Toutes les entreprises doivent disposer d'un manuel complet destiné à leurs employés. En décrivant toutes les politiques organisationnelles, vous apportez à vos collaborateurs des réponses aux questions courantes et leur indiquez comment ils doivent se comporter au travail.
Du point de vue de l'entreprise, un manuel de l'employé permet d'éviter les problèmes, garantit que tout le monde est traité de manière cohérente et offre une protection juridique à l'organisation.
À quoi ressemble donc un manuel complet destiné aux employés ? Dans cet article, nous passerons en revue toutes les sections et politiques qui devraient y figurer, nous expliquerons pourquoi chacune d'entre elles est importante et nous vous indiquerons comment tirer le meilleur parti de cet outil précieux pour les ressources humaines.
Objectif du manuel de l'employé
Votre manuel doit commencer par une brève description expliquant pourquoi ce document existe. Il doit indiquer aux employés qu'ils sont tenus de se familiariser avec toutes les politiques et procédures qui y sont décrites. Vous devez également mentionner qu'il est possible que certaines politiques ne soient pas incluses et que les membres du personnel sont invités à adresser leurs questions à leur responsable ou au service des ressources humaines.
Le manuel de l'employé doit également inclure une clause de non-responsabilité informant les employés que le manuel n'est pas un contrat et que l'emploi au sein de votre entreprise est considéré comme « à volonté ». La rédaction de cette section peut s'avérer délicate, alors assurez-vous de collaborer avec un avocat compétent et/ou un professionnel des ressources humaines.
Description, histoire et culture de l'entreprise
Informez vos employés de la philosophie et des objectifs à long terme de votre entreprise. Ils ont déjà une bonne idée de ce que vend l'entreprise, mais décrivez-leur la valeur qu'elle apporte et les raisons pour lesquelles les clients choisissent votre solution plutôt que celle d'un concurrent. Présentez également l'histoire de votre entreprise afin qu'ils comprennent comment elle a vu le jour et les étapes importantes qui ont marqué son évolution.
Cette section doit également décrire la culture de votre entreprise. Les valeurs et la mission de votre entreprise permettent à vos employés de savoir ce qui est important en dehors de leurs responsabilités professionnelles immédiates. Si votre entreprise n'a pas encore défini sa culture, notre fiche de travail peut vous aider.
Politique de conduite
La politique décrivant le comportement attendu de vos employés est peut-être la partie la plus importante de votre manuel. Elle permet d'éviter les problèmes en expliquant ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas, et garantit un lieu de travail sûr et agréable pour tous. Elle fournit également à votre entreprise un ensemble de procédures claires à suivre en cas de besoin. Voici quelques politiques spécifiques qui devraient y figurer :
- Politique en matière de harcèlement sexuel – Expliquez que les avances importunes, les propos et les gestes déplacés ne seront pas tolérés.
- Politique anti-discrimination – Décrivez votre lieu de travail comme un environnement inclusif qui accueille les personnes de tous horizons.
- Politique en matière de drogues, d'alcool et de tabac – Décrivez les conséquences d'être sous l'influence de ces substances au travail et la politique de votre entreprise en matière d'alcool et de tabac sur le lieu de travail.
- Politique relative aux biens de l'entreprise – Informez vos employés de la manière dont ils doivent traiter et utiliser les biens de l'entreprise. Cette section est particulièrement importante si vous fournissez des ordinateurs, des téléphones, des véhicules ou d'autres biens de valeur que les employés utilisent quotidiennement.
- Politique relative aux réseaux sociaux – Il est désormais courant d'indiquer aux employés comment ils doivent se comporter en ligne, en particulier si leurs profils sur les réseaux sociaux indiquent qu'ils sont employés par votre entreprise.
Cette section contribue grandement à éviter les problèmes majeurs sur le lieu de travail. Vous pouvez utiliser notre modèle de politique de conduite professionnelle comme point de départ.
Politique en matière d'assiduité
Informez vos employés des horaires auxquels ils doivent se présenter sur leur lieu de travail et de la marche à suivre s'ils ne peuvent pas se rendre au travail. Cette section doit décrire les horaires de travail, les moments et la durée des pauses, ainsi que la procédure à suivre pour pointer à l'arrivée et au départ. Elle doit également aborder la manière de prendre un jour de congé pour raisons personnelles et les conséquences en cas de retard ou d'absence. Nous proposons un modèle de politique d'assiduité que vous pouvez utiliser pour créer cette section.
Politique relative au code vestimentaire
Expliquez en détail la tenue vestimentaire appropriée au travail. Cela signifie que vous devez aller au-delà des termes génériques tels que « tenue professionnelle » ou « tenue décontractée » et décrire exactement ce qu'il est acceptable de porter dans des situations spécifiques.
Cette section est d'autant plus importante si votre entreprise a mis en place un code vestimentaire pour des raisons de sécurité ou de conformité légale. Si tel est le cas, détaillez chaque vêtement requis et expliquez pourquoi chacun d'entre eux est important. Vous pouvez utiliser notre modèle de code vestimentaire pour créer la politique appropriée.
Politique en matière de rémunération et d'avantages sociaux
Vos employés voudront toujours savoir quand ils seront payés et quels avantages sociaux ils recevront. Cette section doit leur fournir des informations sur la fréquence des paies et les modes de paiement, et détailler les principaux avantages sociaux offerts, tels que l'assurance médicale, l'assurance dentaire et l'épargne-retraite.
Si votre entreprise offre des avantages secondaires, tels que des remboursements liés à la formation ou au bien-être, expliquez-les également ici. Notre modèle de politique de rémunération et d'avantages sociaux et modèles de politique de formation, de développement et d'éducation peuvent vous aider.
Politique en matière de dépenses
Il est courant que les employés dépensent leur propre argent dans le cadre de leur travail, en particulier si leur poste nécessite des déplacements ou un travail en dehors de leur lieu de travail habituel.
Votre manuel doit inclure une politique relative aux dépenses qui décrit les frais pouvant être remboursés aux employés et les procédures à suivre pour ce faire. Consultez notre modèle utile si vous avez besoin de créer une politique en matière de dépenses.
Politique en matière de congés
Une politique détaillée en matière de congés permet à vos employés de savoir à quelle fréquence ils sont autorisés à s'absenter du travail et comment demander un congé. Voici quelques mesures spécifiques qui devraient y figurer :
- Congés – Indiquez le nombre exact de jours/heures de congés accordés aux employés chaque année.
- Congés maladie – Indiquez également le nombre exact de jours/heures de congé maladie accordés aux employés chaque année.
- Jours fériés reconnus par l'entreprise – Dressez la liste des jours fériés applicables à l'ensemble de l'entreprise tout au long de l'année afin que les employés puissent s'organiser en conséquence.
- Congé maternité, paternité et congé pour raisons familiales – Précisez les congés accordés pour les événements importants de la vie, notamment la naissance d'un enfant.
Permettre à vos employés de prendre des congés les rend heureux et productifs. Vous pouvez utiliser notre modèle de congé pour créer une politique à inclure dans votre manuel.
Aménagements pour les employés
Décrivez l'objectif et les règles applicables à chaque pièce de votre bureau, telles que les salles de pause, les salles de réunion et les espaces communs.
De plus, informez vos employés du matériel de travail qui leur sera fourni et expliquez-leur comment ils doivent entretenir leur espace individuel.
Politique de sortie
Les employés finissent par quitter leur emploi, que ce soit de leur plein gré ou non. Décrivez comment un employé doit présenter sa démission et le délai de préavis requis. Indiquez également les motifs pouvant entraîner un licenciement et les avertissements qui seront donnés avant que celui-ci n'ait lieu. Consultez notre modèle de politique de départ si vous avez besoin de cette section dans votre manuel.
Programme de recommandation des employés
Si votre entreprise encourage ses employés à recommander des contacts personnels pour des postes vacants, il est judicieux de mettre en place une politique de recommandation spécifique. Celle-ci doit préciser comment les personnes peuvent être recommandées, la récompense offerte en échange et la durée d'emploi requise pour le nouvel employé avant que la personne qui l'a recommandé ne reçoive sa prime. Nous proposons un modèle de recommandation d'employés que vous pouvez utiliser pour lancer un programme dans votre entreprise.
Lois locales et nationales
Les politiques mentionnées dans cet article devraient figurer dans le manuel standard destiné aux employés de toute entreprise opérant aux États-Unis. Cela dit, presque toutes les villes, tous les comtés et tous les États ont leurs propres lois spécifiques auxquelles les entreprises doivent se conformer. Vous devez vous familiariser avec toutes les lois non fédérales qui s'appliquent à votre entreprise et inclure toutes les informations requises dans votre manuel destiné aux employés.
Conseils pour un manuel de l'employé efficace
Avant de conclure cet article, voici quelques conseils pour créer un manuel de l'employé complet et facilement accessible à votre personnel :
- Doit être rédigé par les RH – Dans la plupart des entreprises, les RH sont responsables du manuel de l'employé. Elles connaissent bien les politiques de l'entreprise et savent comment les décrire en utilisant le langage approprié.
- Puis révisé par un professionnel du droit – Une fois que les RH ont rédigé chaque politique, le document doit être révisé par un avocat spécialisé en droit du travail.
- Inclure cette information dans le processus d'intégration des nouveaux employés – Les nouveaux employés doivent être informés de toutes les politiques contenues dans le manuel lors de leur intégration.
- Obtenir les signatures de reconnaissance des nouveaux employés – Une fois que le nouvel employé a pris connaissance du manuel, demandez-lui de signer un document confirmant qu'il comprend chaque politique.
- Mettez régulièrement à jour – Les politiques de l'entreprise évolueront au fil du temps, veillez donc à toujours mettre à jour votre manuel si nécessaire.
- Disposez d'une version numérique facilement accessible : cela facilite l'accès au manuel et garantit que les employés consultent la dernière version.
Image par Ben White
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
