Arbeitgeber müssen darauf achten, dass ihre Einstellungspraktiken und Hintergrundüberprüfungen den Vorschriften entsprechen. Für die meisten Unternehmen bedeutet dies, dass sie die neuen Vorschriften und Regeln der lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Behörden nicht nur kennen, sondern auch verstehen müssen. Es ist auch wichtig, diese verschiedenen Regeln und Vorschriften auf lokaler oder staatlicher Ebene zu verstehen, um sich auf mögliche Änderungen auf Bundesebene vorzubereiten.
Die Arbeitgeber haben derzeit die Einführung neuer Vorschriften im Rahmen des Fair Chance Act (FCA) in Kalifornien im Blick, die am 1. Oktober 2023 in Kraft treten. Diese Vorschriften, die sich auf den California Code of Regulations Title 2, Section 11017.1, stellen zusätzliche Anforderungen an Arbeitgeber wenn sie im Rahmen von Einstellungsentscheidungen auf Vorstrafen und Hintergrundüberprüfungen zurückgreifen.
Wir bei AssureHire kennen die Herausforderungen, denen sich Arbeitgeber bei der Einhaltung dieser komplexen Vorschriften gegenübersehen, und möchten maßgeschneiderte Lösungen für Hintergrundüberprüfungen anbieten, die den Prozess vereinfachen und gleichzeitig faire und gerechte Einstellungspraktiken gewährleisten. Mit dem Schwerpunkt auf der Bereitstellung umfassender und genauer Informationen unterstützt unsere innovative Technologie Arbeitgeber bei der Navigation durch die komplizierte Landschaft der Vorstrafen als Grundlage für Einstellungsentscheidungen in Kalifornien und darüber hinaus.
Was ist das kalifornische Gesetz über faire Chancen?
Das 2018 erlassene und am 1. Oktober 2023 in Kraft tretende kalifornische Gesetz Fair Chance Act fördert faire Beschäftigungschancen für Personen mit Vorstrafen. Dieses Gesetz verbietet es Arbeitgebern (mit einer erweiterten Definition), die Vorstrafen eines Bewerbers zu überprüfen, bevor sie ihm ein bedingtes Stellenangebot machen. Der Zweck des Gesetzes ist es, Personen mit Vorstrafen eine faire Chance auf einen Arbeitsplatz zu geben, indem verhindert wird, dass sie aufgrund ihrer Vorstrafen automatisch disqualifiziert werden. Arbeitgeber müssen nun die Rehabilitierung und die Qualifikationen berücksichtigen.
Nach dem Fair Chance Act müssen kalifornische Arbeitgeber bei der Bewertung der Vorstrafen eines Bewerbers bestimmte Verfahren einhalten müssen. Nachdem die Person ein bedingtes Angebot erhalten hat, können Arbeitgeber rechtmäßig Hintergrundüberprüfungen durchführen und Vorstrafen bei ihren Einstellungsentscheidungen berücksichtigen. Bevor er jedoch auf der Grundlage der Ergebnisse einer Zuverlässigkeitsüberprüfung Maßnahmen ergreift, muss der Arbeitgeber dem Bewerber eine Kopie muss der Arbeitgeber dem Bewerber eine Kopie des Berichts aushändigen zukommen lassen und ihm ausreichend Zeit zur Überprüfung und Beantwortung geben.
Das Gesetz über die faire Chance zielt auf den Abbau von Beschäftigungsbarrieren die für Personen mit Vorstrafen bestehen, durch Änderungen abzubauen:
- Wer wird als Arbeitnehmer und Arbeitgeber definiert?
- Die Regeln für individuelle Beurteilungen
- Widerrufsbelehrungen für Angebote
- Wann es legal ist, Informationen zu sammeln
Um mehr zu erfahren, sehen Sie dieses Interview an, in dem Sharon Oselin, Direktorin des Presley Center of Crime and Justice Studies, spricht mit Studenten der UC Riverside School of Public Policy über den California Fair Chance Act.
Um den vollständigen Gesetzestext zu lesen, klicken Sie hier.
Arbeitgeber, die sich um die Einhaltung der Vorschriften sorgen, sollten sich rechtlich beraten lassen.
Was ist am Horizont zu sehen?
Die neuen Vorschriften im Rahmen des Fair Chance Acts werden die Prozesse und Einstellungsabläufe für große und kleine Organisationen verändern. Jeder muss sich an diese Änderungen der Vorschriften halten. Für Personalleiter und Personalvermittler ist es wichtig, diese Änderungen zu kennen, zu verstehen und umzusetzen, damit sie die Einstellungsgesetze einhalten können.
Für Führungskräfte, die AssureHire bereits nutzen, ist unsere Richtlinie für nachteilige Maßnahmen so konzipiert, dass Sie flexibel bleiben und die Vorschriften einhalten. Je nachdem, wie die Kündigung zugestellt wird, kann AssureHire die Metadaten und Zeitstempel der Zustellung, des Empfangs und der Einleitung der nachteiligen Maßnahme verfolgen.
Diese Änderungen werden am 1. Oktober 2023 in Kraft treten.
Änderungen der Definition des Begriffs "Arbeitgeber"
Die vielleicht größte Änderung beginnt mit der Definition eines Arbeitgebers. Sie wird ausgeweitet und umfasst nun ein breiteres Spektrum von Einrichtungen, darunter Arbeitsvermittler, Kundenarbeitgeber, direkte oder gemeinsame Arbeitgeber, Einrichtungen, die die Vorstrafen eines Bewerbers im Auftrag eines Arbeitgebers bewerten, Personalvermittlungsagenturen und Einrichtungen, die Arbeitnehmer aus Verfügbarkeitslisten auswählen oder beziehen.
Änderungen der Definition von "Antragsteller"
Die Definition des Begriffs "Antragsteller" wird ebenfalls geändert im Rahmen der neuen kalifornischen Vorschriften für Zuverlässigkeitsüberprüfungen. Er umfasst nun auch bestehende Mitarbeiter, die sich für eine andere Stelle in ihrem derzeitigen Unternehmen beworben haben, sowie Mitarbeiter, deren Vorstrafen aufgrund von Veränderungen in den Eigentumsverhältnissen, im Management, in der Politik oder in der Praxis überprüft werden müssen.
Durchführung individueller Bewertungen
Arbeitgeber waren bisher verpflichtet, individuelle Bewertungen von Bewerbern mit Vorstrafen durchzuführen. Die neuen Vorschriften erweitern die Kategorien von Informationen, die Kalifornien als wichtig für diese individuellen Beurteilungen bezeichnet hat, und besagen, dass Arbeitgeber "erste" individuelle Beurteilungen durchführen sollten, bevor sie Mitteilungen über unerwünschte Maßnahmen versenden.
Abschnitt B geht ausführlicher auf individuelle Beurteilungen ein und lautet wie folgt:
(B) Die individuelle Beurteilung muss mindestens die folgenden Faktoren berücksichtigen:
(i) Die Art und Schwere der Straftat oder des Verhaltens. Die Berücksichtigung dieses Faktors kann Folgendes umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt
(I) Das spezifische persönliche Verhalten des Antragstellers, das zu der Verurteilung geführt hat;
(II) ob der Schaden an Sachen oder Personen entstanden ist;
(III) Das Ausmaß des Schadens (z. B. die Höhe des Schadens bei Diebstahl);
(IV) Die Dauerhaftigkeit des Schadens;
(V) Der Kontext, in dem die Straftat begangen wurde;
(VI) Ob eine Behinderung, einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine frühere Drogenabhängigkeit oder psychische Beeinträchtigung, zu der Straftat oder dem Verhalten beigetragen hat, und wenn ja, ob die Wahrscheinlichkeit eines Schadens, der sich aus einem ähnlichen Verhalten ergibt, durch angemessene Vorkehrungen hinreichend gemindert oder beseitigt werden könnte, oder ob die Behinderung durch eine Behandlung oder auf andere Weise gemildert oder beseitigt worden ist;
(VII) Ob Trauma, häusliche Gewalt oder Gewalt bei Verabredungen, sexuelle Übergriffe, Stalking, Menschenhandel, Zwang oder andere ähnliche Faktoren zu der Straftat oder dem Verhalten beigetragen haben; und/oder
(VIII) Das Alter des Antragstellers zum Zeitpunkt der Tat.
(ii) Die Zeit, die seit der Straftat oder dem Verhalten und/oder der Vollstreckung der Strafe vergangen ist. Die Berücksichtigung dieses Faktors kann Folgendes beinhalten, ist aber nicht darauf beschränkt:
(I) die Zeitspanne, die seit dem der Verurteilung zugrunde liegenden Verhalten vergangen ist und die erheblich vor der Verurteilung selbst liegen kann; und/oder
(II) Wenn die Verurteilung zu einer Inhaftierung führte, die Zeit, die seit der Entlassung des Antragstellers aus der Haft verstrichen ist.
(iii) Die Art der ausgeübten oder angestrebten Tätigkeit. Die Berücksichtigung dieses Faktors kann Folgendes umfassen, ist aber nicht darauf beschränkt
(I) Die spezifischen Aufgaben der Stelle;
(II) ob der Kontext, in dem sich die Verurteilung ereignet hat, wahrscheinlich am Arbeitsplatz auftreten wird; und/oder
(III) Ob die Art oder das Ausmaß des Schadens, der durch die Verurteilung entstanden ist, am Arbeitsplatz wahrscheinlich ist.
Die Notwendigkeit einer klaren und spezifischen Verbindung
Außerdem können Arbeitgeber nur Vorstrafen berücksichtigen, die in direktem Zusammenhang mit der zu besetzenden Stelle stehen. Das bedeutet, dass Sie einen Bewerber nicht allein aufgrund seines Vorstrafenregisters ablehnen können es sei denn, es besteht ein klarer und konkreter Zusammenhang zwischen der Verurteilung und den betreffenden Aufgaben besteht.
Die Maßnahmen zur Überprüfung des Hintergrunds müssen notwendig und arbeitsplatzbezogen sein.
Künftig werden nicht mehr alle Richtlinien für Zuverlässigkeitsüberprüfungen konform sein. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Richtlinien zu überprüfen und alles zu streichen, was vage, übermäßig weit gefasst oder unnötig ist. Die neuen Vorschriften sehen vor, Arbeitgeber müssen Notwendigkeit nachweisen für ihre Hintergrundüberprüfungen nachweisen. Diese können sich auf die Art der Arbeit, das Arbeitsumfeld oder auf die Rolle beziehen.
Schriftliche Mitteilung an die Antragsteller
Entscheidet sich der Arbeitgeber, einen Bewerber auf der Grundlage der Testergebnisse nicht einzustellen, muss er ihn schriftlich über seine Entscheidung informieren und ihm bestimmte Rechte einräumen. Zuvor muss der Arbeitgeber in der Benachrichtigung über unerwünschte Maßnahmen angeben, welche Unterlagen für ihn von Belang sind, und er darf keine nachteiligen Maßnahmen ergreifen, weil der Bewerber nicht auf die Benachrichtigung über unerwünschte Maßnahmen reagiert hat.
Neubewertungsprozess
Die vielleicht wichtigste Änderung besteht darin, dass die neuen kalifornischen Vorschriften für Zuverlässigkeitsüberprüfungen einen Schritt-für-Schritt-Verfahren den Sie befolgen müssen, wenn Sie eine Einstellung aufgrund von Vorstrafen ablehnen müssen. Dieses Verfahren hilft Ihnen, die neuen Vorschriften einzuhalten, und gibt den Bewerbern die besten Chancen auf eine Anstellung.
Verwenden Sie AssureHire für Ihr Hintergrund-Screening-Verfahren
Die neuen Vorschriften machen es für Arbeitgeber komplizierter, nach Vorstrafen von Bewerbern zu fragen und diese zu berücksichtigen. Arbeitgeber sollten daher ihre geltenden Vorschriften überprüfen, insbesondere die Vorschriften über die Prüfung der Vorstrafen von Personen, um sicherzustellen, dass sie die neuen Vorschriften einhalten. Wenn Sie keine schriftlichen Richtlinien für Hintergrundüberprüfungen haben, wie z. B. für Ihre Drogen- und Alkoholpolitik, ist es an der Zeit, diese einzuführen.
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