Mise à jour du 14 novembre 2025 :
Les employés fédéraux reprennent le travail après que le Congrès a adopté mercredi 12 novembre 2025 une loi à court terme visant à rouvrir le gouvernement. Cependant, les effets de la fermeture devraient perdurer. Lors des fermetures précédentes, nous avons vu des équipes supposer que les retards seraient rapidement résorbés, pour finalement découvrir des retards de plusieurs mois une fois les systèmes rouverts.
Quoi de neuf en matière de vérification des antécédents ?
Les principales bases de données et systèmes fédéraux utilisés pour la vérification des antécédents, tels que la soumission d'empreintes digitales, la vérification du numéro de sécurité sociale sur consentement (CBSV), les listes d'exclusion fédérales via SAM.gov et les casiers judiciaires nationaux, ont été suspendus ou ont fonctionné à capacité minimale pendant la fermeture.
Comme l'ont fait remarquer les observateurs du secteur, lorsque des agences telles que la Defense Counterintelligence and Security Agency (DCSA) réduisent leurs activités, les retards s'accumulent et, une fois que les systèmes reprennent leur fonctionnement normal, il faut parfois des mois pour rattraper le retard accumulé.
Certaines vérifications relatives à la formation (pour les académies fédérales), à l'emploi (pour les dossiers des ressources humaines/agences fédérales) et aux licences professionnelles liées aux agences fédérales connaissent actuellement des délais d'exécution prolongés.
Meilleures pratiques pour les équipes RH et de sélection
- Documentez ce que vous voyez – Lorsque vous soumettez une vérification des antécédents ou un contrôle de conformité pendant cette période, annotez le rapport avec des mentions telles que : « Données à jour au 1er octobre 2025, en attente de mise à jour lors de la reprise du système fédéral ». Cela démontre votre diligence et signale aux auditeurs ou aux contrôleurs de conformité que vous êtes conscient de cette limitation.
- Donnez la priorité aux recrutements à haut risque ou urgents – Étant donné que certains systèmes de vérification accusent des retards, veillez à ce que les recrutements qui exigent les autorisations ou vérifications les plus strictes (par exemple, les sous-traitants fédéraux, les postes dans le secteur de la santé nécessitant des vérifications OIG/FACIS, etc.) soient gérés de manière proactive et signalés pour une nouvelle vérification lorsque le retard sera rattrapé.
- Communiquez avec les parties prenantes – Informez les responsables du recrutement, les équipes juridiques/de conformité et les candidats (le cas échéant) qu'il pourrait y avoir des retards. Les retards sont mieux gérés lorsque les attentes sont claires.
- Planifiez des vérifications de suivi – Une fois que les systèmes fédéraux auront repris leur fonctionnement normal, programmez des rappels ou des vérifications automatiques pour les personnes embauchées pendant la période de fermeture afin de couvrir les exclusions, sanctions ou casiers judiciaires récemment émis qui auraient pu apparaître pendant cette période d'accalmie.
- Utilisez d'autres sources de données lorsque cela est possible – Pendant que les systèmes fédéraux retrouvent leur pleine fonctionnalité, renforcez les sources de vérification du secteur privé (tribunaux de comté, juridictions d'État, ordres professionnels) qui ne sont généralement pas affectées par la fermeture.
Si vous ne savez pas quelles vérifications privilégier, nos spécialistes en matière de sélection et de conformité peuvent vous aider à évaluer les risques, à définir les options correspondant à vos objectifs de recrutement et à vous recommander les méthodes de vérification les plus efficaces jusqu'à ce que les systèmes fédéraux soient pleinement stabilisés.
Publié initialement le 16 octobre 2025:
Lorsque les systèmes fédéraux ralentissent ou s'enlisent, vous pouvez avoir l'impression que le sol se dérobe sous vos pieds dans le cadre de votre processus de recrutement. Les retards dans le traitement des demandes E-Verify, les retards dans les dossiers fédéraux et le temps qui passe pour les vérifications des antécédents peuvent amener même les équipes RH expérimentées à se demander comment rester en conformité sans perdre de candidats.
Si vous gérez des programmes de vérification des antécédents, vous êtes peut-être déjà confronté à des questions inquiètes de la part des responsables du recrutement ou des recruteurs : « Pourrons-nous encore embaucher des personnes ? » ou « Nos vérifications expirent-elles après 30 jours ? »
Dans des moments comme celui-ci, il est utile de prendre du recul et de comprendre quelles sont les étapes les plus importantes du processus, ce qui est temporairement retardé par rapport à ce qui est réellement compromis, et comment protéger à la fois votre conformité et l'expérience de vos candidats pendant cette période.
Certaines vérifications avancent plus lentement, mais les données ne disparaissent pas et votre diligence n'est pas réduite à néant. Ce qui importe désormais, c'est la clarté : savoir où se trouvent les goulots d'étranglement, combien de temps vos données resteront fiables et comment maintenir vos opérations de recrutement à un niveau stable jusqu'à ce que les systèmes qui les sous-tendent soient entièrement rétablis.
Vue d'ensemble
Ce qui est touché (et ce qui ne l'est pas)
Mitratech AssureHire, spécialisé dans la vérification des antécédents, et d'autres fournisseurs agréés par la PBSA continuent d'offrir de nombreux services sans interruption.
Les bases de données privées, telles que les archives des tribunaux de comté, les dépôts d'État, les vérifications des diplômes et les organismes professionnels d'agrément, continuent de fonctionner. Les retards concernent principalement le niveau fédéral, où les opérations dépendent d'employés en congé forcé et d'un financement suspendu.
Les systèmes tels que PACER (utilisé pour les recherches dans les casiers judiciaires fédéraux) et certaines listes d'exclusion peuvent prendre plus de temps à mettre à jour ou nécessiter une récupération manuelle des dossiers. Les bases de données et systèmes fédéraux suivants sont temporairement indisponibles ou incapables de fournir des dossiers mis à jour après le 1er octobre 2025 :
- Vérification du numéro de sécurité sociale basée sur le consentement (CBSV) – Indisponible pendant toute la durée de la fermeture.
- Liste des parties exclues (EPLS/SAM.gov) – Ne peut inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Civil fédéral (unique/national) – Les rapports ne peuvent pas inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Crimes fédéraux (individuels/nationaux) – Les rapports ne peuvent pas inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Centre d'échange d'informations de la FMCSA – Aucune mise à jour ni résultat de recherche après le 1er octobre 2025.
- Programme de vérification préalable à l'embauche (PSP) de la FMCSA – Ne peut inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Système d'information sur la lutte contre la fraude et les abus (FACIS) L1/L3 – Les données ne peuvent être valables que jusqu'au 1er octobre 2025.
- Vérification des licences professionnelles – Les bases de données fédérales relatives aux licences pourraient ne plus contenir de données après le 1er octobre 2025.
E-Verify, le système fédéral d'admissibilité à l'emploi, a brièvement été hors service au début du mois et est désormais de nouveau opérationnel, mais avec un retard temporaire.
Comment la fermeture affecte-t-elle les vérifications des antécédents dans le domaine de la santé, en particulier celles effectuées par l'OIG et le FACIS ?
Le secteur de la santé est l'un des plus touchés par les interruptions fédérales des données. Pendant la fermeture du gouvernement, l'accès aux données d'exclusion du Bureau de l'inspecteur général (OIG) et aux mises à jour du Système d'information sur la lutte contre la fraude et les abus (FACIS) est suspendu. Cela signifie que les nouvelles sanctions, exclusions ou mesures disciplinaires prononcées après le 1er octobre 2025 ne sont actuellement pas reflétées dans les rapports.
Les vérifications d'antécédents qui dépendent de ces sources de données continueront de fournir des résultats valides jusqu'à cette date, mais n'afficheront pas les mises à jour les plus récentes tant que les systèmes fédéraux ne seront pas de nouveau opérationnels.
Pour les employeurs du secteur de la santé, cela pose un défi en matière de conformité :
- Ces contrôles sont obligatoires en vertu des directives de l'OIG et des Centres pour les services Medicare et Medicaid (CMS).
- Il n'est pas possible de les ignorer, mais il est possible de reconnaître et de documenter cet écart.
Voici ce que vous pouvez faire si vous recrutez dans ces secteurs:
- Continuer à effectuer les vérifications OIG/FACIS, même si les données ne sont à jour que jusqu'au 1er octobre ; la documentation démontre la diligence raisonnable.
- Annoter les rapports et les journaux d'audit avec la mention « données à jour au 1er octobre 2025 – mise à jour en attente après restauration fédérale ».
- Planifiez des vérifications automatiques une fois que les systèmes auront repris leur fonctionnement afin de garantir une conformité totale.
- Communiquez de manière proactive avec les responsables de la conformité et les auditeurs, en leur montrant que vous êtes conscient de la situation et que vous disposez de la documentation nécessaire. Cela vaut bien mieux que de garder le silence.
N'oubliez pas que votre conseiller juridique interne ou votre équipe d'audit peut être une ressource inestimable pendant cette période. Ils peuvent vous aider à interpréter les attentes réglementaires, à documenter votre diligence et à garantir que votre position en matière de conformité reste défendable pendant que les systèmes fédéraux sont hors service.
Clarification de la « règle des 30 jours »
L'une des idées fausses les plus courantes à l'heure actuelle est que les données issues des vérifications d'antécédents « expirent » après 30 jours. Ce n'est pas le cas. Aucune loi n'invalide un rapport au bout de 31 jours. Ce qui existe en réalité, ce sont des normes de fraîcheur définies par les employeurs, façonnées par leur politique interne et les normes du secteur.
La période de 30 jours est simplement une mesure préventive recommandée, un moyen de garantir que les rapports reflètent une vision actualisée du dossier d'un candidat au moment de son embauche. Dans les secteurs hautement réglementés tels que les marchés publics fédéraux ou les soins de santé, ces normes sont importantes, car les auditeurs recherchent des preuves de diligence et de rapidité. Mais elles ne sont pas universelles et ne sont pas obligatoires.
En bref, les données ne se périment pas. Il ne s'agit pas d'une horloge qui s'arrête, mais d'une question de jugement et de documentation. Vous pouvez décider quand une nouvelle vérification est nécessaire, en fonction du risque et du rôle.
Meilleures pratiques en matière de conformité – Ce que les RH peuvent faire dès maintenant
Il est facile d'avoir l'impression que tout est en suspens en ce moment, mais ce n'est pas une fatalité.
Voici ce que font les responsables expérimentés de l'assistance technique :
- Documentez tout – Si une source fédérale n'est pas disponible, notez la date à laquelle vous avez tenté d'y accéder, le nom de la base de données (par exemple, PACER ou E-Verify) et la raison du retard. Lorsque la vérification est réitérée ou terminée, ajoutez également cette date et cette heure. La documentation témoigne de votre bonne foi et de votre diligence raisonnable, deux mots que les auditeurs apprécient particulièrement.
- Ne refaites pas tout: si votre politique exige de nouveaux contrôles après 30 jours, adoptez une approche fondée sur les risques. Pour les postes à haut risque ou réglementés, vérifiez à nouveau les antécédents judiciaires ou les sanctions. Pour les embauches à faible risque, un délai documenté suffit souvent.
- Communiquez ouvertement avec les candidats – Un message simple et proactif permet d'éviter toute inquiétude : « Certaines bases de données fédérales connaissent des ralentissements en raison de la fermeture des services gouvernementaux. La vérification de vos antécédents est terminée de notre côté. Si des informations doivent être mises à jour, nous nous en chargerons automatiquement. Vous n'avez aucune démarche à effectuer. » Ce type de communication permet de tenir les candidats informés, de faire preuve de professionnalisme et d'instaurer un climat de confiance en période d'incertitude.
- Renforcez votre stratégie interne – Profitez de cette occasion pour affiner vos procédures opérationnelles standard. Documentez la manière dont votre équipe gère les pannes d'E-Verify, les fermetures de tribunaux ou autres perturbations. Rédigez dès maintenant une liste de contrôle « Mode arrêt » afin d'être prêt la prochaine fois, plutôt que de réagir a posteriori.
- Posez des questions plus pertinentes aux fournisseurs – Évitez les questions vagues telles que « Êtes-vous conforme ? » et allez plus loin. Leurs réponses en diront plus long sur leur résilience réelle que n'importe quel SLA bien ficelé : Comment gérez-vous les données lorsqu'une source fédérale n'est pas disponible ? Signalez-vous automatiquement les rapports datant de plus de 30 jours ? Des éléments spécifiques, tels que les vérifications de casier judiciaire, peuvent-ils être actualisés sans avoir à recommencer tout le processus ?
Rester prêt lorsque les systèmes ralentissent
Une fois encore, la fermeture des services publics fédéraux peut ralentir certaines vérifications, mais cela ne doit pas nécessairement compromettre l'ensemble de votre programme de recrutement. La « règle » des 30 jours n'a jamais été un compte à rebours, mais plutôt une ligne directrice visant à garantir la qualité et la diligence. Restez organisé, restez transparent et continuez à recruter. Les données finiront par être mises à jour, et lorsque ce sera le cas, vos documents montreront que vous n'avez jamais manqué une étape.
Chez Mitratech, nous aidons depuis des décennies les responsables des ressources humaines, de la conformité et des opérations à simplifier les tâches complexes et à se préparer à des situations comme celle-ci. Plus de 28 000 organisations dans 160 pays font confiance à notre technologie pour garantir la conformité, la connectivité et la résilience de leurs processus de recrutement, même en cas d'interruption des systèmes ou de changement de politique. Grâce à des outils tels que ARIES™, notre IA agentique qui apprend à partir de flux de travail réels, les équipes peuvent agir plus rapidement, anticiper les risques plus tôt et automatiser les moments de conformité les plus importants.
Si les dernières années nous ont appris quelque chose, entre le passage au télétravail, la surveillance de l'IA et le ralentissement actuel au niveau fédéral, c'est que la résilience et la clarté sont plus importantes que jamais. Les équipes qui prospèrent ne sont pas celles qui ont les classeurs les plus épais ou les stratégies les plus rigides ; ce sont celles qui gardent les pieds sur terre, communiquent clairement et s'adaptent rapidement lorsque les conditions changent.
Une fermeture temporaire n'invalide pas vos données de sélection ni votre diligence, elle met simplement en évidence les domaines dans lesquels une documentation, une communication et une préparation des fournisseurs plus solides peuvent faire toute la différence. Corrigez ces points, et la prochaine « fermeture » (quelle que soit sa forme) ne sera plus perçue comme une crise.
Si vous souhaitez discuter de la manière de faire avancer vos vérifications d'antécédents ou de comparer votre processus aux meilleures pratiques, contactez-nous. Je serai ravi de vous faire part de nos observations et de vous expliquer comment nos équipes gardent une longueur d'avance.
FAQ sur la fermeture du gouvernement en 2025
Le système E-Verify est-il actuellement disponible ?
Oui, E-Verify est actuellement disponible. En raison de l'interruption du financement fédéral, E-Verify a été hors service du 1er octobre 2025 au 8 octobre 2025, mais il est à nouveau opérationnel.
La panne du système E-Verify est-elle prise en compte dans le calcul des jours de résolution TNC ?
Non, le DHS a déclaré que les jours pendant lesquels E-Verify n'était pas disponible ne comptent pas dans le délai dont disposent les employés pour commencer à résoudre les TNC.
La fermeture suspend-elle les exigences du formulaire I-9 ?
Non, la fermeture des services gouvernementaux ne suspend pas les exigences du formulaire I-9. Les employeurs doivent toujours remplir le formulaire I-9 pour tous les nouveaux employés dans les trois jours ouvrables suivant leur entrée en fonction, en utilisant les méthodes autorisées de vérification des documents (en personne ou à distance, le cas échéant).
Pouvons-nous prendre des mesures défavorables à l'encontre d'un employé dont le dossier E-Verify est en attente en raison d'un arrêt des activités ?
Non. Les employeurs ne peuvent pas prendre de mesures négatives à l'égard d'un employé dont le statut est provisoire en raison de l'indisponibilité du système pendant la fermeture.
La fermeture affecte-t-elle les vérifications d'antécédents en dehors du système E-Verify (criminalité, crédit, éducation) ?
En général, non. Les sources de données privées, étatiques et locales continuent de fonctionner. Seules les sources de données au niveau fédéral (par exemple, les dossiers des tribunaux fédéraux, certaines listes d'exclusion) peuvent connaître des retards.
Quels sont les services actuellement touchés par la fermeture des services publics américains ?
Plusieurs bases de données et systèmes gérés par le gouvernement fédéral sont temporairement indisponibles ou incapables de fournir des enregistrements mis à jour après le 1er octobre 2025.
Il s'agit notamment :
- Vérification du numéro de sécurité sociale basée sur le consentement (CBSV) – Indisponible pendant toute la durée de la fermeture.
- Liste des parties exclues (EPLS/SAM.gov) – Ne peut inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Civil fédéral (unique/national) – Les rapports ne peuvent pas inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Crimes fédéraux (individuels/nationaux) – Les rapports ne peuvent pas inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Centre d'échange d'informations de la FMCSA – Aucune mise à jour ni résultat de recherche après le 1er octobre 2025.
- Programme de vérification préalable à l'embauche (PSP) de la FMCSA – Ne peut inclure de données postérieures au 1er octobre 2025.
- Système d'information sur la lutte contre la fraude et les abus (FACIS) L1/L3 – Les données ne peuvent être valables que jusqu'au 1er octobre 2025.
- Vérification des licences professionnelles – Les bases de données fédérales relatives aux licences pourraient ne plus contenir de données après le 1er octobre 2025.
Si une vérification des antécédents date de plus de 30 jours en raison d'une panne, est-elle invalide ?
Non, une vérification des antécédents n'est pas automatiquement invalide après 30 jours. La règle des « 30 jours » est une politique de l'employeur, et non une date d'expiration légale. Les données n'expirent pas automatiquement. Cependant, les organisations doivent évaluer les risques et éventuellement extraire à nouveau les éléments critiques (criminalité, sanctions) en fonction du poste.
Comment devons-nous communiquer avec les candidats au sujet des retards ?
Soyez franc et calme. Exemple de message : « En raison de pannes du système fédéral, certaines étapes de vérification peuvent être retardées. Nous avons terminé les parties que nous pouvions et nous terminerons les vérifications en cours dès que le système sera de nouveau en ligne. Vous n'avez aucune mesure à prendre. »
