Obwohl die HotDocs-Software häufig von großen Organisationen und Anwaltskanzleien verwendet wird, habe ich während meiner Zeit bei HotDocs sowohl in der Verwaltung als auch im Marketing viele andere Einsatzmöglichkeiten für die Technologie gefunden, die mir helfen, meine Arbeit effizienter zu erledigen.
Ich begann bei HotDocs als Verwaltungsassistentin. Dies war meine erste Bürotätigkeit, und ich hatte nur wenig technische Erfahrung. Meine erste Begegnung mit HotDocs hatte ich, als ich gebeten wurde, interaktive HotDocs-Vorlagen aus Formularen der Legal Aid Agency (LAA) zu erstellen. Dies war eine einfache Aufgabe, bei der ich PDF-Versionen von Formularen der LAA nahm und mit Hilfe von HotDocs Developerin HotDocs-Vorlagen umwandelte. Die Vorlagen mussten regelmäßig aktualisiert werden, und da ich mehrere hundert Vorlagen zu verwalten hatte, verbrachte ich viel Zeit damit, zu lernen, wie man PDF-Vorlagen in HotDocs mit großer Effizienz erstellt.
Nach etwa einem Jahr in der Verwaltung wechselte ich in eine neue Position in der Marketing-Abteilung, und in dieser Funktion konnte ich HotDocs noch intensiver nutzen.
Ich habe mehrere Veranstaltungen für HotDocs organisiert, darunter die HotDocs User Group Meetings. Bei diesen Treffen kommen Menschen, die HotDocs nutzen oder in Zukunft nutzen wollen, zusammen und informieren sich über unsere neuesten Entwicklungen. Bei einem dieser Treffen haben wir unsere Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung vorgestellt, HotDocs Dokumentendienste.
Im Rahmen von HotDocs User Group Meetings habe ich mit HotDocs Developer Feedback-Formulare erstellt und dann HotDocs Document Services verwendet, um die Formulare per E-Mail an die Teilnehmer zu senden und sie um Meinungen und Vorschläge für zukünftige Veranstaltungen zu bitten. Anstatt unsere Gäste zu bitten, Papierformulare auszufüllen, die oft vergessen werden oder verloren gehen, bewahrt HotDocs Document Services alle meine Formulare am gleichen Ort auf und benachrichtigt mich sogar, wenn jemand eines ausgefüllt hat. Noch besser ist, dass ich mich nicht mit unleserlicher Handschrift herumschlagen muss, da die Interviews alle online ausgefüllt werden.
Die HotDocs-Dokumentendienste sind auch ein wesentlicher Bestandteil einer anderen meiner ständigen Aufgaben im Rahmen meiner Marketingtätigkeit geworden. HotDocs arbeitet mit vielen Technologieunternehmen zusammen, die HotDocs in ihre eigene Software integrieren, HotDocs weiterverkaufen oder ihre eigenen Inhalte mit unserer Software veröffentlichen können. Wir zeigen Informationen über diese Partner auf unserer Website an. Während einer kürzlichen Überarbeitung der Website wurde ich gebeten, diese Informationen von allen unseren Partnern zu sammeln, und mir fiel sofort HotDocs Document Services als das perfekte Tool für diese Aufgabe ein.
Nachdem ich meine Vorlage in HotDocs Developer erstellt hatte, konnte ich sie schnell in HotDocs Document Services hochladen und diesen neuen Fragenkatalog in Form eines HotDocs-Interviews an jeden unserer Partner senden. Diese systematische Art der Kontaktaufnahme bedeutet, dass alle meine Fragen im gleichen Format beantwortet werden, dass sie sicher in meinem Konto gespeichert sind und ich sie bei Bedarf verwenden kann, und da die Document Services in der Cloud angesiedelt sind, können die Partner jederzeit und von überall auf ihre Interviews zugreifen, z. B. auf Laptops oder iPads.
Zusammenfassend kann ich sagen, dass ich HotDocs, obwohl ich kein Jurist bin und keinen technischen Hintergrund habe, als intuitiv bedienbar empfinde, und dass es insgesamt ein unglaubliches Werkzeug ist, um meine Dokumente unter Kontrolle zu halten, was wiederum mein Arbeitsleben einfacher und organisierter macht. HotDocs ist in Anwaltskanzleien, Banken und Unternehmen weit verbreitet, aber mir ist klar, dass HotDocs in jeder Art von Organisation eingesetzt werden kann. Überall dort, wo Dokumentationen erstellt werden müssen, macht HotDocs es einfacher.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
