Contar con un manual completo para empleados es imprescindible para cualquier empresa. Describir todas las políticas de la organización proporciona a los miembros de su equipo respuestas a preguntas frecuentes y les permite saber cómo se espera que actúen mientras están en el trabajo.
Desde el punto de vista de la empresa, un manual del empleado previene la aparición de problemas, garantiza que todos reciban un trato coherente y proporciona protección jurídica a la organización.
Entonces, ¿cómo es un manual completo para empleados? En este artículo, repasaremos todas las secciones y políticas que deben incluirse, por qué cada una es importante y cómo sacar el máximo partido a este valioso recurso de RR. HH.
Objetivo del manual del empleado
El manual debe comenzar con una breve descripción que explique por qué existe el documento. Debe informar a los empleados de que se espera que se familiaricen con todas las políticas y procedimientos que se tratan en él. También debe mencionar que es posible que haya políticas que no se hayan incluido y que los miembros del personal pueden dirigir cualquier pregunta a su superior o al departamento de RR. HH.
El manual del empleado también debe incluir un aviso legal en el que se informe a los empleados de que el manual no es un contrato y que el empleo en su empresa se considera «a voluntad». Redactar esta sección puede resultar complicado, por lo que es recomendable contar con la colaboración de un abogado experto y/o un profesional de recursos humanos.
Descripción, historia y cultura de la empresa.
Explique a sus empleados la filosofía y los objetivos a largo plazo de su empresa. Ellos ya tienen una idea clara de lo que vende la empresa, pero describa el valor que aporta y por qué los clientes eligen su solución en lugar de la de la competencia. Además, resuma la historia de su empresa para que conozcan los antecedentes de su creación y los hitos que se han producido a lo largo de su trayectoria.
Esta sección también debe describir la cultura de su empresa. Los valores y la declaración de misión por los que se rige su empresa permiten a sus empleados saber qué es importante más allá de sus responsabilidades inmediatas. Si su empresa aún no tiene una cultura definida, nuestra hoja de trabajo puede ayudarle.
Política de conducta
La política que describe cómo se espera que se comporten sus empleados es quizás la parte más importante de su manual. Previene problemas al explicar lo que está bien y lo que no, y mantiene el lugar de trabajo seguro y cómodo para todos. También le brinda a su empresa un conjunto claro de procedimientos en caso de que sea necesario tomar medidas. A continuación, se incluyen algunas políticas específicas que deben incluirse:
- Política sobre acoso sexual : explique que no se tolerarán las insinuaciones indeseadas ni el lenguaje y las acciones inapropiadas.
- Política contra la discriminación : describa su lugar de trabajo como un entorno inclusivo que acoge a personas de todos los orígenes.
- Política sobre drogas, alcohol y tabaco : describa las consecuencias de estar bajo los efectos de estas sustancias durante el trabajo y la política de su empresa sobre el consumo de alcohol y tabaco en el lugar de trabajo.
- Política de propiedad de la empresa : informe a sus empleados sobre cómo deben tratar y utilizar los bienes de la empresa. Esta sección es especialmente importante si proporciona ordenadores, teléfonos, vehículos u otros bienes valiosos que los empleados utilizan a diario.
- Política sobre redes sociales : ahora es habitual indicar al personal cómo se espera que se comporte en Internet, especialmente si en sus perfiles en redes sociales se indica que son empleados de la empresa.
Esta sección contribuye en gran medida a mantener el lugar de trabajo libre de problemas graves. Puede utilizar nuestra plantilla de política de conducta profesional como punto de partida.
Política de asistencia
Informe a sus empleados cuándo se espera que estén en el lugar de trabajo y qué deben hacer en caso de que no puedan acudir al trabajo. En esta sección se deben indicar las horas de trabajo, cuándo se pueden tomar descansos y de cuánto tiempo, y cómo fichar la entrada y la salida. También se debe explicar cómo se puede tomar un día libre por motivos personales y las repercusiones que tiene llegar tarde o faltar al trabajo. Ofrecemos una plantilla de política de asistencia que puede utilizar para crear esta sección.
Política sobre el código de vestimenta
Explique detalladamente cuál es la vestimenta adecuada para el lugar de trabajo. Esto significa que debe ir más allá de términos genéricos como «vestimenta profesional» o «informal de negocios» y describir exactamente qué se puede llevar puesto en situaciones específicas.
Esta sección es aún más importante si su empresa tiene una política de código de vestimenta por motivos de seguridad o cumplimiento legal. Si ese es el caso, detalle cada prenda de vestir requerida y por qué cada una es importante. Puede utilizar nuestra plantilla de código de vestimenta para crear la política adecuada.
Política de remuneración y prestaciones
Tus empleados siempre querrán saber cuándo se les paga y qué prestaciones reciben. En esta sección se les debe informar sobre la frecuencia de pago y los métodos de pago, y detallar las principales prestaciones que se ofrecen, como la asistencia médica, la asistencia dental y los planes de ahorro para la jubilación.
Si su empresa ofrece algún beneficio secundario, como reembolsos por educación o bienestar, explíquelos aquí también. Nuestra plantilla de política de compensación y beneficios y plantillas de políticas de formación, desarrollo y educación pueden ayudarle.
Política de gastos
Es habitual que los empleados gasten su propio dinero en el desempeño de su trabajo, especialmente si su puesto requiere viajar o trabajar fuera del lugar de trabajo habitual.
Tu manual debe incluir una política de gastos que describa los costes que se pueden reembolsar a los empleados y los procedimientos para hacerlo. Consulte nuestra útil plantilla si necesita crear una política de gastos.
Política de permisos
Una política detallada sobre las bajas permite a tus empleados saber con qué frecuencia pueden ausentarse del trabajo y cómo solicitar un permiso. A continuación se indican algunas políticas específicas que debe incluir:
- Tiempo de vacaciones : indique el número exacto de días/horas de vacaciones que se conceden a los empleados cada año.
- Bajas por enfermedad : además, indique el número exacto de días/horas de baja por enfermedad que se conceden a los empleados cada año.
- Días festivos reconocidos por la empresa : enumere los días festivos de toda la empresa a lo largo del año para que los empleados puedan planificar en consecuencia.
- Baja por maternidad, paternidad y motivos familiares : detalle el tiempo libre concedido para acontecimientos importantes de la vida, incluido el nacimiento de un hijo.
Permitir que tus empleados se tomen tiempo libre los mantiene felices y productivos. Puede utilizar nuestra plantilla de permisos para empleados para crear una política para su manual.
Alojamiento para empleados
Describe el propósito y las normas de cada sala incluida en tu oficina, como salas de descanso, salas de reuniones y zonas comunes.
Además, informe a sus empleados sobre el equipamiento personal que se les proporcionará y cómo se espera que cuiden su área individual.
Política de salida
Los empleados acaban marchándose, ya sea por motivos voluntarios o involuntarios. Describa cómo se espera que un empleado presente su renuncia y el plazo de preaviso requerido. Además, incluya los motivos que pueden dar lugar al despido y las advertencias que se le darán antes de que se produzca. Consulte nuestra plantilla de política de salida si necesita incluir esta sección en su manual.
Programa de recomendación de empleados
Si su empresa incentiva a los empleados para que recomienden a sus contactos personales para puestos vacantes, es recomendable contar con una política de recomendación específica. Esta debe incluir cómo se puede recomendar a las personas, la recompensa que se ofrece a cambio y la duración del empleo requerida para el nuevo contratado antes de que la persona que lo recomendó reciba su incentivo. Ofrecemos una plantilla de recomendación de empleados que puede utilizar para poner en marcha un programa en su empresa.
Leyes locales y estatales
Las políticas incluidas en este artículo deben figurar en el manual estándar para empleados de cualquier empresa que opere en Estados Unidos. Dicho esto, casi todas las ciudades, condados y estados tienen sus propias leyes específicas que las empresas deben cumplir. Debe familiarizarse con todas las leyes no federales que afectan a su empresa e incluir toda la información necesaria en el manual para empleados.
Consejos para elaborar un manual del empleado eficaz
Antes de concluir este artículo, veamos algunos consejos para crear un manual del empleado que cubra todos los aspectos y sea totalmente accesible para su personal:
- Debe ser redactado por RR. HH. , ya que en la mayoría de las empresas es este departamento el que se encarga del manual del empleado. Están familiarizados con las políticas de la empresa y saben cómo describirlas utilizando el lenguaje adecuado.
- A continuación, revisado por un profesional del ámbito jurídico: una vez que RR. HH. haya redactado cada política, el documento deberá ser revisado por un abogado experto en derecho laboral.
- Inclúyalo en la incorporación de nuevos empleados : durante la incorporación, se debe explicar a los nuevos empleados todas las políticas del manual.
- Obtenga las firmas de reconocimiento de los nuevos empleados : después de que el nuevo empleado revise el manual, pídale que firme un documento en el que confirme que comprende cada política.
- Actualiza con frecuencia : las políticas de la empresa evolucionarán con el tiempo, así que asegúrese de actualizar siempre su manual según sea necesario.
- Tenga una versión digital fácilmente disponible : así el manual será fácilmente accesible y se garantizará que los empleados consulten la última versión.
Imagen de Ben White
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la fuerza laboral. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech para apoyar el ciclo de vida completo del empleado - desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo -, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RRHH a través de nuestra creciente cartera de Recursos Humanos.
