Eine Herausforderung, mit der Unternehmen überall konfrontiert sind? Unterschiedliche Systeme werden im gesamten Unternehmen implementiert, was zu mehreren Onboarding-Prozessen für Lieferanten führt.
Dies ist ein häufiges Problem. Wenn die Prozesse ad hoc erfolgen, können die verschiedenen beteiligten Interessengruppen unterschiedliche Prioritäten haben.
Das weniger als ideale Ergebnis? Unternehmen haben oft Lieferanten, die nicht mit den rechtlichen, Compliance- und Beschaffungsstandards des Unternehmens übereinstimmen. Eine Situation, in der sich niemand gerne befindet.
Warum sollte man das Onboarding von Lieferanten automatisieren?
Sowohl Mitarbeiter als auch Lieferanten verlieren, wenn E-Mail-basierte Prozesse zu versäumten Schritten und Fehlern seitens der Mitarbeiter führen. Compliance-Risiken nehmen zu, und einfache Fehler, die eigentlich auffallen müssten, wie fehlende Angaben und falsch zugeordnete Namen, können unbemerkt bleiben, bis es zu einer Unternehmensprüfung kommt.
Transparenz ist von entscheidender Bedeutung, um diese Risiken und Fehler auf ein Minimum zu reduzieren. Der gesamte Prozess der Lieferantenaufnahme besteht aus mehreren Teilprozessen, was eine weitere Herausforderung darstellen kann, wenn unterschiedliche Systeme im Einsatz sind.
Wenn Stakeholder nicht ohne Weiteres feststellen können, wo ein Prozess steht, werden sie unweigerlich auf Hindernisse stoßen. Diese führen zu einer Vielzahl von Ineffizienzen wie unnötigen Verzögerungen und unterbrochenen Kommunikationsketten.
Optimieren Sie den Prozess für sofortige Vorteile
Die Lösung besteht darin, die Einarbeitung zu optimieren und sicherzustellen, dass die richtigen Lieferanteninformationen eingegeben werden und mit den unternehmensweiten Systemen synchronisiert werden, dass alle internen und externen Richtlinien eingehalten werden und dass die von Ihren Teams befolgten Einarbeitungsprotokolle vollständig sind und über einen verifizierten Prüfpfad verfügen.
Die Digitalisierung manueller Prozesse (einschließlich aller von Lieferanten benötigten Formulare und Vereinbarungen) macht es sowohl für Lieferanten als auch für Mitarbeiter einfacher und insgesamt weniger mühsam.
Der Umgang mit problematischen Lieferanten kann schwierig sein, sobald sie Teil Ihres Lieferanten-Ökosystems sind. Mit dem richtigen Workflow können Sie wichtige Informationen erfassen, die solche Probleme von vornherein verhindern können.
Mit der richtigen Lösung zur Workflow-Automatisierung lässt sich der Onboarding-Prozess für Lieferanten (relativ) einfach beschleunigen, was fast sofortige Vorteile mit sich bringt:
- Entwerfen und starten Sie ein benutzerfreundliches Formular für die Lieferantenregistrierung, mit dem Anfragen zur Lieferantenregistrierung nachverfolgt, sortiert und automatisiert werden können.
- Workflows und Formulare können ganz einfach per Drag-and-Drop in einer Benutzeroberfläche erstellt werden, wobei Routing, Beteiligte und Benachrichtigungen für jede Phase festgelegt werden können.
- Stellen Sie sicher, dass die Datenverwaltungsstandards Ihres Unternehmens bei allen Anfragen angewendet werden, von der ersten Überprüfung bis hin zu den Audit-Trail-Funktionen.
- Workflows können spontan geändert oder aktualisiert werden, was für die Einhaltung sich ständig ändernder Vorschriften und Bestimmungen von entscheidender Bedeutung ist.
- Dokumente und Dateien, die für die jeweilige Zusammenarbeit relevant sind, werden in einem zentralen Repository gespeichert und sind nicht verstreut und mit unzureichender Versionskontrolle versehen.
- Alle Beteiligten werden zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge einbezogen .
- Prozesse wiederholen sich jedes Mal korrekt und standardisiert, egal wie kompliziert sie sind.
- Zentrale Dashboards bieten eine hervorragende Überwachung und Steuerung aller lieferantenbezogenen Prozesse.
Unser Fokus? Auf Ihren Erfolg.
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