Rester conforme : Les éléments essentiels que les employeurs doivent connaître sur les nouvelles règles californiennes en matière de vérification des antécédents

Qu'est-ce que la loi californienne Fair Chance Act ?

Promulguée en 2018 et entrant en vigueur le 1er octobre 2023, la loi californienne Fair Chance Act promeut des opportunités d'emploi équitables pour les personnes ayant un casier judiciaire. Cette loi interdit aux employeurs (avec une définition élargie) de vérifier les antécédents criminels d'un candidat avant de lui faire une offre d'emploi conditionnelle. L'objectif de la l'objectif de la loi est de donner aux personnes ayant fait l'objet de condamnations antérieures une chance équitable d'obtenir un emploi en empêchant leur disqualification automatique sur la base de leurs antécédents criminels. Les employeurs doivent désormais tenir compte de la réhabilitation et des qualifications.

En vertu de la loi "Fair Chance Act", les employeurs californiens doivent suivre des procédures spécifiques lorsqu'ils évaluent les antécédents criminels d'un candidat. Après l'envoi de l'offre conditionnelle à l'intéressé, les employeurs peuvent légalement procéder à des vérifications d'antécédents et tenir compte du casier judiciaire dans leurs décisions d'embauche. Toutefois, avant de prendre des mesures sur la base des résultats d'une vérification des antécédents, l'employeur doit fournir au candidat une copie du rapport et lui donner suffisamment de temps pour l'examiner et y répondre.

La loi "Fair Chance Act vise à réduire les obstacles à l'emploi à l'emploi auxquels sont confrontées les personnes ayant un casier judiciaire :

• Qui est défini comme un employé et un employeur ?
• Les règles relatives à l'évaluation individualisée
• Avis de révocation de l'offre
• Quand la collecte d'informations est-elle légale ?

Pour en savoir plus, regardez cette interview où Sharon Oselin, directrice du Presley Center of Crime and Justice Studies, s'entretient avec des étudiants de l'UC Riverside School of Public Policy au sujet de la loi californienne sur l'égalité des chances.

Pour consulter le texte intégral de la loi, cliquez ici.

Les employeurs soucieux de se conformer à ces règles devraient faire appel à un conseiller juridique.

Qu'est-ce qui se profile à l'horizon ?

Les nouvelles dispositions de la loi "Fair Chance Act" modifieront les processus et les flux de travail liés au recrutement pour les organisations, grandes et petites. Tout le monde doit adhérer à ces changements de réglementation. Pour les responsables des ressources humaines et les recruteurs, il est important de connaître, de comprendre et de mettre en œuvre ces changements afin de rester en conformité avec les lois sur l'embauche.

Pour les dirigeants qui utilisent déjà AssureHire, notre politique en matière de mesures défavorables est conçue pour vous permettre de rester agile et conforme. En fonction de la manière dont l'avis est envoyé, AssureHire est capable de suivre les métadonnées et les horodatages de l'envoi, de sa réception et de l'ouverture d'une action défavorable.

Ces changements entreront en vigueur le 1er octobre 2023.

Modifications de la définition du terme "employeur"

Le changement le plus important commence par la définition de l'employeur. Elle s'élargit pour englober un plus grand nombre d'entités, y compris les entrepreneurs, les employeurs clients, les employeurs directs ou conjoints, les entités qui évaluent l'historique des condamnations d'un candidat pour le compte d'un employeur, les agences de recrutement et les entités qui sélectionnent ou obtiennent des travailleurs à partir de listes de disponibilité.

Modifications de la définition du "demandeur"

La définition du terme "demandeur" est également modifiée dans le cadre des nouvelles règles californiennes en matière de vérification des antécédents. Elle inclut désormais les employés existants qui ont posé leur candidature à un poste différent au sein de leur organisation actuelle, ainsi que les employés qui doivent faire l'objet d'un examen de leurs antécédents criminels en raison de facteurs tels que des changements de propriété, de direction, de politique ou de pratique.

Effectuer des évaluations individualisées

Les employeurs sont tenus de procéder à des évaluations individuelles des candidats ayant des antécédents criminels. Le nouveau règlement élargit les catégories d'informations que la Californie a jugées importantes pour ces évaluations individuelles et stipule que les employeurs doivent procéder à des évaluations individuelles "initiales" avant d'envoyer des avis d'action préjudiciable.

La section B donne plus de détails sur les évaluations individualisées et se lit comme suit se lit comme suit:
(B) L'évaluation individualisée doit inclure, au minimum, la prise en compte des facteurs suivants :

(i) La nature et la gravité de l'infraction ou du comportement. La prise en compte de ce facteur peut inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants :

(I) Le comportement personnel spécifique du demandeur qui a entraîné la condamnation ;

(II) si le préjudice a été causé à des biens ou à des personnes ;

(III) L'importance du préjudice (par exemple, le montant de la perte en cas de vol) ;

(IV) La permanence du préjudice ;

(V) Le contexte dans lequel l'infraction a été commise ;

(VI) Si un handicap, y compris, mais sans s'y limiter, une toxicomanie ou une déficience mentale, a contribué à l'infraction ou au comportement et, dans l'affirmative, si la probabilité d'un préjudice découlant d'un comportement similaire pourrait être suffisamment atténuée ou éliminée par un aménagement raisonnable, ou si le handicap a été atténué ou éliminé par un traitement ou d'une autre manière ;

(VII) Le traumatisme, la violence domestique ou dans les fréquentations, l'agression sexuelle, le harcèlement, la traite des êtres humains, la contrainte ou d'autres facteurs similaires ont-ils contribué à l'infraction ou à la conduite ?

(VIII) L'âge du demandeur au moment des faits.

(ii) Le temps écoulé depuis l'infraction ou le comportement et/ou l'achèvement de la peine. La prise en compte de ce facteur peut inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants :

(I) Le temps qui s'est écoulé depuis le comportement à l'origine de la condamnation, qui peut être largement antérieur à la condamnation elle-même ; et/ou

(II) Lorsque la condamnation a donné lieu à une incarcération, le temps qui s'est écoulé depuis la libération du demandeur.

(iii) La nature de l'emploi occupé ou recherché. La prise en compte de ce facteur peut inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants :

(I) Les tâches spécifiques de l'emploi ;

(II) Le contexte dans lequel la condamnation a été prononcée est-il susceptible de se présenter sur le lieu de travail ?

(III) si le type ou le degré de préjudice résultant de la condamnation est susceptible de se produire sur le lieu de travail.

La nécessité d'une connexion claire et spécifique

En outre, les employeurs ne peuvent prendre en considération que les casiers judiciaires ayant un lien direct avec le poste à pourvoir. Cela signifie que vous ne pouvez pas rejeter un candidat sur la seule base de son casier judiciaire à moins qu'il n'existe un lien clair et précis entre la condamnation et les tâches à accomplir.

Les politiques de vérification des antécédents doivent être nécessaires et liées à l'emploi

À l'avenir, toutes les politiques de vérification des antécédents ne seront pas conformes. Le moment est venu d'examiner votre politique et d'éliminer tout ce qui est vague, trop large ou inutile. En vertu de la nouvelle réglementation, les les employeurs doivent démontrer la nécessité pour leurs vérifications d'antécédents. Cette nécessité peut être liée au type de travail effectué, à l'environnement de travail ou à des raisons liées au rôle de l'employé.

Avis écrit aux candidats

Si l'employeur décide de ne pas embaucher un candidat sur la base des résultats de la sélection, il doit lui remettre un avis écrit l'informant de sa décision et de certains de ses droits. Avant cela, l'avis d'action préjudiciable doit préciser les dossiers qui concernent l'employeur et ce dernier ne peut pas prendre de mesures défavorables sur la base de l'absence de réponse du candidat à l'avis d'action préjudiciable.

Processus de réévaluation

Le changement le plus important est peut-être le fait que les nouvelles règles californiennes en matière de vérification des antécédents prévoient une procédure étape par étape à suivre si vous devez refuser un emploi en raison d'antécédents criminels. Cette procédure vous permet de rester en conformité avec les nouvelles règles et de donner aux candidats les meilleures chances d'être embauchés.

Utilisez AssureHire dans votre processus de vérification des antécédents

Les nouvelles règles compliquent la tâche des employeurs qui doivent s'enquérir des antécédents criminels des candidats et y réfléchir. Les employeurs doivent donc vérifier leurs règles actuelles, en particulier celles qui concernent l'examen des antécédents criminels des personnes, afin de s'assurer qu'elles respectent les nouvelles règles. Si vous n'avez pas de politique écrite en matière de vérification des antécédents, comme c'est le cas pour votre politique en matière de drogues et d'alcool, il est temps d'en élaborer une.

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