Au début de ma carrière de développeur HotDocs, je me suis demandé : « Comment puis-je faire en sorte que l'utilisateur puisse saisir une liste de noms, d'adresses et autres informations au début de l'entretien, puis faire des sélections dans cette liste sans avoir à retaper ce qu'il a déjà saisi ? » Au fil du temps, j'ai mis au point un système qui répond exactement à cette question. Je l'ai appelé « système de données indexées ». Je suis heureux d'annoncer que j'ai pu coder des centaines de modèles avec beaucoup de succès grâce à ce système, et je suis ravi que l'équipe de HotDocs m'ait donné l'occasion de partager mes techniques avec la communauté des développeurs.
Qu'est-ce que le système de données indexées ?
Le système de données indexées est un ensemble innovant de techniques de codage HotDocs qui offre une alternative pratique et utile aux méthodes conventionnelles de saisie, de stockage et de sélection des données lors des entretiens, ainsi que de fusion des données dans les modèles HotDocs. Tout le codage est effectué dans HotDocs ; aucun « hack », module complémentaire ou logiciel externe n'est nécessaire, et la configuration est relativement simple pour un développeur de niveau intermédiaire à avancé.
Cette vidéo YouTube de 4 minutes (à visionner de préférence en mode plein écran HD) vous donnera une idée du fonctionnement du système du point de vue de l'utilisateur.
Avantages du système de données indexées
La commodité de ce système du point de vue de l'utilisateur est immédiatement évidente, mais le système présente également certains avantages intéressants pour les développeurs :
- Cela peut réduire considérablement le nombre de variables que le développeur doit créer pour un modèle ou un ensemble de modèles.
- Chaque variable déroulante fonctionne indépendamment, ce qui permet au développeur d'en regrouper autant que nécessaire dans une seule boîte de dialogue. (Une variable déroulante est simplement une variable à choix multiples spécialisée utilisée pour sélectionner des noms lors d'un entretien.)
- Permet au développeur de filtrer et/ou trier la liste des noms affichés par une variable déroulante à l'aide de critères simples ou complexes. Par exemple, vous pouvez avoir un menu déroulant qui affiche uniquement les enfants et un autre qui affiche uniquement les organisations caritatives.
- Comme toutes les données sont stockées dans le fichier de réponses, il n'est pas nécessaire d'établir des connexions à des bases de données externes.
- Si nécessaire, le développeur peut importer et combiner des données provenant d'une ou plusieurs sources externes (telles que des bases de données, des feuilles de calcul Excel et des contacts Outlook) dans le système de données indexées et utiliser toutes ces données de manière unifiée.
Mises en garde
Le système de données indexées repose sur l'ordre dans lequel les noms sont saisis au début de l'entretien. Si, après avoir saisi les noms et effectué des sélections, l'utilisateur supprime, insère ou déplace des noms vers le haut ou vers le bas dans la liste, cela peut annuler les sélections effectuées par l'utilisateur. (L'ajout de noms à la fin de la liste à tout moment ne pose aucun problème.) Les développeurs doivent donc avertir les utilisateurs d'éviter de modifier l'ordre de la liste après avoir effectué leurs sélections. (J'ai développé une version du système de données indexées qui est indépendante de l'ordre de la liste, mais elle est encore en phase de test.)
Autre élément à prendre en considération : ce système fonctionne mieux avec des listes contenant environ 100 noms ou moins. Si vous travaillez avec des listes plus longues, cela peut avoir un effet perceptible sur la vitesse d'assemblage. Vous devriez donc effectuer quelques tests et comparer les avantages et les performances de ce système à ceux des fonctionnalités de base de données intégrées à HotDocs.
Plus d'informations
Voilà, vous savez maintenant tout ce qu'il y a à savoir sur le système de données indexées. Si ce sujet vous intéresse, je vous invite à visiter mon blog HotDocs, où vous trouverez des instructions détaillées pour mettre en place un tel système, ainsi qu'un lien vers un modèle type pour vous aider à démarrer.
À propos de Lee Knight
Lee Knight Consulting, basée à San Diego, en Californie, fournit des services spécialisés d'automatisation de documents basés sur la plateforme HotDocs. Ses services comprennent le développement de modèles HotDocs complexes et d'entretiens, la programmation de l'API HotDocs et l'intégration de HotDocs aux applications Microsoft Office. Lee Knight développe des systèmes HotDocs depuis 1999.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
