Wie wir bereits erwähnt haben, ist das Formular I-9 (Employment Eligibility Verification) ein wichtiger Bestandteil der Compliance von Unternehmen. Auch wenn einige Unternehmen in dieser Hinsicht absichtlich gegen das Gesetz verstoßen, ist die bedauerliche Realität, dass das Ausfüllen des Formulars I-9 ein komplexes Unterfangen ist und Verstöße oft unbeabsichtigt geschehen.
Mit über 1.200 Regeln und Vorschriften und 15 Seiten Anweisungen kann das Ausfüllen des Formulars überwältigend sein - aber mit den richtigen Hilfsmitteln ist es machbar! Jetzt ist es an der Zeit, sich mit den Regeln, Vorschriften und bewährten Verfahren rund um die Aufbewahrung und Löschung von I-9 zu befassen.
I-9 Aufbewahrung: Was sind die Regeln?
Was sollte aufbewahrt werden?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre I-9-Formulare aufbewahren können. Sie können auf Papier, Mikrofilm oder Mikrofiche oder elektronisch aufbewahrt werden. Sie können sie auch in einem einzigen oder einer Kombination von Formaten aufbewahren, d. h. einige elektronisch und vielleicht ältere Versionen in Papierform. Sie können vor Ort oder extern in einer Lagereinrichtung aufbewahrt werden, müssen aber innerhalb von drei Arbeitstagen nach einer Anfrage von Regierungsbeamten zur Einsichtnahme vorgelegt werden können.
Was diese Beamten betrifft, so werden Sie höchstwahrscheinlich von Beamten des Department of Homeland Security, von Mitarbeitern der Immigrant and Employee Rights Section (IER) des Department of Justice und/oder von Mitarbeitern des Department of Labor befragt. Die Anweisungen und alle Seiten, die Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht beschriftet haben, müssen nicht aufbewahrt werden - bewahren Sie alle Seiten auf, auf denen Informationen eingetragen wurden. Unzureichende oder unvollständige Formulare stellen einen Verstoß gegen Abschnitt 274A (a)(1)(B) des INA (8 CFR Part 274a .2(f)(2)) dar.
Bei der Aufbewahrung der I-9-Formulare erfordert die elektronische Speicherung die Einrichtung einiger Kontrollen. Dazu gehören Kontrollen zur Gewährleistung der Integrität und Zuverlässigkeit des Systems, Kontrollen zur Verhinderung der unbefugten Erstellung, Änderung oder Löschung von Formularen I-9 (und entsprechende Anforderungen an die elektronische Signatur), ein Qualitätssicherungsprogramm, das das System regelmäßig bewertet, und Kontrollen zur Gewährleistung von Prüfpfaden für den Fall, dass Änderungen am Formular vorgenommen werden.
Wie lange wird das Formular I-9 aufbewahrt?
Sobald Sie das Formular I-9 korrekt und vollständig ausgefüllt haben, müssen Sie es für jeden Mitarbeiter, den Sie nach dem 6. November 1986 in den USA eingestellt haben, aufbewahren. Für die Beschäftigten im CNMI ändert sich dieses Datum auf den 27. November 2009 oder früher.
Solange ein Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist, müssen Sie das Formular I-9 aufbewahren. Dies gilt auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis kurz nach der Einstellung beendet wurde. Wie lange müssen Sie also das Formular I-9 aufbewahren, wenn ein Mitarbeiter nicht mehr für Ihr Unternehmen arbeitet?
Gemäß den Bundesvorschriften müssen Sie das Formular I-9 drei Jahre nach der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Laut USCIS lässt sich die Aufbewahrungsfrist für das Formular I-9 eines ehemaligen Mitarbeiters wie folgt berechnen (I-9-Aufbewahrungsrechner oder Formel):
- Bei einer Beschäftigungsdauer von weniger als zwei Jahren müssen Sie das Formular drei Jahre lang nach dem Datum aufbewahren, das Sie in das Feld "Erster Tag der Beschäftigung" eingetragen haben.
- Bei einer Beschäftigungsdauer von mehr als zwei Jahren bewahren Sie den Vordruck ein Jahr nach Beendigung der Tätigkeit für Sie auf.
- Nach Ablauf dieser Fristen ist es wichtig, dass die Arbeitgeber das Formular I-9 entsprechend den Aufbewahrungsanforderungen des Formulars löschen.
Wie man I-9-Formulare und -Akten effektiv aufbewahrt
Getrennt von den Personalakten aufbewahren
Bewahren Sie die I-9-Formulare immer getrennt von den Personalunterlagen der Mitarbeiter auf. Normalerweise werden sie in einer Akte oder einem Ordner aufbewahrt, auf den nur bestimmte Personen in der Personalabteilung Zugriff haben. Der Grund dafür, dass Manager (oder Vorgesetzte) keinen regelmäßigen Zugang zu diesen Unterlagen haben sollten, liegt darin, dass sie - oder andere damit zusammenhängende Dokumente - geschützte Informationen wie den Einwanderungsstatus oder die nationale Herkunft enthalten können.
Definieren Sie die drei Abschnitte
- Verwaltung
- Aktive Mitarbeiter
- Entlassene Mitarbeiter
In den meisten Formblatt-1-9-Ordnern oder -Ordnern sind diese drei Abschnitte der Einfachheit halber getrennt.
Bereich Verwaltung
Der erste Abschnitt sollte verwaltungstechnische Informationen, einschließlich relevanter Richtlinien und Unterlagen, enthalten. Zu den Dokumenten, die Sie in diesem Abschnitt ablegen sollten, gehören u. a:
- Ein Exemplar des Handbuchs für Arbeitgeber und die Anweisungen zum Formular I-9
- Erforderliche Dokumente oder Tabellen zur Verfolgung von Rückübertragungen und befristeten Visa, die in Zukunft ablaufen werden
- Sicherheitsrichtlinien, wenn Sie Ihre I-9 Unterlagen elektronisch speichern
- Dokumentation der Ergebnisse aller internen Prüfungen des Formulars I-9, die Sie durchgeführt haben. Es ist wichtig, diese Unterlagen aufzubewahren, da sie zeigen, dass Sie Maßnahmen ergriffen haben, um frühere Fehler im Zusammenhang mit dem Formular I-9 zu korrigieren, oder im Falle von verloren gegangenen oder zerstörten I-9-Dokumenten. Gegebenenfalls können Sie hier auch Informationen darüber aufbewahren, warum das Formular I-9 später ausgefüllt wurde, als es hätte ausgefüllt werden müssen. Im Falle einer formellen Prüfung des Formulars I-9 kann dies Auswirkungen auf die Geldstrafen und Bußgelder haben, denen Ihre Organisation ausgesetzt ist.
Abschnitt Aktive Mitarbeiter
Der zweite Abschnitt sollte die Formulare I-9 für aktive Mitarbeiter enthalten, die alphabetisch geordnet werden sollten. Wenn Sie sie alphabetisch nach Nachnamen ordnen, können Sie sie leicht mit Ihren aktuellen Gehaltsabrechnungsdaten abgleichen.
Abschnitt Entlassene Mitarbeiter
Der dritte und letzte Abschnitt sollte für das Formular I-9 für entlassene Mitarbeiter verwendet werden.
Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird, sollten Sie zwei I-9-Aufbewahrungsdaten berechnen. Wie oben erläutert, sollten Sie das Datum nach der Einstellung, d. h. das Datum drei Jahre nach der Einstellung, und das Datum nach der Beendigung, d. h. das Datum ein Jahr nach der Beendigung, haben. Sobald Sie diese beiden Daten festgelegt haben, können Sie das frühere Datum streichen. Das verbleibende, das spätere Datum, ist das I-9-Aufbewahrungsdatum für diesen Mitarbeiter.
Sobald das Datum feststeht, sollten die gekündigten Mitarbeiter chronologisch nach dem Verbleibsdatum geordnet werden.
Löschung von beendeten I-9s nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Wenn Sie die I-9-Formulare Ihrer entlassenen Mitarbeiter nach dem Aufbewahrungsdatum speichern, können Sie die beendeten I-9-Formulare leicht daraufhin überprüfen, ob eines der Aufbewahrungsdaten abgelaufen ist. Wenn dies der Fall ist, können Sie diese I-9-Formulare einfach abrufen und löschen.
Eine einfachere Möglichkeit zur Verfolgung und Organisation der I-9-Aufbewahrung
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