Die OFCCP ist jedoch weit davon entfernt, eine erneute Genehmigung des bestehenden Dokuments anzustreben, und schlägt vor, den Umfang und die Ausführlichkeit der Antwort der Auftragnehmer auf die Erstprüfung erheblich zu erhöhen. Die vorgeschlagene Aktualisierung und die unterstützende Erklärung der OFCCP finden Sie hier. Die OFCCP bittet um Ihre Stellungnahme zu ihrem Antrag, die bis zum 20. Januar 2023 hier eingereicht werden kann.
Bei der Überprüfung nach dem Paperwork Reduction Act muss der Aufwand, den die Erstellung der zusätzlichen Informationen für die Auftragnehmer bedeutet, gegen den Nutzen der gesammelten Informationen für die Bewertung der Einhaltung der Vorschriften durch die Auftragnehmer abgewogen werden. In ihrer Begründung schätzt die OFCCP den Aufwand für das Zusammenstellen und Einreichen der angeforderten Dokumente auf etwa 39 Stunden pro Auftragnehmer. Dies entspricht der Arbeitszeit einer Person, die eine Woche lang Vollzeit arbeitet. Ist dies in Anbetracht des Umfangs der vorgeschlagenen Änderungen, die im Folgenden erläutert werden, realistisch?
Die OFCCP gibt an, dass die zusätzlichen Details eine zügige Überprüfung erleichtern werden. Wird die größere Menge an Daten die Prüfungen eher verzögern? Ist es besser, die derzeitige Praxis beizubehalten, zusätzliche Details zu einem späteren Zeitpunkt der Prüfung anzufordern, wenn die anfängliche Prüfung dies rechtfertigt?
Vertragsnehmer müssen nachweisen, dass sie handlungsorientierte Programme unterhalten
Die von der OFCCP vorgeschlagene Aktualisierung würde auf den bestehenden Vorschriften aufbauen und von den Auftragnehmern verlangen, dass sie "aktionsorientierte" Programme unterhalten und "in gutem Glauben Bemühungen zur Beseitigung festgestellter Hindernisse, zur Erweiterung der Beschäftigungsmöglichkeiten und zur Erzielung messbarer Ergebnisse" nachweisen. Ein Auftragnehmer muss "ein Auditsystem einführen, das regelmäßig die Wirksamkeit seines gesamten Programms für positive Maßnahmen misst" (41 CFR 60-2.17(c) und (d)). Wenn die ergriffenen Maßnahmen die Hindernisse für den gleichberechtigten Zugang nicht beseitigen, müssen die Auftragnehmer neue Strategien entwickeln und umsetzen.
Das Erfordernis eines handlungsorientierten Programms besteht schon seit langem. Neu ist der Ansatz, der im vorgeschlagenen Terminplanungsschreiben verfolgt wird. Er verlangt von den Auftragnehmern, dass sie in ihren ersten Prüfungsantworten detailliert darlegen, wie sie proaktiv gegen Unterrepräsentation vorgehen. Zum Beispiel muss gemäß dem vorgeschlagenen Punkt 11 der Auflistung ("Punkt 11"), wenn eine Unterrepräsentation von Menschen mit Behinderungen festgestellt wird, eine Antwort erfolgen:
... eine Beschreibung der Schritte vorlegen, die unternommen wurden, um festzustellen, ob und wo Hindernisse für die Chancengleichheit bei der Beschäftigung gemäß 41 CFR § 60-741.45(e) bestehen. Gemäß 41 CFR § 60-741.45(e) und (f) muss diese Beschreibung Ihre Bewertung der Personalprozesse, die Effektivität Ihrer Kontakt- und Rekrutierungsbemühungen, die Ergebnisse Ihres Audits des Programms für positive Maßnahmen, alle anderen Bereiche, die den Erfolg des Programms für positive Maßnahmen beeinträchtigen könnten, und eine Beschreibung aktionsorientierter Programme, die zur Behebung identifizierter Problembereiche entwickelt und durchgeführt wurden, enthalten.
Ähnliche neue Anforderungen für den Nachweis der Wirksamkeit des Programms finden sich im neuen Punkt 8 (alter Punkt 7, Wirksamkeit des Programms für Menschen mit Behinderungen) und Punkt 12 (alter Punkt 11m, Einbeziehung von Veteranen). In beiden Fällen werden Formulierungen hinzugefügt, die von den Vertragspartnern die Vorlage von Unterlagen verlangen, aus denen hervorgeht, "ob Sie glauben, dass die Gesamtheit Ihrer Bemühungen wirksam war". Punkt 25 (alter Punkt 21) würde verlangen, dass die Auftragnehmer "alle durch die Bewertung festgestellten Hindernisse für die Chancengleichheit bei der Beschäftigung" aufzeigen und die als Ergebnis der Bewertung ergriffenen Maßnahmen "einschließlich der vorgenommenen Änderungen oder neu eingeführten Verfahren" detailliert beschreiben. Punkt 7 (ein neuer Punkt) würde eine Liste aller aktionsorientierten Programme erfordern, die dazu dienen, alle Problembereiche zu beheben, die bei der vorgeschriebenen Überprüfung des Vergütungssystems nach 41 CFR 60-2.17(b)(3) festgestellt wurden.
Wenn das OMB der OFCCP erlaubt, diese Anforderungen umzusetzen, werden diese und andere unten beschriebene Ergänzungen die Prüfungsantworten anschwellen lassen. Durch die Forderung nach detaillierten Angaben zu jeder Unterrepräsentation, unabhängig davon, ob sie auf Muster und Trends im Programm des Auftragnehmers hinweist oder nicht, wird die Anforderung die Prüfungsbeantwortung für Auftragnehmer erheblich erschweren und könnte es den Compliance Officers der Agentur erschweren, sich auf ihre Prüfungsprüfung zu konzentrieren.
Verlangt die OFCCP Dokumente und Analysen
die Auftragnehmer nicht erstellen müssen?
Die vorgeschlagenen Änderungen würden Elemente der kürzlich aktualisierten Richtlinie 2022-01 "Advancing Pay Equity Through Compensation Analysis" in den vorgeschlagenen Punkt 22 (ein neuer Punkt, nicht zu verwechseln mit Punkt 7 oben) aufnehmen. Die Richtlinie ist nach wie vor umstritten, da ihre Anforderungen möglicherweise über die Anforderungen der Verordnung, die sie auslegt, hinausgehen (siehe den Blog von Circa "Was bedeutet die aktualisierte OFCCP-Richtlinie 2022-01 für Sie?) Obwohl die Richtlinie und das aktualisierte Planungsschreiben definieren, was die Agentur von den Auftragnehmern erwartet, um nachzuweisen, dass sie ihre Anforderungen an die Vergütungsprüfung erfüllt haben, verlangt 41 CFR 60-2.17(b)(3) die Erstellung keiner derartigen spezifischen Details.
Die OFCCP teilte ihre Absicht mit, das Scheduling Letter gemäß dem Paperwork Reduction Act(PRA) zu aktualisieren, der regelt, wie Bundesbehörden Informationen von der Öffentlichkeit einholen. Um die Meldepflicht über die bestehenden Vorschriften hinaus auszuweiten, ist es jedoch üblich, dass eine Behörde gemäß dem Verwaltungsverfahrensgesetz(APA) eine "Mitteilung und Stellungnahme" einholt. Das APA regelt das Verfahren zur Entwicklung und Aktualisierung von Vorschriften. Mit anderen Worten: Sollte die OFCCP die regulatorische Definition dessen, was eine "eingehende" Vergütungsprüfung ausmacht, ausweiten, bevor sie die Vorlage der spezifischen, detaillierten Informationen verlangt, die jetzt in dem vorgeschlagenen Punkt 22 umrissen werden?
Andere vorgeschlagene Scheduling Letter
Änderungen würden auch die Belastung der Auftragnehmer erhöhen
Auf Seite 2 des vorgeschlagenen Terminplanungsschreibens heißt es, dass eine "postsekundäre Einrichtung oder ein bundesstaatlicher Auftragnehmer mit einem campusähnlichen Umfeld, der mehrere AAPs unterhält", Audits für alle Arbeitsorte in der Stadt oder dem Bundesstaat der Einrichtung vorlegen muss, für die die Auditankündigung tatsächlich erfolgt ist.
Punkt 16 (derzeitiger Punkt 15) würde postsekundäre Einrichtungen verpflichten, Kopien ihrer "Integrated Postsecondary Education Data System (IPEDS) Human Resources Survey Component data collection reports" einzureichen. (Bildungseinrichtungen erstellen IPEDS anstelle der EEO-1-Berichte).
Punkt 19 (ein neuer Punkt) würde die Vorlage von Unterlagen über "Strategien und Praktiken in Bezug auf alle Mechanismen der Personalbeschaffung, -prüfung und -einstellung, einschließlich der Verwendung von künstlicher Intelligenz, Algorithmen, automatisierten Systemen oder anderen technologiebasierten Auswahlverfahren" verlangen. (Es ist denkbar, dass die OFCCP auch die Vorlage von Validierungsstudien zur Rechtfertigung des Einsatzes von künstlicher Intelligenz verlangt. Siehe 4 CFR 60-3 und das White House Office of Science and Technology Policy (OSTP) Blueprint for an AI Bill of Rights für einen Überblick über die Überlegungen der Regierung zu KI).
Der vorgeschlagene Punkt 20 (derzeitiger Punkt 18) würde die Angabe erfordern, ob es sich bei einer Beförderung um eine "wettbewerbsorientierte" oder "nicht wettbewerbsorientierte" Beförderung handelt, und die Angabe der Beendigung (Ruhestand, Verhalten usw.) erfordern.
Mit Punkt 21 (derzeitiger Punkt 19) würde sich die Menge der zu erstellenden Vergütungsdaten verdoppeln. Zusätzlich zu der derzeit geforderten Momentaufnahme der Daten für das aktuelle Planjahr würden Informationen für das vorherige Planjahr verlangt. Daten über "Faktoren, die zur Bestimmung der Vergütung herangezogen werden, wie Ausbildung, Erfahrung, Dauer der aktuellen Position", die bisher fakultativ waren, würden zur Pflicht. (Nicht alle Vertragspartner führen diese Informationen.)
Der aktualisierte Punkt 21 würde auch die Angabe der Vergütung von "Zeitarbeitskräften, einschließlich der von Personalvermittlungsagenturen überlassenen Mitarbeiter" vorschreiben - auch wenn die Auftragnehmer wahrscheinlich nicht die Vergütung der Mitarbeiter von Personalvermittlungsagenturen festlegen.
Schlussfolgerung
Wie oben in Bezug auf die Vergütungsprüfung erwähnt, würde das aktualisierte Terminplanungsschreiben spezifische, detaillierte Informationen erfordern, um die Anforderung einer Vergütungsanalyse zu erfüllen, die in 41 CFR 60-2.17(b)(3) weit gefasst ist. Die Einreichung von Prüfungen für alle Arbeitsstätten in einer Stadt oder einem Bundesstaat widerspricht der derzeitigen Praxis, nur für die speziell geprüfte Arbeitsstätte zu antworten. Sollte die OFCCP diese Änderungen ohne vorherige Ankündigung und Stellungnahme gemäß dem Verwaltungsverfahrensgesetz vorschreiben? Die Agentur hat angekündigt, dass sie bis März 2023 Aktualisierungen der Liefer- und Dienstleistungsverordnungen beantragen will. Sollte die Agentur in Erwägung ziehen, die Änderungen am Scheduling Letter aufzuschieben, bis die Änderungen an den Versorgungs- und Dienstleistungsverordnungen durch öffentliche Kommentare und eine OMB-Prüfung, die sich auf die Vor- und Nachteile einer Aktualisierung des Gesetzes konzentriert, überprüft worden sind?
Trotz der vorgeschlagenen massiven Ausweitung des Umfangs der mit einer Aktenprüfung zurückzusendenden Einzelheiten verlangt das vorgeschlagene Terminplanungsschreiben weiterhin, dass die Auftragnehmer innerhalb von 30 Tagen antworten. Der Vorschlag fügt hinzu, dass die Agentur die Durchsetzung einleiten kann, wenn der Auftragnehmer nicht innerhalb der Frist antwortet.
Es gibt sicherlich eine Menge, was die OFCCP in ihrem Antrag anspricht. Bitte reichen Sie Ihre Kommentare zur Überprüfung durch das OMB bis zum 20. Januar 2023 hier ein.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
