Zu Beginn meiner Karriere als HotDocs-Entwickler habe ich mich gefragt: „Wie kann ich es einrichten, dass der Benutzer zu Beginn des Interviews eine Liste mit Namen, Adressen und ähnlichen Angaben eingeben und dann aus dieser Liste auswählen kann, ohne bereits eingegebene Daten erneut eingeben zu müssen?“ Im Laufe der Zeit habe ich ein System entwickelt, das genau das ermöglicht. Ich nenne es das „Indexed Data System“ (indiziertes Datensystem). Ich freue mich, berichten zu können, dass ich mit diesem System bereits Hunderte von Vorlagen mit großem Erfolg programmieren konnte, und ich bin dankbar, dass mir die Leute bei HotDocs die Möglichkeit gegeben haben, meine Techniken mit der Entwickler-Community zu teilen.
Was ist das indizierte Datensystem?
Das Indexed Data System ist eine innovative Sammlung von HotDocs-Codierungstechniken, die eine praktische und nützliche Alternative zu herkömmlichen Methoden der Eingabe, Speicherung und Auswahl von Daten in Interviews und der Zusammenführung der Daten in HotDocs-Vorlagen darstellt. Die gesamte Codierung erfolgt in HotDocs; es sind keine „Hacks”, Add-Ins oder externe Software erforderlich, und die Einrichtung ist für einen fortgeschrittenen Entwickler relativ einfach.
Dieses 4-minütige YouTube-Video (am besten im Vollbild-HD-Modus anzusehen) vermittelt Ihnen einen Eindruck davon, wie das System aus Sicht des Benutzers funktioniert.
Vorteile des indexierten Datensystems
Die Vorteile dieses Systems aus Sicht des Benutzers liegen auf der Hand, aber auch für Entwickler hat das System einige nette Vorteile:
- Es kann die Anzahl der Variablen, die der Entwickler für eine Vorlage oder einen Vorlagensatz erstellen muss, drastisch reduzieren.
- Jede Dropdown-Variable funktioniert unabhängig, sodass der Entwickler beliebig viele Variablen in einem einzigen Dialogfeld gruppieren kann. (Eine Dropdown-Variable ist lediglich eine spezielle Multiple-Choice-Variable, die zur Auswahl von Namen während eines Interviews verwendet wird.)
- Ermöglicht es dem Entwickler, die Liste der Namen, die durch eine Dropdown-Variable angezeigt werden, anhand einfacher oder komplexer Kriterien zu filtern und/oder zu sortieren. Beispielsweise können Sie eine Dropdown-Liste haben, die nur Kinder anzeigt, und eine andere, die nur Organisationen anzeigt, die Wohltätigkeitsorganisationen sind.
- Da alle Daten in der Antwortdatei gespeichert sind, müssen keine Verbindungen zu externen Datenbanken hergestellt werden.
- Auf Wunsch kann der Entwickler Daten aus einer oder mehreren externen Datenquellen (wie Datenbanken, Excel-Tabellen und Outlook-Kontakten) in das Indexed Data System importieren und zusammenführen und alle diese Daten einheitlich verwenden.
Vorbehalte
Das Indexed Data System basiert auf der Reihenfolge, in der die Namen zu Beginn des Interviews eingegeben werden. Wenn der Benutzer nach der Eingabe der Namen und der Auswahl Namen löscht, einfügt oder in der Liste nach oben oder unten verschiebt, kann dies zu einer Verfälschung der vom Benutzer getroffenen Auswahl führen. (Das Hinzufügen von Namen am Ende der Liste zu einem beliebigen Zeitpunkt verursacht keine Probleme.) Daher sollten Entwickler die Benutzer darauf hinweisen, die Reihenfolge der Liste nach der Auswahl nicht mehr zu ändern. (Ich habe eine Version des Indexed Data System entwickelt, die unabhängig von der Reihenfolge der Liste ist, aber diese befindet sich noch in der Testphase.)
Ein weiterer zu berücksichtigender Aspekt: Dieses System eignet sich am besten für Listen mit maximal 100 Namen. Wenn Sie mit größeren Listen arbeiten, kann dies einen spürbaren Einfluss auf die Assemblierungsgeschwindigkeit haben. Sie sollten daher einige Tests durchführen und die Vorteile und die Leistung dieses Systems gegenüber den integrierten Datenbankfunktionen von HotDocs abwägen.
Weitere Informationen
Das war also eine Einführung in das Indexed Data System. Wenn Sie daran interessiert sind, lade ich Sie ein, meinen HotDocs-Blog zu besuchen. Dort finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung eines Systems sowie einen Link zu einer Beispielvorlage, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
Über Lee Knight
Lee Knight Consulting mit Sitz in San Diego, Kalifornien, bietet professionelle Dienstleistungen im Bereich der Dokumentenautomatisierung auf Basis der HotDocs-Plattform. Zu den Dienstleistungen gehören die Entwicklung komplexer HotDocs-Vorlagen und -Interviews, die HotDocs-API-Programmierung und die Integration von HotDocs in Microsoft Office-Anwendungen. Lee Knight entwickelt seit 1999 HotDocs-Systeme.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
