Steht ein I-9-Audit in Ihrer Zukunft an? Nicht unbedingt, aber wenn Sie Arbeitnehmer beschäftigen, die in dieses Land eingewandert sind, ist es wichtig zu wissen, wie man mit dem I-9-Auditverfahren umgeht.
Was ist ein I-9 Audit?
Bei einem I-9-Audit überprüfen Beamte der Einwanderungsbehörde des Bundes die Formulare I-9 eines Arbeitgebers, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind und dass alle Mitarbeiter über die richtige Arbeitsgenehmigung verfügen. Ein Audit kann aus verschiedenen Gründen ausgelöst werden, z. B. durch Stichproben oder Meldungen ehemaliger Mitarbeiter.
Bestimmte Wirtschaftszweige sind anfälliger für I-9-Audits, z. B. die Lebensmittelproduktion. Die Prüfung kann entweder von der Einwanderungs- und Zollbehörde(Immigration and Customs Enforcement, ICE) oder von Homeland Security Investigations(HSI) durchgeführt werden.
Die Beamten brauchen zwar keinen Durchsuchungsbefehl, um eine I-9-Prüfung durchzuführen, aber sie müssen mindestens drei Tage vor der Prüfung eine Kontrollmitteilung herausgeben. Dies gibt Ihnen Zeit, die Formulare I-9 vorzulegen, insbesondere wenn sie außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden. Sie können aufgefordert werden, Unterlagen zur Überprüfung zu schicken, oder die Beamten können den Arbeitsplatz besuchen, um die Prüfung dort durchzuführen.
Die Checkliste für das I-9-Audit
Nehmen wir an, Sie wurden darüber informiert, dass die Behörden ein I-9-Audit durchführen werden. Was brauchen Sie? Um vollständig vorbereitet zu sein, müssen Sie Folgendes haben:
- Eine Liste aller derzeitigen Mitarbeiter
- Eine Liste der in den letzten drei Jahren entlassenen Mitarbeiter
- Kopien aller I-9-Formulare (elektronisch oder physisch) für aktuelle Mitarbeiter und solche, die innerhalb der Aufbewahrungsfristen gekündigt wurden
- Aktuelle Version des Formulars I-9
- Ein Audit-Protokoll
Das I-9 Auditverfahren
Alle Formulare I-9 zusammenstellen
Arbeitgeber müssen überprüfen und sicherstellen, dass für jeden einzelnen Mitarbeiter, der derzeit in den USA für sie arbeitet, ein Formular I-9 vorliegt. Wenn Sie I-9-Formulare für Nicht-Mitarbeiter haben, die für Ihre Organisation arbeiten (z. B. Freiwillige oder Berater), sollten Sie diese aus Ihrer Akte entfernen.
Als Nächstes werden Sie die I-9-Formulare nach Prioritäten ordnen. Die höchste Priorität haben derzeitige Mitarbeiter, die kein Formular I-9 haben, da dies das größte Risiko darstellt und Sie sofort überprüfen müssen, ob sie berechtigt sind, in den USA zu arbeiten. Die nächste Priorität ist die Überprüfung der I-9-Formulare der derzeitigen Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie gründlich und ordnungsgemäß ausgefüllt wurden. Schließlich sollten Sie die I-9-Formulare der entlassenen Mitarbeiter überprüfen.
Fehlende I-9-Formulare sammeln
Alle Mitarbeiter, die am oder nach dem 6. November 1986 eingestellt wurden, sollten ein I-9 Dokument vorweisen können. Ist dies nicht der Fall, müssen sie kontaktiert und angewiesen werden, die entsprechenden Unterlagen vorzulegen.
Als Arbeitgeber, der sich an diese Arbeitnehmer wendet, sollten Sie sich dafür entschuldigen, dass das Formular nicht zu Beginn des Arbeitsverhältnisses eingesammelt wurde. Sie müssen jedoch erklären, dass das Formular muss ausgefüllt werden muss (gemäß Bundesgesetz) und dass die Nichtvorlage der erforderlichen Unterlagen zu einer Kündigung führen kann. Sprechen Sie mit jedem Mitarbeiter einzeln - mündlich oder schriftlich - und bewahren Sie eine Kopie der gesamten Kommunikation in der I-9-Prüfungsakte auf.
Sie sollten ein Datum festlegen, an dem die Mitarbeiter die erforderlichen Dokumente vorlegen müssen - in der Regel sollten sie sie am nächsten Arbeitstag mitbringen müssen. Bei den Dokumenten sollte es sich um Originale handeln, und wenn die erforderlichen Dokumente vorliegen, sollte das Formular I-9 sofort ausgefüllt werden. Verwenden Sie aktuelle Daten für das Formular, auch wenn das Einstellungsdatum Jahre zurückliegt. Fügen Sie dem korrigierten Formular einen Vermerk bei, in dem Sie erklären, dass das Formular I-9 während der Prüfung ausgefüllt wurde; dies ist von entscheidender Bedeutung, da es zeigt, dass Sie sich um die Einhaltung der Vorschriften bemüht und nicht vorsätzlich gegen das Gesetz verstoßen haben.
Sobald dies abgeschlossen ist und das Formular I-9 der Akte hinzugefügt wurde, können Sie den Mitarbeiter aus der Prüfliste entfernen.
Wenn ein Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen nicht auftreiben kann, listet die USCIS bestimmte "Belege" auf, die als vorübergehender Ersatz verwendet werden können (im Allgemeinen für 90 Tage). Werden die erforderlichen Unterlagen nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens vorgelegt, muss der Arbeitnehmer gekündigt oder beurlaubt werden. Sobald der Nachweis erbracht ist, dass er berechtigt ist, in den USA zu arbeiten, kann er möglicherweise wieder für Sie arbeiten.
Audit der derzeitigen Mitarbeiter
Schnallen Sie sich an, denn dies ist der schwierigste Schritt.
Die USCIS bietet verschiedene Ressourcen an, die Ihnen helfen, diesen Prozess ordnungsgemäß durchzuführen und die Vorschriften einzuhalten. Halten Sie diese zur Hand, während Sie die Formulare I-9 durchgehen. Wie hier erläutert, können Arbeitgeber nur technische Fehler in den Abschnitten 2 und 3 korrigieren; Fehler in Abschnitt eins müssen vom Arbeitnehmer behoben werden.
Trennen Sie Ihre Formulare in zwei Dateien - eine mit den ordnungsgemäß ausgefüllten I-9-Formularen und eine zweite mit den fehlerhaften Formularen.
Alle Änderungen sollten deutlich als Korrektur dargestellt werden. Verwenden Sie eine andersfarbige Tinte, ziehen Sie einen Strich durch die fehlerhaften Angaben und versehen Sie die Änderungen mit Ihren Initialen und einem Datum, um sicherzustellen, dass sie eindeutig sind.
Bei schwerwiegenden Fehlern, z. B. wenn ganze Abschnitte nicht ausgefüllt sind oder auf unzulässigen Dokumenten beruhen, muss möglicherweise ein neues Formular I-9 ausgefüllt werden.
In jedem der drei Abschnitte gibt es einige häufige Fehler, auf die man achten sollte.
Abschnitt 1
- Unvollständiger oder fehlender Name, andere verwendete Namen (z. B. Mädchenname), Adresse oder Geburtsdatum.
- Fehlende A-Nummer/USCIS-Nummer nach Auswahl von "A Lawful Permanent Resident".
- Fehlende A-Nummer/USCIS-Nummer oder Zulassungsnummer auf Formular I-94 nach Auswahl von "Ein Ausländer, der zur Arbeit berechtigt ist bis".
- Fehlende Unterschrift oder fehlendes Datum.
- Nichteinhaltung des Einwanderungsstatus.
- Nicht ankreuzen des Kästchens "Ich habe keinen Vorbereitungsdienst oder Übersetzer in Anspruch genommen" (falls zutreffend).
Abschnitt 2
- Die Dokumente sind in der falschen Spalte aufgeführt.
- Unvollständige Angaben zu den einzelnen Dokumenten.
- Fehlender Titel, Name oder Adresse des Unternehmens.
- Fehlendes Datum der Beschäftigung/Einstellung.
- Der Vertreter der Organisation hat das Formular nicht unterzeichnet und datiert.
Abschnitt 3
- Fehlender Eintrag des Wiedereinstellungsdatums.
- Versäumnis, den neuen Namen eines Mitarbeiters anzugeben.
- Sie haben den Vordruck nicht mit Datum und Unterschrift versehen.
Überprüfen Sie Fehler und nehmen Sie Korrekturen am Formular I-9 vor.
Erstellen Sie eine Liste der fehlerhaften I-9-Formulare - dies wird das Prüfprotokoll sein. Es sollte die Namen der Mitarbeiter, die Fehler und die Maßnahmen enthalten, die zur Behebung dieser Fehler ergriffen wurden.
Dies sind einige der am häufigsten auftretenden Fehler:
- Fehlende Informationen
- Wenn in Abschnitt 1, sollte der Arbeitnehmer die fehlenden Informationen ausfüllen und mit dem aktuellen Datum paraphieren und datieren
- Wenn Dokumente oder Unterschriften in Abschnitt 2 fehlen, ist ein neues I-9 erforderlich.
- Wenn das Einstellungsdatum fehlt, sollte der Arbeitnehmer es ausfüllen und mit dem aktuellen Datum versehen.
- Wenn Dokumente oder Unterschriften in Abschnitt 3 fehlen, ist ein neues I-9 erforderlich.
- Die Dokumente in Abschnitt 2 befinden sich in den falschen Spalten
- Streichen Sie falsche Angaben durch und tragen Sie die richtigen Angaben ein. Unterschreiben und datieren Sie mit dem aktuellen Datum. Der Originalwortlaut sollte gut lesbar sein.
- Die Dokumente stimmen nicht mit denen auf dem I-9 überein
- Füllen Sie ein neues Formular mit dem aktuellen Datum aus.
- Abschnitt 3 ist unvollständig
- Bei den meisten Arbeitnehmern wird dieses Feld leer sein, da es nur ausgefüllt wird, wenn ein Arbeitnehmer neu eingestellt wird oder die Arbeitsgenehmigung erneut überprüft wird.
Wenn Sie die einzelnen Formulare des Formulars I-9 korrigieren, sollten die Korrekturen in das Protokoll des Formulars I-9 eingetragen werden.
Organisieren und Korrigieren der I-9-Formulare beendeter Mitarbeiter
Bestimmen Sie die Aufbewahrungsfrist für das Formular I-9, wenn ein Mitarbeiter gekündigt wird. Korrigieren Sie alle Fehler für gekündigte Mitarbeiter nach demselben Verfahren wie für aktuelle Mitarbeiter. Wenn Sie einen Fehler nicht korrigieren können (z. B. eine fehlende Unterschrift des Mitarbeiters), vermerken Sie dies im Prüfprotokoll und auf dem entsprechenden Formular I-9.
Schritte und Änderungen im Auditprotokoll dokumentieren
Wenn Sie die I-9-Formulare durchgehen und korrigieren und fehlende Formulare ergänzen, ordnen Sie sie und dokumentieren Sie alle Ihre Schritte. Bewahren Sie die Prüfungsunterlagen zusammen mit den Formularen I-9 oder in einer separaten Akte auf, aber achten Sie darauf, dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Vereinfachung der I-9-Audits: Dienstleistungen und Tools
Das Formular I-9 kann schwierig zu prüfen sein, aber eine effektive digitale Lösung und I-9-Auditdienste können Ihnen bei der Einhaltung der I-9-Vorschriften helfen. Von der Digitalisierung der Papierformulare bis zur laufenden I-9-Verwaltung, Tracker I-9 Einhaltung ist eine benutzerfreundliche Lösung, die von hochrangigen Einwanderungsexperten entwickelt wurde. Bis heute wurden in über 20 Jahren keine Geldstrafen gegen Kunden verhängt.
