Das Wachstum der Rechtsabteilung wurde von großen Rechtsabteilungen in großen Unternehmen angeführt. Sie haben also hart erkämpfte Lektionen über die Entwicklung einer Legal-Ops-Funktion zu vermitteln.
Diese Rolle größerer Unternehmen bei der Umsetzung von Legal Ops wurde durch die 2019 Stand der Branche Umfrage von CLOC bestätigt. Die Anzahl der Mitarbeiter zeigt, wer die Initiative ergriffen hat:
- Versicherungsunternehmen, die am meisten für Rechtsangelegenheiten ausgeben, haben durchschnittlich 24 Vollzeitäquivalente für Rechtsangelegenheiten
- Große Unternehmen beschäftigen im Durchschnitt 14 Vollzeitkräfte in der Rechtsabteilung und 2 Vertragsbedienstete in der Rechtsabteilung
- Kleine und mittelgroße Unternehmen haben im Durchschnitt 2 Vollzeitkräfte in der Rechtsabteilung und 0 Auftragnehmer.
Aber man kann mit Sicherheit sagen, dass noch niemand den "Höhepunkt der Legal Ops" erreicht hat, wo Effizienz und Leistung perfekt sind. Es ist sehr wahrscheinlich, dass dies auch nie der Fall sein wird, aber die auf dem Weg dorthin erzielten Gewinne führen bereits zu einem höheren ROI und einer größeren Wirkung auf das Unternehmen.
Selbst bis zu diesem Plateau ist es noch ein weiter Weg. Zum einen ist die Disziplin noch relativ neu. Darüber hinaus haben sich die Teams der Rechtsabteilung der Technologie zugewandt, um mehr Effizienz, Reaktionsfähigkeit und Transparenz zu erreichen, und die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Aber es ist vor allem der Weg, nicht das Ziel, der derzeit in der gesamten Rechtsbranche Anklang findet.
Was sind die drei wichtigsten Lehren aus den ersten Legal-Ops-Einführungen?
Im vergangenen Jahr, Brian McGovern von Mitratech mit über 100 Rechtsabteilungen und Leitern von Rechtsabteilungen in vielen der größten Unternehmen der Welt getroffen. Aufgrund seiner eigenen Erfahrung als Leiter der Rechtsabteilung konnte er sich ein eigenes Bild von den Herausforderungen machen, mit denen diese Unternehmen konfrontiert waren.
Auf unserer kürzlich stattgefundenen Nutzerkonferenz Interact 2019 präsentierte er, was er gelernt hatte. Die Sitzung, Key Findings of the Fortune 500nahmen auch Rick Radice, VP & Chief Operations Officer - Law, Compliance, Business Ethics, External Affairs bei Prudential Financial, Inc. und Justin Hectus, CIO/CISO bei Keesal, Young & Logan und CIO bei KP Labs Keesal, Young & Logan / Keesal Propulsion Labs teil.
Die Erkenntnisse, die sie in dieser Sitzung gewinnen konnten, waren nur die Spitze des Eisbergs, und viele weitere davon werden in einem demnächst erscheinenden E-Book behandelt. Aber die drei wichtigsten Lehren, die aus den Erfahrungen dieser führenden Rechtsabteilungen gezogen werden konnten?
Mit weniger mehr erreichen
Es scheint, dass für die meisten Aufgaben nie genug Zeit oder Ressourcen zur Verfügung stehen, und das gilt auch für Rechtsabteilungen, wo der Druck, komplexe Anforderungen so schnell wie möglich zu erfüllen, enorm ist. Aber eine ernüchternde Tatsache? In einer typischen Abteilung für Rechtsangelegenheiten liefern weniger als 10 % der geleisteten Arbeit einen direkten Nutzen für den Kunden.
Um die verfügbare Zeit und die Ressourcen zu optimieren, müssen die bestehenden Prozesse überprüft und diejenigen, die keinen Nutzen bringen, abgeschafft werden. Dazu gehört, dass man Arbeitsabläufe kritisch betrachtet, die Genehmigungen, Nacharbeit, E-Mails und das Abtippen von Daten erfordern.Dies gilt insbesondere für manuelle Prozesse, die durch die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe ersetzt werden sollten. Unternehmen, die diesen Ansatz gewählt haben, wie NetApp und Gilead, haben bereits entscheidende Vorteile festgestellt.
Bereitstellung der richtigen Daten für die richtigen Personen zur richtigen Zeit
In Rechtsabteilungen sollte jedes Projekt oder jeder Prozess mit einer Strategie beginnen, die zu Aktivitäten führt, über die im Nachhinein berichtet werden kann. Doch obwohl Rechtsabteilungen auf riesigen Datenbergen sitzen, nutzen selbst die fortschrittlichsten Legal-Ops-Teams nur einen Bruchteil davon.
Welchen Weg zur Nutzung von Daten zur Optimierung von Prozessen und Ausgaben haben die Leiter von Legal Ops als den besten gefunden? Es beginnt mit der Entwicklung eines umfassenden Verständnisses der kritischen Aktivitäten. Dies sollte damit beginnen, zu verstehen, wie Entscheidungen in hochvolumigen Prozessen getroffen werden. Der nächste Schritt besteht in der Entwicklung von Kennzahlen, mit deren Hilfe die Rechtsabteilung bestimmen kann, wie datengestützte Entscheidungen getroffen werden sollten. Auf diese Weise kann die Rechtsabteilung die richtigen Datenquellen ermitteln, die sie zur Leistungsmaximierung nutzen kann. In Kombination mit den richtigen Visualisierungstools erhalten sie so die Analysen, die sie zur Feinabstimmung von Arbeitsverteilung, Produktivität und Ausgaben benötigen.
Aufbau eines Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Hintergründen
Die Einstellung eines Legal Operations-Teams mit identischen Fähigkeiten und Erfahrungen schränkt seine Fähigkeit ein, flexibel, beweglich und innovativ zu sein. Doch genau diese Eigenschaften sind laut Brian McGoverns Interviews für den Erfolg von Legal Ops notwendig.
Legal Ops muss mit Verantwortlichkeiten rechnen, die alles umfassen, vom Lieferantenmanagement bis zur IT, von der Anwendungsschulung bis zur Verwaltung und Dutzende anderer Aufgaben. Mit anderen Worten: Es ist dasselbe wie bei der Leitung jeder anderen Geschäftseinheit. Dazu muss ein Team mit unterschiedlichen Talenten zusammengestellt werden, die sich gegenseitig ergänzen und deren Wert weit über ihren jeweiligen Bereich hinausgeht. Wie er kürzlich erklärte: "Die Menschen sind die Grundlage nicht nur der Rechtsabteilungen, sondern des gesamten Unternehmens". Daher ist es wichtig, die richtigen Leute in die richtigen Rollen zu bringen.
Vertiefung der Lektionen über Legal Ops
Wir werden in zukünftigen Blogbeiträgen und im kommenden eBook, das auf Brian McGoverns Interviews mit Fortune 500-Führungskräften aus der Rechtsbranche basiert, tiefer in jede dieser drei Lektionen eintauchen und mehr erfahren.
Es ist zwar eine aufregende Zeit, Teil dieses branchenweiten Wandels zu sein, aber es gibt keinen Grund, dass er nervenaufreibend sein sollte. Die Erkenntnisse, die wir vermitteln werden, bieten klare Best Practices für eine reibungslose und schnell produktive Implementierung von Legal Operations und Rechtstechnologie für Unternehmen aller Art, einschließlich kleiner und mittlerer Unternehmen und Kanzleien.
