Für viele Unternehmen ist die Belastung der Rechtsabteilung während der COVID-19-Krise größer denn je. Aus diesem Grund stehen Legal Operations-Fachleute unter enormem Druck, das rechtliche Ökosystem aus internen Mitarbeitern, externen Beratern, anderen Anbietern und den sie verbindenden Prozessen reibungslos am Laufen zu halten.
Dieses Ökosystem ist von entscheidender Bedeutung, wie Gilead Sciences – ein Unternehmen, das im Kampf gegen COVID-19 eine zentrale Rolle spielt – in der Vergangenheit ebenso wie andere Legal-Ops-Experten erklärt hat. Es intakt zu halten und sogar Maßnahmen zu ergreifen, um seine Leistungsfähigkeit unter diesen schwierigen Umständen zu optimieren? Das kann eine gewaltige Herausforderung sein.
Glücklicherweise gibt es Führungskräfte im Bereich Legal Ops, die Ratschläge und Anleitungen geben können, wie dieses rechtliche Ökosystem überleben kann. Und vielleicht sogar florieren und effektiver und effizienter werden kann, wenn wir die Pandemie überwunden haben.
Nachfolgend finden Sie ihre Erkenntnisse und Empfehlungen. Alle genannten Legal-Ops-Experten sind auch Referenten auf unserem virtuellen Gipfeltreffen „ Kontinuität während der Coronavirus-Pandemie.
Ihre Ratschläge – allesamt positiv, pragmatisch und visionär – geben einen Vorgeschmack auf das, was bei dieser Online-Veranstaltung mit der Legal-Ops-Community geteilt wird.
Gary Tully, Gilead Sciences
Als Leiter der Rechtsabteilung bei Gilead Sciences, wo vielversprechende (und öffentlichkeitswirksame) Forschungsarbeiten zur Behandlung von COVID-19 durchgeführt werden, berichtete Gary über die Erfahrungen seines Teams beim Aufbau eines Legal-Tech-Ökosystems in dieses Webinar und eine begleitende FallstudieEinige der Punkte, die er damals angesprochen hat, wurden auch in seiner Keynote-Rede auf dem Virtual Summit mit Mike Williams, CEO von Mitratech, aufgegriffen?
- Die Festlegung von Prioritäten ist ein wichtiger erster Schritt, um die Legal-Tech-Plattform um notwendige neue Tools zu erweitern, die das rechtliche Ökosystem unterstützen. Ein früher und entscheidender Teil des Prozesses bei Gilead bestand darin, zu entscheiden, welche Tools als erstes aktualisiert oder zur Plattform hinzugefügt werden sollten.
- Menschen und Prozesse stehen im Mittelpunkt: „Wie bei all diesen Technologien“, erklärte er uns, „ist es mehr als nur die technologische Komponente, die zum Erfolg beiträgt. Welche Prozesse haben wir eingerichtet, und sind diese optimiert? Haben die Personen, die diese Aufgaben ausführen, die richtigen Rollen und Verantwortlichkeiten und sind sie für die Erledigung der Aufgabe rechenschaftspflichtig?“
- Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie Unterstützung von Anwälten erhalten:Früher galten Anwälte als eher zurückhaltend gegenüber neuen Technologien oder neuen Praktiken, aber diese Erwartungshaltung hatte sich bereits zu dem Zeitpunkt geändert, als Gary mit uns sprach. Die Anforderungen, die COVID-19 an die Geschäftskontinuität stellt, könnten diese Entwicklung noch beschleunigen.
Mike Russell, Trane Technologies
Mike ist Lean Leader – Legal Operations bei Trane Technologies und bringt sein Gespür für Innovationen zur Prozessoptimierung in seine Rolle ein. Die Aufgabe seines Panels während des Virtual Summit? Sich eingehend damit zu befassen, wie Legal Ops als Rückgrat der Geschäftskontinuität fungiert. Durch die Einführung neuer Tools und Prozesse kann es dem Rest des Unternehmens helfen, besser für zukünftige Störungen gerüstet zu sein.
- Nutzen Sie Peer-Netzwerke: Branchenverbände (ACC, CLOC, ILTA) halten Sie in einer sich ständig verändernden Welt auf dem Laufenden. Dort finden Sie zahlreiche Ressourcen und Erfahrungswerte anderer Menschen.
- Fordern Sie den Status quo heraus: Wenn Ihr Unternehmen bisher noch keine Dienstleister außerhalb von Anwaltskanzleien in Betracht gezogen hat, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür! Leicht zu erreichende Ziele können kreativ genutzt werden, um mit weniger Aufwand (Kosten) mehr (Arbeit) zu erreichen.
- Einfache Automatisierung einsetzen: Formulare und Workflows können einen großen Beitrag dazu leisten, dass Menschen den Überblick über Dinge behalten, die traditionell manuell und/oder physisch erledigt wurden (z. B. eingehende Papierpost).
Katrina Keiffer, Navistar
Als stellvertretende Direktorin für Rechtsangelegenheiten bei Navistar kann Katrina auf eine erfolgreiche Karriere im Management der Entwicklung eines Rechtsökosystems und der vielen beweglichen Teile, aus denen es besteht, zurückblicken. Sie ist Teil des hochkarätigen Virtual Summit-Panels, das sich mit der Frage befasst, wie Legal Ops den Weg zu einem agileren, widerstandsfähigeren Rahmen für die Geschäftskontinuität eines Unternehmens ebnen kann:
- Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Technologien: elektronische Signaturen, Scan-Apps, Videokonferenzen – all dies hilft uns dabei, weiterhin effektiv zu kommunizieren und zu arbeiten.
- Wenn Projekte auf Eis liegen, widmen Sie sich einigen Bereichen, für die Sie bisher keine Zeit hatten: Bei Navistar beispielsweise befanden wir uns mitten in der Implementierung von iManage, die nun vorerst „auf Eis gelegt“ wurde. Dies gab uns die Möglichkeit, uns intensiver auf die Aktualisierung unseres Fallmanagementsystems eCounsel zu konzentrieren.
- Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich auf Business-Continuity-Pläne zu konzentrieren – sowohl in technischer als auch in funktionaler Hinsicht: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die Kontinuitätspläne für Systeme sowie nicht automatisierte Arbeitsabläufe zu überarbeiten.
Brian McGovern, Mitratech
Bevor er General Manager für Workflow Solutions bei Mitratech wurde, leitete Brian die Einrichtung der Legal Ops-Funktion für große globale Unternehmen. In jüngerer Zeit berät er Fortune-500-Unternehmen weltweit und sammelt Erkenntnisse über bewährte Verfahren, mit denen Legal Ops in ihren Rechtsabteilungen umgesetzt werden kann. Seine Expertise als Black Belt Practitioner von Lean Six Sigma verschafft ihm noch mehr Einblicke, wie die anstehenden Herausforderungen bewältigt werden können:
- Papier ist tot: Wenn Sie bis jetzt noch nicht von papierbasierten Prozessen abgekommen sind, gibt es keinen Grund, daran festzuhalten, da intelligente, sichere, nachverfolgbare und überprüfbare digitale Dokumente und Arbeitsabläufe den offensichtlichen Ersatz darstellen. Das einzige Papier, das heute noch geschäftskritisch ist, ist das, das auf der Toilette verwendet wird.
- Halten Sie während dieser Zeit aktiv fest, „was funktioniert“ und „was nicht“: Während Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, sollten Sie so viele Erkenntnisse und Messwerte wie möglich darüber sammeln, wie sich verschiedene Strategien und Vorgehensweisen auswirken. Wir wissen nicht genau, was die Zukunft bringt, selbst mit COVID-19, oder wann die nächste große Geschäftsunterbrechung kommt. Es könnte beispielsweise sein, dass wir im Herbst/Winter dieses Jahres eine weitere Pandemiewelle erleben und durcharbeiten müssen.
- Verbessern Sie das Wissensmanagement: Wenn Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie sicherstellen, dass die richtigen Daten und Metadaten in Ihren Unterlagen erfasst werden, sei es zu Streitigkeiten, Verträgen, Vorfällen oder sogar zu Beratungsanfragen. Dies ist eine kluge Maßnahme, um das Überleben zu sichern. Wenn es zu Veränderungen oder Störungen im juristischen Personal kommt, ermöglicht diese Dokumentation anderen, die Arbeit effizient zu übernehmen und zu erledigen. Sie könnten sogar in Betracht ziehen, zu verfolgen, ob die von der Rechtsabteilung erhaltenen Arbeiten mit COVID-19 in Zusammenhang stehen oder nicht; dies könnte später bei der Berichterstattung über die Leistung der Abteilung sehr nützlich sein.
Connie Brenton, NetApp
Als Chief of Staff/Senior Director of Legal Operations bei NetApp und Gründerin von CLOC ist Connie eine der wahren Pionierinnen und Leitfiguren in der Weiterentwicklung von Legal Ops. Ihre Virtual Summit-Sitzung mit Justin Hectus, CIO von Keesal Propulsion Labs, wird die Konferenz mit einem visionären Ausblick auf die Zukunft von Legal Ops in einer Post-Pandemie-Landschaft abschließen. Ihre Ratschläge weichen nicht von den Grundprinzipien ab, für die sie sich seit jeher einsetzt, und das aus gutem Grund: Sie sind nach wie vor absolut gültig.
- Fangen Sie einfach an: Ein Tool wie die Automatisierung von Rechtsabläufen hat einen Zinseszinseffekt. Wenn Sie zu spät anfangen, können Sie den Rückstand nicht mehr aufholen.
- Zusammenarbeiten: Zusammenarbeit ist effizienter, macht mehr Spaß und führt zu mehr Kreativität und Innovation.
- Seien Sie resilient: Die digitale Transformation ist schwierig. Rechnen Sie damit, Fehler zu machen, stehen Sie wieder auf und versuchen Sie es erneut, bis Sie eine ausreichend gute (in einigen Fällen sogar perfekte) Lösung gefunden haben.
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