Ein umfassendes Mitarbeiterhandbuch ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Durch die Darstellung aller Unternehmensrichtlinien erhalten Ihre Teammitglieder Antworten auf häufig gestellte Fragen und erfahren, wie sie sich bei der Arbeit verhalten sollen.
Aus Sicht des Unternehmens verhindert ein Mitarbeiterhandbuch Probleme, gewährleistet eine einheitliche Behandlung aller Mitarbeiter und bietet der Organisation rechtlichen Schutz.
Wie sieht also ein vollständiges Mitarbeiterhandbuch aus? In diesem Artikel gehen wir alle Abschnitte und Richtlinien durch, die enthalten sein sollten, erklären, warum jeder einzelne wichtig ist, und zeigen, wie Sie dieses wertvolle HR-Instrument optimal nutzen können.
Zweck des Mitarbeiterhandbuchs
Ihr Handbuch sollte mit einer kurzen Beschreibung beginnen, warum das Dokument existiert. Es sollte den Mitarbeitern mitteilen, dass von ihnen erwartet wird, dass sie mit allen darin behandelten Richtlinien und Verfahren vertraut sind. Sie sollten auch erwähnen, dass es möglicherweise Richtlinien gibt, die nicht enthalten sind, und dass die Mitarbeiter gerne Fragen an ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung richten können.
Das Mitarbeiterhandbuch sollte auch einen Haftungsausschluss enthalten, der die Mitarbeiter darauf hinweist, dass das Handbuch keinen Vertrag darstellt und das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Unternehmen als „freiwillig“ gilt. Das Verfassen dieses Abschnitts kann eine heikle Angelegenheit sein. Arbeiten Sie daher unbedingt mit einem sachkundigen Anwalt und/oder Personalfachmann zusammen.
Unternehmensbeschreibung, Geschichte und Kultur
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Unternehmensphilosophie und die langfristigen Ziele Ihres Unternehmens. Sie wissen bereits, was Ihr Unternehmen verkauft, aber beschreiben Sie ihnen auch, welchen Mehrwert es bietet und warum Kunden Ihre Lösung gegenüber der Konkurrenz bevorzugen. Geben Sie außerdem einen Überblick über die Geschichte Ihres Unternehmens, damit sie wissen, wie es entstanden ist und welche Meilensteine es auf seinem Weg erreicht hat.
In diesem Abschnitt sollte auch Ihre Unternehmenskultur beschrieben werden. Die Werte und das Leitbild Ihres Unternehmens vermitteln Ihren Mitarbeitern, was über ihre unmittelbaren Aufgaben hinaus wichtig ist. Wenn Ihr Unternehmen noch keine definierte Kultur hat, kann Ihnen unser Arbeitsblatt helfen.
Verhaltensrichtlinie
Die Richtlinie, die beschreibt, wie sich Ihre Mitarbeiter verhalten sollen, ist vielleicht der wichtigste Teil Ihres Handbuchs. Sie beugt Problemen vor, indem sie erklärt, was in Ordnung ist und was nicht, und sorgt dafür, dass der Arbeitsplatz für alle sicher und angenehm ist. Außerdem gibt sie Ihrem Unternehmen klare Verfahren für den Fall vor, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen. Hier sind einige spezifische Richtlinien, die enthalten sein sollten:
- Richtlinie zu sexueller Belästigung – Erklären Sie, dass unerwünschte Annäherungsversuche und unangemessene Äußerungen und Handlungen nicht toleriert werden.
- Antidiskriminierungsrichtlinie – Beschreiben Sie Ihren Arbeitsplatz als ein integratives Umfeld, in dem Menschen aller Herkunft willkommen sind.
- Richtlinien zu Drogen, Alkohol und Rauchen – Beschreiben Sie die Konsequenzen, die sich aus dem Konsum dieser Substanzen während der Arbeit ergeben, sowie die Richtlinien Ihres Unternehmens zum Umgang mit Alkohol und Tabak am Arbeitsplatz.
- Richtlinien zum Umgang mit Firmeneigentum – Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie mit dem Eigentum des Unternehmens umgehen und es nutzen sollen. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig, wenn Sie Computer, Telefone, Fahrzeuge oder anderes wertvolles Eigentum ausgeben, das die Mitarbeiter täglich nutzen.
- Social-Media-Richtlinie – Es ist mittlerweile üblich, Mitarbeitern vorzuschreiben, wie sie sich online zu verhalten haben, insbesondere wenn aus ihren Social-Media-Profilen hervorgeht, dass sie Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind.
Dieser Abschnitt trägt wesentlich dazu bei, den Arbeitsplatz frei von größeren Problemen zu halten. Sie können unsere Vorlage für Verhaltensrichtlinien als Ausgangspunkt verwenden.
Anwesenheitsregelung
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wann sie am Arbeitsplatz erwartet werden und was zu tun ist, wenn sie nicht zur Arbeit erscheinen können. In diesem Abschnitt sollten die Arbeitszeiten, die Pausenzeiten und -längen sowie die Vorgehensweise beim Ein- und Ausstempeln beschrieben werden. Außerdem sollte erläutert werden, wie man einen persönlichen freien Tag nimmt und welche Konsequenzen Verspätungen oder Abwesenheiten haben. Wir bieten Ihnen eine Vorlage für eine Anwesenheitsrichtlinie, die Sie zur Erstellung dieses Abschnitts verwenden können.
Kleiderordnung
Erläutern Sie detailliert, welche Kleidung am Arbeitsplatz angemessen ist. Das bedeutet, dass Sie über allgemeine Begriffe wie „professionelle Kleidung“ oder „Business Casual“ hinausgehen und genau beschreiben sollten, was in bestimmten Situationen angemessen ist.
Dieser Abschnitt ist umso wichtiger, wenn Ihr Unternehmen aus Sicherheits- oder rechtlichen Gründen eine Kleiderordnung hat. Wenn dies der Fall ist, beschreiben Sie detailliert jedes erforderliche Kleidungsstück und warum es wichtig ist. Sie können unsere Vorlage für eine Kleiderordnung verwenden, um die richtige Richtlinie zu erstellen.
Vergütungs- und Sozialleistungsrichtlinie
Ihre Mitarbeiter möchten immer wissen, wann sie bezahlt werden und welche Leistungen sie erhalten. In diesem Abschnitt sollten Sie ihnen die Häufigkeit der Gehaltszahlungen und die Zahlungsmethoden mitteilen und die wichtigsten angebotenen Leistungen wie Kranken-, Zahn- und Altersvorsorge detailliert beschreiben.
Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Leistungen wie Erstattungen für Weiterbildung oder Wellness-Angebote anbietet, erläutern Sie diese ebenfalls hier. Unsere Vorlage für Vergütungs- und Sozialleistungsrichtlinien und Vorlagen für Schulungs-, Entwicklungs- und Weiterbildungsrichtlinien können Ihnen dabei helfen.
Spesenrichtlinie
Es ist üblich, dass Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit eigene Ausgaben tätigen, insbesondere wenn ihre Position Reisen oder Arbeiten außerhalb des regulären Arbeitsplatzes erfordert.
Ihr Handbuch sollte eine Spesenrichtlinie enthalten, in der beschrieben wird, welche Kosten den Mitarbeitern erstattet werden können und wie das geht. Sehen Sie sich unsere hilfreiche Vorlage an, wenn Sie eine Spesenrichtlinie erstellen müssen.
Urlaubsregelung
Eine detaillierte Urlaubsregelung informiert Ihre Mitarbeiter darüber, wie oft sie der Arbeit fernbleiben dürfen und wie sie Urlaub beantragen können. Hier sind einige konkrete Punkte, die darin enthalten sein sollten:
- Urlaubszeit – Geben Sie die genaue Anzahl der Urlaubstage/-stunden an, die den Mitarbeitern pro Jahr zustehen.
- Krankheitstage – Geben Sie zusätzlich die genaue Anzahl der Krankheitstage/-stunden an, die den Mitarbeitern pro Jahr zustehen.
- Vom Unternehmen anerkannte Feiertage – Listen Sie die unternehmensweiten Feiertage des Jahres auf, damit die Mitarbeiter entsprechend planen können.
- Mutterschafts-, Vaterschafts- und Sonderurlaub – Geben Sie detaillierte Informationen zu den Freistellungen bei wichtigen Lebensereignissen, einschließlich der Geburt eines Kindes.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Urlaub gewähren, bleiben sie zufrieden und produktiv. Mit unserer Vorlage für Urlaubsanträge können Sie eine Richtlinie für Ihr Mitarbeiterhandbuch erstellen.
Unterkünfte für Mitarbeiter
Beschreiben Sie den Zweck und die Regeln für jeden Raum in Ihrem Büro, wie Pausenräume, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter auch darüber, welche persönlichen Arbeitsgeräte ihnen zur Verfügung gestellt werden und wie sie ihren individuellen Bereich pflegen sollen.
Ausstiegspolitik
Mitarbeiter verlassen das Unternehmen irgendwann, sei es aus freiwilligen oder unfreiwilligen Gründen. Legen Sie dar, wie ein Mitarbeiter seine Kündigung einreichen muss und wie lange die Kündigungsfrist ist. Behandeln Sie auch die Gründe, die zu einer Kündigung führen können, und die Warnungen, die vor einer Kündigung ausgesprochen werden. Schauen Sie sich unsere Vorlage für eine Austrittsrichtlinie an, wenn Sie diesen Abschnitt in Ihrem Handbuch benötigen.
Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter dazu anregt, persönliche Kontakte für offene Stellen zu empfehlen, ist es ratsam, eine spezifische Empfehlungsrichtlinie zu haben. Diese sollte regeln, wie Personen empfohlen werden können, welche Belohnung dafür gewährt wird und wie lange der neue Mitarbeiter beschäftigt sein muss, bevor der Empfehlende seine Prämie erhält. Wir bieten Ihnen eine Vorlage für Mitarbeiterempfehlungen, die Sie zur Einführung eines Programms in Ihrem Unternehmen verwenden können.
Lokale und staatliche Gesetze
Die in diesem Artikel enthaltenen Richtlinien sollten in einem Standard-Mitarbeiterhandbuch für jedes Unternehmen, das in den Vereinigten Staaten tätig ist, enthalten sein. Allerdings hat fast jede Stadt, jeder Landkreis und jeder Bundesstaat seine eigenen spezifischen Gesetze, an die sich Unternehmen halten müssen. Sie sollten mit allen nicht-bundesstaatlichen Gesetzen vertraut sein, die für Ihr Unternehmen gelten, und alle erforderlichen Informationen in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.
Tipps für ein effektives Mitarbeiterhandbuch
Bevor wir diesen Artikel abschließen, möchten wir Ihnen noch einige Tipps für ein Mitarbeiterhandbuch geben, das alle wichtigen Punkte abdeckt und für Ihre Mitarbeiter vollständig zugänglich ist:
- Sollte von der Personalabteilung verfasst werden – In den meisten Unternehmen ist die Personalabteilung für das Mitarbeiterhandbuch zuständig. Sie ist mit den Unternehmensrichtlinien vertraut und weiß, wie man diese mit der richtigen Sprache beschreibt.
- Anschließend Überprüfung durch einen Juristen – Nachdem die Personalabteilung jede Richtlinie verfasst hat, sollte das Dokument von einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt überprüft werden.
- Beziehen Sie es in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein – Neue Mitarbeiter sollten während ihrer Einarbeitung mit allen Richtlinien im Handbuch vertraut gemacht werden.
- Holen Sie sich die Unterschriften der neuen Mitarbeiter zur Bestätigung – Nachdem der neue Mitarbeiter das Handbuch gelesen hat, bitten Sie ihn, ein Dokument zu unterschreiben, in dem er bestätigt, dass er alle Richtlinien verstanden hat.
- Aktualisieren Sie regelmäßig – Unternehmensrichtlinien entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter, daher sollten Sie Ihr Handbuch bei Bedarf stets aktualisieren.
- Halten Sie eine digitale Version bereit – So ist das Handbuch leicht zugänglich und es wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die aktuellste Version konsultieren.
Bild von Ben White
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
