Cumplir la normativa: Lo esencial que los empresarios deben saber sobre las nuevas normas de investigación de antecedentes de California
Los empresarios tienen que estar atentos a la conformidad de sus prácticas de contratación y de verificación de antecedentes. Para la mayoría de las organizaciones, esto significa no sólo conocer, sino comprender, las nuevas normas y reglamentos que emanan de los gobiernos locales, estatales y federales. También es importante entender estas diferentes normas y reglamentos que se producen a nivel local o estatal para prepararse para los cambios que podrían venir a nivel federal.
Actualmente en el radar de los empleadores está la introducción de nuevas regulaciones bajo el Fair Chance Act (FCA) en California, a partir del 1 de octubre de 2023. Estas regulaciones, que afectan al Código de Regulaciones de California Título 2, Sección 11017.1, imponen requisitos adicionales a los empleadores a la hora de utilizar los antecedentes penales y la investigación de antecedentes como parte de las decisiones de contratación.
En AssureHire, entendemos los retos a los que se enfrentan los empresarios a la hora de cumplir con estas complejas normativas y nuestro objetivo es proporcionar soluciones de investigación de antecedentes personalizadas que ayuden a simplificar el proceso a la vez que garantizan unas prácticas de contratación justas y equitativas. Centrándonos en proporcionar información completa y precisa, nuestra innovadora tecnología ayuda a los empleadores a navegar por el intrincado panorama de los antecedentes penales como base para las decisiones de empleo en California y más allá.
¿Qué es la Ley de Oportunidades Justas de California?
Promulgada en 2018, y entrando en vigor el 1 de octubre de 2023, la Ley de Oportunidad Justa de California promueve oportunidades de empleo justas para las personas con antecedentes penales. Esta ley prohíbe a los empleadores (con una definición ampliada) investigar los antecedentes penales de un solicitante hasta extender una oferta de trabajo condicional. El objetivo de la ley es dar a las personas con condenas previas una oportunidad justa de empleo evitando su descalificación automática basada en antecedentes penales. Ahora los empresarios deben tener en cuenta la rehabilitación y las cualificaciones.
En virtud de la Ley de Oportunidad Justa, los empleadores de California deben seguir procedimientos específicos a la hora de evaluar los antecedentes penales de un solicitante. Una vez enviada la oferta condicional a la persona, los empresarios pueden realizar legalmente comprobaciones de antecedentes y tener en cuenta los antecedentes penales en sus decisiones de contratación. Sin embargo, antes de tomar medidas basadas en los resultados de una comprobación de antecedentes, los empleadores deben proporcionar al solicitante una copia del informe y darle tiempo suficiente para revisarlo y responder.
La Ley de oportunidades equitativas tiene como objetivo reducir las barreras de empleo a los que se enfrentan las personas con antecedentes penales:
- Quién se define como trabajador y quién como empresario
- Las normas relativas a las evaluaciones individualizadas
- Anuncios de revocación de ofertas
- Cuándo es legal recabar información
Para saber más, vea esta entrevista en la que Sharon Oselin, Directora del Centro Presley de Estudios sobre Delincuencia y Justicia, habla con estudiantes de la Escuela de Políticas Públicas de la Universidad de California en Riverside sobre la Ley de Oportunidad Justa de California.
Para ver el texto completo de la ley, pulse aquí.
Los empresarios preocupados por el cumplimiento de la normativa deben buscar asesoramiento jurídico.
¿Qué hay en el horizonte?
La nueva normativa de la Ley de Oportunidad Justa cambiará los procesos y flujos de trabajo de contratación de las organizaciones grandes y pequeñas. Todo el mundo debe adherirse a estos cambios normativos. Para los responsables de RRHH y los reclutadores, es importante conocer, comprender y aplicar estos cambios para seguir cumpliendo las leyes de contratación.
Para los líderes que ya utilizan AssureHire, nuestra política en torno a la Acción Adversa está construida para mantenerle ágil y conforme. En función de cómo se entregue la notificación, AssureHire es capaz de realizar un seguimiento de los metadatos y las marcas de tiempo de la entrega, su recepción y la apertura de la acción adversa.
Estos cambios serán efectivos a partir del 1 de octubre de 2023.
Cambios en la definición de "empresario
Quizá el mayor cambio comienza con la definición de empleador. Se está ampliando para abarcar una gama más amplia de entidades, incluidos los contratistas de mano de obra, los empleadores clientes, los empleadores directos o conjuntos, las entidades que evalúan el historial de condenas de un solicitante en nombre de un empleador, las agencias de empleo y las entidades que seleccionan u obtienen trabajadores a partir de listas de disponibilidad.
Cambios en la definición de "solicitante
La definición del término "solicitante" también ha cambiado en virtud de las nuevas normas de investigación de antecedentes de California. Ahora incluye a los empleados existentes que han solicitado un puesto diferente dentro de su organización actual, así como a aquellos empleados que se enfrentan a una revisión de sus antecedentes penales debido a factores como cambios en la propiedad, la gestión, la política o la práctica.
Realización de evaluaciones individualizadas
Los empleadores han estado obligados a realizar evaluaciones individuales de los candidatos con antecedentes penales. La nueva normativa amplía las categorías de información que California ha indicado que son importantes en esas evaluaciones individuales y establece que los empleadores deben realizar evaluaciones individualizadas "iniciales" antes de enviar notificaciones previas a una acción adversa.
La Sección B entra en más detalles sobre las evaluaciones individualizadas y dice lo siguiente:
(B) La evaluación individualizada debe incluir, como mínimo, la consideración de los siguientes factores:
(i) La naturaleza y gravedad del delito o conducta. La consideración de este factor puede incluir, pero no se limita a:
(I) La conducta personal específica del solicitante que dio lugar a la condena;
(II) Si el daño fue a la propiedad o a las personas;
(III) El grado del perjuicio (por ejemplo, cuantía de la pérdida en caso de robo);
(IV) La permanencia del daño;
(V) El contexto en el que se produjo el delito;
(VI) Si una discapacidad, incluida pero no limitada a una drogadicción o deficiencia mental en el pasado, contribuyó al delito o conducta y, en caso afirmativo, si la probabilidad de daño derivado de una conducta similar podría mitigarse suficientemente o eliminarse mediante un ajuste razonable, o si la discapacidad se ha mitigado o eliminado mediante tratamiento o de otro modo;
(VII) Si el trauma, la violencia doméstica o de pareja, la agresión sexual, el acoso, la trata de seres humanos, la coacción u otros factores similares contribuyeron a la ofensa o conducta; y/o
(VIII) La edad del solicitante cuando se produjo la conducta.
(ii) El tiempo transcurrido desde la infracción o conducta y/o el cumplimiento de la condena. La consideración de este factor puede incluir, pero no se limita a:
(I) El tiempo transcurrido desde la conducta subyacente a la condena, que puede ser muy anterior a la propia condena; y/o
(II) Cuando la condena haya dado lugar a encarcelamiento, el tiempo transcurrido desde la puesta en libertad del solicitante.
(iii) La naturaleza del puesto de trabajo ocupado o solicitado. La consideración de este factor puede incluir, pero no se limita a:
(I) Las funciones específicas del puesto;
(II) Si el contexto en el que se produjo la condena es susceptible de producirse en el lugar de trabajo; y/o
(III) Si es probable que el tipo o grado de daño resultante de la condena se produzca en el lugar de trabajo.
La necesidad de una conexión clara y específica
Además, los empresarios sólo pueden tener en cuenta los antecedentes penales que estén directamente relacionados con el puesto de trabajo. Esto significa que no puede rechazar a un solicitante únicamente por sus antecedentes penales a menos que exista una conexión clara y específica entre la condena y las funciones del puesto.
Las políticas de investigación de antecedentes deben ser necesarias y estar relacionadas con el trabajo
De cara al futuro, no todas las políticas de investigación de antecedentes serán conformes. Ahora es el momento de revisar su política y eliminar todo lo que sea vago, excesivamente amplio o innecesario. Según la nueva normativa, los empleadores deben demostrar la necesidad para sus comprobaciones de antecedentes. Estas pueden estar relacionadas con el tipo de trabajo que se realiza, el entorno laboral o razones relacionadas con la función.
Notificación escrita a los solicitantes
Si la empresa decide no contratar a un solicitante basándose en los resultados de la investigación, debe enviarle una notificación por escrito sobre la decisión y proporcionarle información sobre determinados derechos. Antes de eso, el aviso previo a la acción adversa debe especificar los registros que conciernen al empleador y éste no puede tomar medidas adversas basándose en la falta de respuesta del solicitante al aviso previo a la acción adversa.
Proceso de reevaluación
Tal vez el cambio más significativo es que las nuevas normas de investigación de antecedentes de California enumeran un proceso paso a paso que debe seguir si acaba denegando un empleo basándose en antecedentes penales. Este proceso le ayuda a cumplir con las nuevas normas y ofrece a los solicitantes la oportunidad más justa de empleo.
Utilice AssureHire en su proceso de investigación de antecedentes
Las nuevas normas hacen más complicado para los empresarios preguntar y reflexionar sobre los antecedentes penales de los solicitantes. Por lo tanto, los empresarios deben revisar sus normas actuales, especialmente las que se refieren a los antecedentes penales de las personas, para asegurarse de que cumplen las nuevas normas. Si no dispone de una política escrita para la comprobación de antecedentes, como la que puede tener para su política sobre drogas y alcohol, es hora de que se dote de una.
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