Al principio de mi carrera como desarrollador de HotDocs, me pregunté: «¿Cómo puedo configurarlo para que el usuario pueda introducir una lista de nombres y direcciones y demás al principio de la entrevista y luego seleccionar elementos de la lista sin tener que volver a escribir lo que ya ha introducido?». Con el tiempo, se me ocurrió un sistema que hace precisamente eso. Lo llamo «sistema de datos indexados». Me complace informar de que he podido programar cientos de plantillas con gran éxito utilizando este sistema, y me alegra que la gente de HotDocs me haya dado la oportunidad de compartir mis técnicas con la comunidad de desarrolladores.
¿Qué es el sistema de datos indexados?
El Sistema de Datos Indexados es una innovadora colección de técnicas de codificación de HotDocs, que ofrece una alternativa cómoda y útil a los métodos convencionales de introducción, almacenamiento y selección de datos en entrevistas y fusión de datos en plantillas de HotDocs. Toda la codificación se realiza en HotDocs; no hay «hacks», complementos ni software externo involucrado, y es relativamente sencillo de configurar para un desarrollador de nivel intermedio a avanzado.
Este vídeo de YouTube de 4 minutos (que se recomienda ver en modo HD a pantalla completa) le dará una idea de cómo funciona el sistema desde la perspectiva del usuario.
Ventajas del sistema de datos indexados
La comodidad de este sistema desde la perspectiva del usuario es evidente de inmediato, pero el sistema también ofrece algunas ventajas interesantes para los desarrolladores:
- Puede reducir drásticamente el número de variables que el desarrollador necesita crear para una plantilla o un conjunto de plantillas.
- Cada variable desplegable funciona de forma independiente, por lo que el desarrollador puede agrupar tantas como sea necesario en un solo cuadro de diálogo. (Una variable desplegable es simplemente una variable de opción múltiple especializada que se utiliza para seleccionar nombres durante una entrevista).
- Permite al desarrollador filtrar y/o ordenar la lista de nombres que se muestran en un menú desplegable utilizando criterios simples o complejos. Por ejemplo, puede tener un menú desplegable que muestre solo niños y otro que muestre solo organizaciones benéficas.
- Dado que todos los datos se almacenan en el archivo de respuestas, no es necesario establecer conexiones con bases de datos externas.
- Si lo desea, el desarrollador puede importar y combinar datos de una o más fuentes de datos externas (como bases de datos, hojas de cálculo de Excel y contactos de Outlook) en el sistema de datos indexados y utilizar todos esos datos de forma unificada.
Advertencias
El sistema de datos indexados se basa en el orden en que se introducen los nombres al comienzo de la entrevista. Si, después de introducir los nombres y realizar las selecciones, el usuario borra, inserta o mueve nombres hacia arriba o hacia abajo en la lista, puede deshacer cualquier selección que haya realizado. (Añadir nombres al final de la lista en cualquier momento no causa problemas). Por lo tanto, los desarrolladores deben advertir a los usuarios que eviten cambiar el orden de la lista después de haber realizado las selecciones. (He desarrollado una versión del sistema de datos indexados que es independiente del orden de la lista, pero aún se encuentra en fase de pruebas).
Otra cosa a tener en cuenta: este sistema funciona mejor con listas de unos 100 nombres o menos. Si va a trabajar con listas más grandes, puede tener un efecto perceptible en la velocidad de ensamblaje, por lo que debe realizar algunas pruebas y sopesar las ventajas y el rendimiento de este sistema frente a las capacidades de base de datos integradas de HotDocs.
Más información
Aquí tienes una introducción al sistema de datos indexados. Si te interesa, te invito a visitar mi blog HotDocs, donde encontrarás instrucciones paso a paso para implementar un sistema, así como un enlace a una plantilla de ejemplo para que puedas empezar.
Acerca de Lee Knight
Lee Knight Consulting, con sede en San Diego, California, ofrece servicios especializados de automatización de documentos basados en la plataforma HotDocs. Los servicios incluyen el desarrollo de plantillas y entrevistas complejas de HotDocs, la programación de la API de HotDocs y la integración de HotDocs con las aplicaciones de Microsoft Office. Lee Knight lleva desarrollando sistemas HotDocs desde 1999.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
