Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten für die Bereitschaft zur Einhaltung von Vorschriften

Die Grenzen zwischen Rechtsabteilung, Compliance und Risikomanagement verschwinden immer mehr. Die Rechtsabteilungen, die früher in erster Linie als Berater oder Risikominderer angesehen wurden, werden zunehmend aufgefordert, strategisch zu steuern, wie das Unternehmen gesetzliche Änderungen antizipiert, interpretiert und umsetzt.

Warum? Weil das heutige regulatorische Umfeld anders ist als alles zuvor:

• Zunehmende Durchsetzungsmaßnahmen bedeuten, dass Fehler teurer denn je sind
• Sich entwickelnde globale Mandate erfordern eine länderübergreifende Koordination
• Die zunehmende Kontrolle auf Vorstandsebene macht die Einhaltung von Vorschriften zu einer geschäftskritischen Priorität

Heute wird von der Rechtsabteilung erwartet, dass sie über die Beratung hinausgeht und die Verantwortlichkeit, Koordination und Verteidigungsfähigkeit im gesamten Unternehmen operationalisiert. Ganz gleich, ob es um die Steuerung von KI, das Management grenzüberschreitender Untersuchungen oder die Umsetzung neuer Vorschriften wie DORA oder die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) geht, die Rechtsabteilung ist heute von zentraler Bedeutung für die Fähigkeit eines Unternehmens, regulatorische Veränderungen zu antizipieren und auf sie zu reagieren.

Doch viele Rechtsabteilungen sind für diese erweiterte Rolle nicht gerüstet. Durch isolierte Systeme, unzusammenhängende Prozesse und eingeschränkte Sichtbarkeit haben sie Schwierigkeiten, der Zeit gerecht zu werden. Laut Gartners "2025 General Counsel Leadership Vision" haben 52 % der Leiter von Rechtsabteilungen und Compliance-Abteilungen in diesem Jahr Verbesserungen bei der Verfolgung und Auswertung gesetzlicher Vorschriften Priorität.

Um diese Herausforderung zu meistern, benötigen Rechtsteams vernetzte Lösungen, die ihre Abläufe in den Bereichen Recht, Compliance, Risiko und Governance vereinheitlichen. Moderne Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten bietet genau das. Wenn sie mit Systemen für die Verwaltung von Rechtsbeständen, Richtlinien und Änderungen von Vorschriften verbunden sind, werden sie zu einem zentralen Nervensystem, das die Rechtsabteilung in die Lage versetzt, mit Klarheit, Compliance und strategischer Kontrolle zu führen.

Im Folgenden wird näher erläutert, wie die Rechtsabteilung durch integriertes Sachmanagement in die Lage versetzt wird, mit der Geschwindigkeit von Risiken zu operieren und dem Wandel der Rechtsvorschriften voraus zu sein.

1. Zentralisierung von Informationen für mehr Transparenz

Einer der Hauptvorteile moderner Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten ist die Zentralisierung von Fallinformationen in einem benutzerfreundlichen und leicht zugänglichen Format. Rechtsteams können den Echtzeit-Status jeder Angelegenheit überwachen, zugehörige Dokumente verknüpfen und eine vollständige Historie führen, einschließlich der Kommunikation, der ergriffenen Maßnahmen und der Ergebnisse, die für den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften gegenüber den Aufsichtsbehörden von entscheidender Bedeutung sind. Integrierte Prüfpfade fördern Transparenz und Verantwortlichkeit und stellen sicher, dass Unternehmen auf interne und externe Prüfungen vorbereitet sind. Darüber hinaus stellen robuste Sicherheitskontrollen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Angelegenheiten zugreifen können und die Vertraulichkeit in den Rechts- und Compliance-Teams gewahrt bleibt.

Durch die Einbettung von Funktionen zur Dokumentenautomatisierung können Rechtsabteilungen nun direkt die Verwendung von zuvor genehmigten Vorlagen nutzen und durchsetzen, um die Versionskontrolle durchzusetzen, Doppelarbeit zu vermeiden und einen sicheren, rollenbasierten Zugriff in allen Rechtsabteilungen zu ermöglichen. Dies reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch für eine einheitliche Dokumentationspraxis, minimiert Compliance-Risiken und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf behördliche Anfragen oder Fristen.

2. Integration, Echtzeit-Einblicke und Skalierbarkeit

Siloartige Systeme schaffen blinde Flecken, die die Bereitschaft zur Einhaltung von Vorschriften untergraben. Durch die Integration der Verwaltung von Rechtsangelegenheiten mit Tools für die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Bestimmungen, die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften und Unternehmenssysteme wie Personal- und Finanzwesen profitieren die Rechtsteams:

• End-to-End-Transparenz über rechtliche und risikobezogene Arbeitsabläufe
• Einheitliche Berichtssprache über alle Disziplinen hinweg für genaue, unternehmensweite Einblicke
• Dashboards, die Trends in Bezug auf rechtliche Bedenken, behördliche Maßnahmen und die Arten von Angelegenheiten mit den höchsten Compliance-Risiken zeigen
• Datengesteuerte Entscheidungen, unterstützt durch KI-gestützte Analysen und maschinelles Lernen für Stimmungsanalysen und Zusammenfassungen
• Cloud-native Skalierbarkeit für konsistente Prozesse in verschiedenen Rechtsordnungen und Risikodisziplinen, die globale regulatorische Anforderungen erfüllen und lokale Anpassungen unterstützen. Dank dieser Integration können die Rechtsteams weniger Zeit mit der Suche nach Aktualisierungen verbringen und mehr Zeit für die Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Stakeholdern bei strategischen Lösungen aufwenden.

Diese Interoperabilität hilft Unternehmen, blinde Flecken bei der Einhaltung von Vorschriften zu vermeiden, und ermöglicht es ihnen, schnell auf Änderungen zu reagieren, Audits sicher zu bestehen und die Einhaltung von Vorschriften auch dann zu gewährleisten, wenn neue Vorschriften ins Spiel kommen (oder sich bestehende weiterentwickeln!).

Dank nahtloser Integrationen können Rechtsteams den gesamten Lebenszyklus einer Angelegenheit - vom Eingang bis zur Lösung - verwalten, ohne die Tools wechseln zu müssen. Dies verbessert die Zusammenarbeit, vermeidet Doppelarbeit und stellt sicher, dass sich das System an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen kann. Skalierbarkeit ist besonders wichtig für wachsende Unternehmen und globale Anwaltskanzleien, die konsistente Prozesse über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg benötigen.

3. Automatisierung manueller Arbeitsabläufe für Konsistenz und Geschwindigkeit

Moderne Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten kann mehr als nur Daten organisieren; sie verändert die Art und Weise, wie die juristische Arbeit erledigt wird. Die Automatisierung liefert wertvolle Erkenntnisse, indem sie Trends und potenzielle Risiken auf der Grundlage der durch die Workflows fließenden Daten aufzeigt. Ein Workflow für die Meldung von Vorfällen in verschiedenen Gerichtsbarkeiten kann zum Beispiel Muster aufzeigen, die auf einen zusätzlichen Schulungsbedarf hinweisen oder bedeutendere Probleme signalisieren, die Aufmerksamkeit erfordern. Automatisierungswerkzeuge rationalisieren auch sich wiederholende Verwaltungsaufgaben wie die Zuweisung von Angelegenheiten, die Weiterleitung von Genehmigungen oder die Kennzeichnung kritischer Fristen. Dies gewährleistet Konsistenz und reduziert menschliche Fehler, was beides für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich ist.

Mit einem gut strukturierten Arbeitsablauf können sich die Juristen auf höherwertige Aufgaben konzentrieren. Diese Verlagerung steigert nicht nur die Produktivität, sondern verbessert auch die Arbeitsmoral, indem sie Burnout minimiert und es den juristischen Teams ermöglicht, strategisch zu den Unternehmenszielen beizutragen.

4. Navigieren durch KI-Governance

KI ist nicht länger ein Thema für die Zukunft - sie ist eine aktuelle regulatorische Priorität. Angesichts des EU-KI-Gesetzes, das kurz vor der Verabschiedung steht, und ähnlicher Rahmenwerke, die in den USA, Kanada und anderswo in Erwägung gezogen werden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass KI-Systeme von der Entwicklung bis zum Einsatz vertrauenswürdig, transparent und rechtskonform sind.

Dies hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Rechtsteams. General Counsel (GCs) und Chief Legal Officers (CLOs) sind zunehmend gefordert, diese neuen Vorschriften nicht nur zu interpretieren, sondern auch KI-Governance-Strategien im Unternehmen mitzugestalten. Sie beraten zu Risiken, verwalten KI-bezogene Verbindlichkeiten und gestalten die funktionsübergreifenden Richtlinien, die sicherstellen, dass rechtliche, ethische und reputationsbezogene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Juristische Führungskräfte sind jedoch nicht nur Gesetzesausleger, sondern auch Lösungsarchitekten. Die geschäftsorientiertesten GCs und CLOs empfehlen die Systeme, Prozesse und Plattformen, die eine konforme KI-Entwicklung und -Nutzung unterstützen können.

Hier kommt die vernetzte Rechtstechnologie ins Spiel.

Moderne Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten - wenn sie mit Compliance-Tracking, Risikomanagement und KI-Richtlinienkontrollen integriert ist - hilft Unternehmen bei der Operationalisierung von KI-Governance:

• Verfolgung von KI-bezogenen regulatorischen Angelegenheiten und Untersuchungen in einem strukturierten, überprüfbaren System.
• Verbindung von Rechts-, Compliance- und Risikofunktionen zur Abstimmung auf sich schnell entwickelnde KI-Regeln (wie das EU-KI-Gesetz, NIST AI RMF und mehr)
• Unterstützung der grenzüberschreitenden Koordinierung, zumal die verschiedenen Rechtsordnungen unterschiedliche Verpflichtungen in Bezug auf Transparenz, Aufsicht und Nutzung von KI auferlegen

Da Unternehmen die Einführung von KI beschleunigen, müssen sich die Rechtsteams von KI-Risikobeobachtern zu KI-Governance-Führern entwickeln. Durch die Nutzung von vernetzten Plattformen können GCs und CLOs ihren Unternehmen helfen, KI-Regulierungen sicher zu navigieren und sicherzustellen, dass Innovation und Compliance Hand in Hand gehen.

5. Annahme vorantreiben: Befähigung von Teams zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Selbst die stabilste Plattform kann die Einhaltung von Vorschriften nicht gewährleisten, wenn die Rechts- und Compliance-Teams sie nicht vollständig übernehmen. Bei der Akzeptanz geht es nicht nur um die Benutzerfreundlichkeit, sondern auch darum, dass jeder Benutzer Prozesse befolgen kann, die sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen durchgängig erfüllt werden.

Moderne Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten unterstützt dies:

• Die Bereitstellung intuitiver, rollenbasierter Dashboards, die Anwälten, Rechtsanwaltsgehilfen und Compliance-Beauftragten einen klaren Überblick über kritische Fristen, juristische Warteschleifen und den Status der Angelegenheit verschaffen, verringert das Risiko verpasster Maßnahmen, die zur Nichteinhaltung von Vorschriften führen könnten.
• Wir bieten eine geführte Einarbeitung und kontextbezogene Unterstützung, um Teams bei der Abstimmung von Arbeitsabläufen und Zuständigkeiten zu helfen und sicherzustellen, dass regulatorische Aufgaben vom ersten Tag an korrekt ausgeführt werden.
• Entwicklung benutzerfreundlicher Schnittstellen, die Fehler bei der Dateneingabe und der Nachverfolgung von Vorgängen minimieren, was zu saubereren, besser vertretbaren Unterlagen für Prüfungen und Untersuchungen führt.

Wenn die Einführung beschleunigt wird, erreichen die juristischen Abläufe die von den Behörden geforderte Konsistenz, Genauigkeit und Transparenz.

Der Ansatz von Morgan Stanley zeigt, dass die Rechtsabteilung mit der richtigen Plattform und Governance skalieren, sich anpassen und Innovationen vorantreiben kann.

Jenseits von Legal Matter Management: Aufbau eines vernetzten Ökosystems für Recht und Compliance

Die Bereitschaft zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hört nicht bei der Verwaltung von Rechtsangelegenheiten auf. Um mit den sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten, benötigen Rechtsabteilungen vernetzte Systeme, die die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten, die Verwaltung von Rechtsbeständen, die Verwaltung der Einhaltung von Vorschriften und die Automatisierung von Arbeitsabläufen in einem nahtlosen Ökosystem vereinen.

Dieser integrierte Ansatz liefert:

1. Eine konsolidierte Übersicht über Risiken und Compliance über Abteilungen und Regionen hinweg
2. Optimierte Prüfungen mit einer einzigen Berichtssprache und Dashboards in Echtzeit
3. Automatisierte Arbeitsabläufe, die eine einheitliche Anwendung von Regulierungsprozessen gewährleisten
4. KI-gesteuerte Erkenntnisse zur Erkennung neuer Risiken und zur Verbesserung der Reaktionszeiten
5. Mehr Kapazität für Rechtsteams, sich auf hochwertige, strategische Arbeit zu konzentrieren, indem der Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben, Berichterstattung und Nachverfolgung minimiert wird

Durch das Aufbrechen von Silos und die Ermöglichung einer funktionsübergreifenden Zusammenarbeit erhalten Unternehmen die nötige Transparenz und Flexibilität für ein proaktives Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften.

Was kommt als Nächstes: Aufwertung der strategischen Rolle der Rechtsabteilung

Durch die Implementierung der richtigen Software für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten sind Rechtsabteilungen in einer einzigartigen Position, um von der reaktiven Einhaltung von Vorschriften zu einer proaktiven, strategischen Führung überzugehen. Da sich die rechtlichen Anforderungen ständig weiterentwickeln, müssen Rechtsteams über die Implementierung hinaus denken und sich auf kontinuierliche Optimierung, Integration und Innovation konzentrieren.

In unserem On-Demand-Webinar erfahren Sie, wie Ihr Rechtsteam die Transformation und die Einhaltung von Vorschriften vorantreiben kann: "What's the Matter? Expert Tips for Driving Seamless Matter Management" an oder nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf!