Aunque el software HotDocs es utilizado con frecuencia por grandes organizaciones y bufetes de abogados, durante mi estancia en HotDocs, tanto en Administración como en Marketing, he descubierto muchos otros usos para esta tecnología que me ayudan a realizar mi trabajo de forma más eficiente.
Empecé en HotDocs como asistente administrativo. Era mi primer trabajo de oficina y tenía muy poca experiencia técnica. Mi primer contacto con HotDocs se produjo cuando me pidieron que creara plantillas interactivas de HotDocs a partir de formularios de la Agencia de Asistencia Jurídica (LAA). Se trataba de una tarea sencilla en la que tenía que tomar las versiones en PDF de los formularios de la LAA y, utilizando HotDocs Developer, las convertía en plantillas de HotDocs. Las plantillas debían actualizarse periódicamente y, con varios cientos de plantillas que gestionar, dediqué mucho tiempo a aprender a crear plantillas PDF en HotDocs con gran eficiencia.
Después de aproximadamente un año en Administración, pasé a ocupar un nuevo puesto en el Departamento de Marketing, y en este cargo he podido sacar aún más partido a HotDocs.
He organizado varios eventos para HotDocs, incluidas reuniones del grupo de usuarios de HotDocs. Estas reuniones están dirigidas a personas que utilizan HotDocs o que tienen previsto utilizarlo en el futuro, con el fin de que se reúnan y se pongan al día de nuestras últimas novedades. Fue en una de estas reuniones donde lanzamos nuestra solución de software como servicio (SaaS), HotDocs Document Services.
Como parte de la experiencia de la reunión del grupo de usuarios de HotDocs, he creado formularios de comentarios con HotDocs Developer y luego he utilizado HotDocs Document Services para enviar los formularios a los asistentes por correo electrónico, solicitando opiniones y sugerencias para futuros eventos. En lugar de pedir a nuestros invitados que rellenen formularios en papel, que a menudo se olvidan o se pierden, HotDocs Document Services guarda todos mis formularios en el mismo lugar e incluso me avisa cuando alguien ha rellenado uno. Y lo que es mejor, no tengo que lidiar con escrituras ilegibles, ya que todas las entrevistas se completan en línea.
HotDocs Document Services también se ha convertido en una parte integral de otra de mis tareas continuas en mi función de marketing. HotDocs se asocia con muchas empresas tecnológicas, que pueden integrar HotDocs con su propio software, revender HotDocs o publicar su propio contenido utilizando nuestro software. Mostramos información sobre estos socios en nuestro sitio web. Durante una reciente renovación del sitio web, me pidieron que recopilara esa información de todos nuestros socios, y enseguida pensé en HotDocs Document Services como la herramienta perfecta para esa tarea.
Una vez que creé mi plantilla en HotDocs Developer, pude subirla rápidamente a HotDocs Document Services y enviar este nuevo conjunto de preguntas en forma de entrevista de HotDocs a cada uno de nuestros socios. Gracias a esta forma sistemática de contactar con ellos, todas mis preguntas se responden en el mismo formato, se almacenan de forma segura en mi cuenta para que pueda utilizarlas cuando las necesite y, como Document Services está en la nube, los socios pueden acceder a sus entrevistas en cualquier momento y desde cualquier lugar, en dispositivos como ordenadores portátiles o iPads.
En resumen, aunque no soy abogado y no tengo formación técnica, HotDocs me parece intuitivo y, en general, ha sido una herramienta increíble para mantener mis documentos bajo control, lo que a su vez ha facilitado y organizado mi vida laboral. HotDocs es muy utilizado por bufetes de abogados, bancos y organizaciones corporativas; sin embargo, tengo claro que HotDocs se puede utilizar en cualquier tipo de organización. Siempre que sea necesario producir documentación, HotDocs lo hace más fácil.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
