, sondern eine Richtlinie zur Aufrechterhaltung von Qualität und Sorgfalt. Bleiben Sie organisiert, bleiben Sie transparent und stellen Sie weiterhin Mitarbeiter ein. Die Daten werden nachkommen, und wenn dies geschieht, wird Ihre Dokumentation zeigen, dass Sie keinen Schritt verpasst haben.

Bei Mitratech unterstützen wir seit Jahrzehnten Führungskräfte aus den Bereichen Personalwesen, Compliance und Betrieb dabei, komplexe Prozesse zu vereinfachen und auf Momente wie diesen vorbereitet zu sein. Mehr als 28.000 Organisationen in 160 Ländern vertrauen auf unsere Technologie, um ihre Einstellungsprozesse konform, vernetzt und widerstandsfähig zu halten, selbst wenn Systeme ausfallen oder Richtlinien sich ändern. Mit Tools wie ARIES™, unserer agentenbasierten KI, die aus realen Arbeitsabläufen lernt, können Teams schneller handeln, Risiken früher erkennen und die wichtigsten Compliance-Momente automatisieren.

Wenn uns die letzten Jahre etwas gelehrt haben, dann ist es, dass Resilienz und Klarheit wichtiger denn je sind – von der Umstellung auf Remote-Arbeit über die Überwachung der KI bis hin zur aktuellen Verlangsamung auf Bundesebene. Erfolgreiche Teams sind nicht diejenigen mit den dicksten Ordnern oder den strengsten Spielregeln, sondern diejenigen, die mit beiden Beinen fest auf dem Boden stehen, klar kommunizieren und sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen können.

Eine vorübergehende Schließung macht Ihre Screening-Daten oder Ihre Sorgfalt nicht ungültig, sondern zeigt lediglich auf, wo eine bessere Dokumentation, Kommunikation und Lieferantenbereitschaft den entscheidenden Unterschied ausmachen können. Beheben Sie diese Mängel, und die nächste „Schließung“ (in welcher Form auch immer) wird sich nicht mehr wie eine Krise anfühlen.

Wenn Sie darüber sprechen möchten, wie Sie Ihre Hintergrundüberprüfungen am Laufen halten oder Ihren Prozess anhand von Best Practices benchmarken können, kontaktieren Sie uns. Ich teile gerne unsere Erkenntnisse mit Ihnen und erzähle Ihnen, wie Teams sich einen Vorsprung sichern.

Häufig gestellte Fragen zur Schließung der Regierung im Jahr 2025

Ist E-Verify derzeit verfügbar?

Ja, E-Verify ist derzeit verfügbar. Aufgrund des Ausfalls der Bundesfinanzierung war E-Verify vom 1. Oktober 2025 bis zum 8. Oktober 2025 offline, ist aber jetzt wieder verfügbar.

Wird die Ausfallzeit von E-Verify auf die TNC-Lösungsfrist angerechnet?

Nein, das DHS erklärte, dass die Tage, an denen E-Verify nicht verfügbar war, nicht auf die Frist angerechnet werden, innerhalb derer die Mitarbeiter mit der Behebung von TNCs beginnen müssen.

Werden die Anforderungen des Formulars I-9 durch die Schließung ausgesetzt?

Nein, durch die Schließung der Regierungsbehörden werden die Anforderungen des Formulars I-9 nicht ausgesetzt. Arbeitgeber müssen weiterhin das Formular I-9 für alle neuen Mitarbeiter innerhalb von drei Werktagen nach Arbeitsbeginn ausfüllen und dabei autorisierte Methoden zur Überprüfung von Dokumenten anwenden (persönlich oder aus der Ferne, sofern zulässig).

Können wir gegen einen Mitarbeiter, dessen E-Verify-Fall aufgrund der Schließung einen vorläufigen Status hat, negative Maßnahmen ergreifen?

Nein. Arbeitgeber dürfen keine negativen Beschäftigungsmaßnahmen in einem Fall mit vorläufigem Status ergreifen, der durch die Nichtverfügbarkeit des Systems während der Abschaltung verursacht wurde.

Hat die Schließung Auswirkungen auf Hintergrundüberprüfungen außerhalb von E-Verify (Strafregister, Bonität, Ausbildung)?

Im Allgemeinen nein. Private, staatliche und lokale Datenquellen funktionieren weiterhin. Nur Datenquellen auf Bundesebene (z. B. Bundesgerichtsakten, bestimmte Ausschlusslisten) können Verzögerungen aufweisen.

Welche Dienste sind derzeit von der Schließung der US-Regierung betroffen?

Mehrere von der Bundesregierung betriebene Datenbanken und Systeme sind vorübergehend nicht verfügbar oder können nach dem 1. Oktober 2025 keine aktualisierten Datensätze mehr zurückgeben.

Dazu gehören:

• Einwilligungsbasierte SSN-Überprüfung (CBSV) – Während der Dauer der Schließung nicht verfügbar.
• Liste der ausgeschlossenen Parteien (EPLS/SAM.gov) – Darf keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• Bundesamt für Zivilrecht (Einzel/National) – Berichte dürfen keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• Bundesstrafrecht (einzeln/national) – Berichte dürfen keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• FMCSA Clearinghouse – Keine Aktualisierungen oder Abfrageergebnisse nach dem 1. Oktober 2025.
• FMCSA-Programm zur Überprüfung vor der Einstellung (PSP) – Darf keine Daten nach dem 1. Oktober 2025 enthalten.
• Informationssystem zur Betrugsbekämpfung (FACIS) L1/L3 – Die Daten sind nur bis zum 1. Oktober 2025 gültig.
• Überprüfung beruflicher Lizenzen – Lizenzdatenbanken auf Bundesebene enthalten möglicherweise keine Daten nach dem 1. Oktober 2025.

Ist eine Hintergrundüberprüfung, die aufgrund des Ausfalls älter als 30 Tage ist, ungültig?

Nein, eine Hintergrundüberprüfung verliert nach 30 Tagen nicht automatisch ihre Gültigkeit. Die „30-Tage-Richtlinie” ist eine Richtlinie des Arbeitgebers und keine gesetzliche Frist. Daten „verfallen” nicht automatisch. Unternehmen sollten jedoch das Risiko bewerten und je nach Position möglicherweise wichtige Elemente (Straftaten, Sanktionen) erneut überprüfen.

Wie sollten wir mit Bewerbern über Verzögerungen kommunizieren?

Seien Sie offen und ruhig. Beispielnachricht: „Aufgrund von Ausfällen des föderalen Systems kann es zu Verzögerungen bei einigen Verifizierungsschritten kommen. Wir haben die Teile, die wir bearbeiten können, bereits abgeschlossen und werden alle ausstehenden Überprüfungen abschließen, sobald das System wieder online ist. Sie müssen nichts unternehmen.“