Aunque el software HotDocs es utilizado con frecuencia por grandes organizaciones y bufetes de abogados, durante mi tiempo en HotDocs, tanto en Administración como en Marketing, he encontrado muchos otros usos para la tecnología que me ayudan a hacer mi trabajo de forma más eficiente.
Empecé en HotDocs como auxiliar de administración. Era mi primer trabajo de oficina y tenía muy poca experiencia técnica. Mi primer contacto con HotDocs fue cuando me pidieron que creara plantillas HotDocs interactivas a partir de formularios de la Agencia de Asistencia Jurídica (LAA). Se trataba de una tarea sencilla en la que tomaba versiones en PDF de formularios de la LAA y, utilizando HotDocs Developeren plantillas HotDocs. Las plantillas debían actualizarse con regularidad, y con varios cientos de plantillas que gestionar, pasé mucho tiempo aprendiendo a crear plantillas PDF en HotDocs con gran eficacia.
Después de más o menos un año en Administración, me trasladé a un nuevo puesto en el Departamento de Marketing, y en esta función he podido hacer un uso aún mayor de HotDocs.
He organizado varios eventos para HotDocs, incluidas las Reuniones del Grupo de Usuarios de HotDocs. Estas reuniones sirven para que las personas que utilizan HotDocs, o piensan utilizarlo en el futuro, se reúnan y se pongan al día de nuestras últimas novedades. Fue en una de estas reuniones cuando lanzamos nuestra solución de software como servicio (SaaS), HotDocs Document Services.
Como parte de la experiencia de las reuniones de grupos de usuarios de HotDocs, he creado formularios de opinión con HotDocs Developer y luego he utilizado HotDocs Document Services para enviar los formularios a los asistentes por correo electrónico, solicitando opiniones y sugerencias para futuros eventos. En lugar de pedir a nuestros invitados que rellenen formularios en papel, que a menudo se olvidan o se pierden, HotDocs Document Services mantiene todos mis formularios en el mismo lugar e incluso me avisa cuando alguien ha rellenado uno. Y lo que es mejor, no tengo que luchar contra la letra ilegible, ya que todas las entrevistas se realizan en línea.
HotDocs Document Services también se ha convertido en parte integrante de otra de mis tareas continuas en mi función de marketing. HotDocs colabora con muchas empresas tecnológicas, que pueden integrar HotDocs con su propio software, revender HotDocs o publicar sus propios contenidos utilizando nuestro software. En nuestro sitio web mostramos información sobre estos socios. Durante una reciente renovación del sitio web, me pidieron que recopilara esa información de todos nuestros socios, e inmediatamente pensé en HotDocs Document Services como la herramienta perfecta para el trabajo.
Una vez creada mi plantilla en HotDocs Developer, pude cargarla rápidamente en HotDocs Document Services y enviar este nuevo conjunto de preguntas en forma de entrevista HotDocs a cada uno de nuestros socios. Gracias a esta forma sistemática de ponerme en contacto con ellos, todas mis preguntas se responden en el mismo formato, se almacenan de forma segura en mi cuenta para que pueda utilizarlas cuando lo necesite y, como Document Services está en la nube, los socios pueden acceder a sus entrevistas en cualquier momento y desde donde quieran, en dispositivos como portátiles o iPads.
En resumen, aunque no soy abogado ni tengo formación técnica, HotDocs me ha parecido intuitivo de usar y, en general, ha sido una herramienta increíble para tener mis documentos bajo control, lo que a su vez ha hecho que mi vida laboral sea más fácil y organizada. HotDocs es ampliamente utilizado por bufetes de abogados, bancos y organizaciones empresariales; sin embargo, tengo claro que HotDocs puede utilizarse en cualquier tipo de organización. Dondequiera que sea necesario producir documentación, HotDocs lo hace más fácil.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
