Loin de chercher à réautoriser le document existant, l'OFCCP propose au contraire d'accroître considérablement la portée et le niveau de détail de la réponse initiale des entrepreneurs à l'audit. La proposition de mise à jour et le document d'appui de l'OFCCP sont disponibles ici. L'OFCCP sollicite vos commentaires sur sa demande, qui peuvent être déposés ici jusqu'au 20 janvier 2023.
L'examen au titre de la loi sur la réduction des formalités administratives (Paperwork Reduction Act) nécessite de mettre en balance la charge que représente la production des informations supplémentaires pour les contractants et l'utilité des informations collectées pour l'évaluation de la conformité des contractants. Dans son exposé des motifs, l'OFCCP estime que la charge de travail liée à l'assemblage et à la soumission des documents demandés est d'environ 39 heures par entrepreneur. Cela correspond à une personne travaillant à temps plein pendant une semaine. Compte tenu de l'éventail des modifications proposées ci-dessous, ce chiffre est-il réaliste ?
L'OFCCP affirme que les détails supplémentaires faciliteront un examen rapide. L'augmentation de la masse de données ne risque-t-elle pas au contraire d'enliser les audits ? Est-il préférable de maintenir la pratique actuelle consistant à demander des détails supplémentaires plus tard au cours de l'audit, si et lorsque l'examen initial le justifie ?
Les contractants devront prouver qu'ils maintiennent des programmes orientés vers l'action
La mise à jour proposée par l'OFCCP s'appuierait sur les dispositions réglementaires existantes pour exiger des entrepreneurs qu'ils maintiennent des programmes "orientés vers l'action" et qu'ils fassent preuve "d'efforts de bonne foi pour supprimer les obstacles identifiés, élargir les possibilités d'emploi et produire des résultats mesurables". Un contractant doit mettre en œuvre "un système d'audit qui mesure périodiquement l'efficacité de l'ensemble de son programme d'action positive" (41 CFR 60-2.17(c) et (d)). Si les mesures prises ne permettent pas de remédier aux obstacles à l'égalité d'accès, les contractants doivent élaborer et mettre en œuvre de nouvelles stratégies.
L'exigence d'un programme orienté vers l'action existe depuis longtemps. Ce qui est nouveau, c'est l'approche adoptée dans la lettre de programmation proposée. Elle exige que les contractants détaillent la manière dont ils traitent de manière proactive la sous-représentation dans leurs réponses initiales à l'audit. Par exemple, en vertu du paragraphe 11 de la liste détaillée proposée ("point 11"), si une sous-utilisation "quelconque" des personnes handicapées est constatée, la réponse doit :
... fournir une description des mesures prises pour déterminer si et où il existe des obstacles à l'égalité des chances en matière d'emploi, conformément au 41 CFR § 60-741.45(e). Conformément au 41 CFR § 60-741.45(e) et (f), cette description doit inclure votre évaluation des processus de gestion du personnel, l'efficacité de vos efforts de sensibilisation et de recrutement, les résultats de l'audit de votre programme d'action positive, tout autre domaine susceptible d'affecter la réussite du programme d'action positive, ainsi qu'une description des programmes orientés vers l'action développés et exécutés pour remédier à tout problème identifié.
De nouvelles exigences similaires pour démontrer l'efficacité du programme se trouvent dans le nouveau point 8 (ancien point 7, efficacité de la sensibilisation au programme d'invalidité) et le point 12 (ancien point 11m, sensibilisation des anciens combattants). Les deux ajoutent un libellé qui exigerait que les contractants soumettent une documentation indiquant "si vous pensez que l'ensemble de vos efforts ont été efficaces". Le point 25 (ancien point 21) exigerait que les contractants identifient "tout obstacle à l'égalité des chances en matière d'emploi identifié par l'évaluation" et détaillent les mesures prises "y compris les modifications apportées ou les nouveaux processus ajoutés" à la suite de l'évaluation. Le point 7 (nouveau point) exigerait une liste identifiant tous les programmes orientés vers l'action conçus pour corriger tout problème identifié lors de l'examen obligatoire du système de rémunération (41 CFR 60-2.17(b)(3)).
Si l'OMB autorise l'OFCCP à mettre en œuvre ces exigences, ces ajouts et d'autres décrits ci-dessous gonfleront les réponses d'audit. En exigeant des détails sur toute sous-représentation, qu'elle soit ou non révélatrice de schémas et de tendances dans le programme des contractants, l'exigence compliquera considérablement la réponse d'audit pour les contractants et pourrait empêcher les agents de conformité des agences de se concentrer sur leur examen d'audit.
L'OFCCP demande-t-elle des documents et des analyses
que les entrepreneurs ne sont pas tenus de créer ?
Les changements proposés incorporeraient des éléments de la directive 2022-01 "Advancing Pay Equity Through Compensation Analysis" récemment mise à jour dans l'article 22 proposé (un nouvel article à ne pas confondre avec l'article 7 ci-dessus). La directive reste controversée car ses exigences peuvent dépasser celles énoncées dans le règlement qu'elle interprète (voir le blog de Circa "What does OFCCP's Updated Pay Directive 2022-01 Mean to You ?"). Bien que la directive et la lettre de programmation actualisée définissent ce que l'Agence attend des entrepreneurs pour montrer qu'ils ont satisfait à leurs exigences en matière d'examen de la rémunération, 41 CFR 60-2.17(b)(3) n'exige pas la création d'un tel détail spécifique.
L'OFCCP a notifié son intention de mettre à jour la lettre de programmation conformément à la loi sur la réduction des formalités administratives(Paperwork Reduction Act- PRA), qui régit la manière dont les agences fédérales collectent des informations auprès du public. Toutefois, pour étendre l'obligation de déclaration au-delà de la réglementation en vigueur, il est d'usage qu'une agence sollicite un avis et des commentaires en vertu de la loi sur la procédure administrative(Administrative Procedure Act, APA). L'APA régit le processus d'élaboration et de mise à jour des règlements. En d'autres termes, l'OFCCP devrait-elle élargir la définition réglementaire de ce qui constitue un examen "approfondi" de la rémunération avant d'exiger la production des informations spécifiques et détaillées décrites dans la proposition d'article 22 ?
Autres propositions de lettres de programmation
Les changements augmenteraient également la charge pour les entrepreneurs
La page 2 de la lettre de programmation proposée indique qu'un "établissement d'enseignement supérieur ou un contractant fédéral ayant une structure de type campus et gérant plusieurs PAA" doit soumettre des audits pour tous les lieux de travail, soit dans la ville, soit dans l'État de l'établissement pour lequel l'avis d'audit a effectivement été donné.
Le point 16 (actuel point 15) exigerait que les établissements d'enseignement postsecondaire soumettent des copies de leurs "rapports de collecte de données de la composante enquête sur les ressources humaines du système intégré de données sur l'enseignement postsecondaire (IPEDS)". (Les établissements d'enseignement créent l'IPEDS au lieu de soumettre l'EEO-1).
Le point 19 (un nouveau point) exigerait la production d'une documentation sur les "politiques et pratiques concernant tous les mécanismes de recrutement, de sélection et d'embauche, y compris l'utilisation de l'intelligence artificielle, d'algorithmes, de systèmes automatisés ou d'autres procédures de sélection fondées sur la technologie". (L'OFCCP pourrait vraisemblablement inclure la production d'études de validation pour justifier l'utilisation de l'intelligence artificielle. Voir 4 CFR 60-3 et le Blueprint for an AI Bill of Rights de l 'Office of Science and Technology Policy (OSTP) de la Maison Blanche pour une vue d'ensemble de la réflexion de l'administration sur l'IA).
Le point 20 proposé (point 18 actuel) exigerait de préciser si une promotion est "compétitive" ou "non compétitive" et de fournir des détails sur la cessation d'emploi (retraite, conduite, etc.).
La rubrique 21 (actuelle rubrique 19) doublerait la quantité de données à produire sur les rémunérations. Elle exigerait des informations pour l'exercice précédent en plus de l'instantané des données relatives à l'exercice considéré, actuellement requis. Les données sur les "facteurs utilisés pour déterminer la rémunération de l'emploi, tels que la formation, l'expérience, le temps passé au poste actuel", qui étaient facultatives, deviendraient obligatoires. (Tous les entrepreneurs ne conservent pas ces informations).
Le point 21 actualisé exigerait également de fournir des informations détaillées sur la rémunération des "employés temporaires, y compris ceux fournis par les agences de recrutement" - même si les entrepreneurs ne sont pas susceptibles de fixer le salaire des employés des agences de recrutement.
Conclusion
Comme indiqué ci-dessus à propos de l'examen des rémunérations, la lettre de programmation actualisée exigerait des informations spécifiques et détaillées pour répondre à l'exigence d'analyse des rémunérations que le 41 CFR 60-2.17(b)(3) définit de manière large. La soumission d'audits pour tous les lieux de travail d'une ville ou d'un État contredit la pratique actuelle qui consiste à ne répondre que pour le lieu de travail spécifiquement audité. L'OFCCP devrait-elle exiger ces changements sans préavis ni commentaires en vertu de la loi sur les procédures administratives (Administrative Procedures Act) ? L'Agence a fait savoir qu'elle prévoyait de demander des mises à jour des règlements relatifs aux fournitures et aux services d'ici mars 2023. L'Agence devrait-elle envisager de reporter les modifications de la lettre de programmation jusqu'à ce que les modifications des réglementations en matière de fournitures et de services soient examinées par le biais de commentaires publics et d'un examen de l'OMB axé sur les avantages et les inconvénients d'une mise à jour de la loi ?
Malgré l'augmentation massive proposée de la quantité de détails à renvoyer lors d'un contrôle sur pièces, la lettre de programmation proposée exige toujours que les contractants répondent dans un délai de 30 jours. La proposition ajoute que l'Agence peut prendre des mesures d'exécution si le contractant ne répond pas dans le délai imparti.
La demande de l'OFCCP comporte certainement de nombreux points à aborder. Veuillez poster vos commentaires pour examen par l'OMB d'ici le 20 janvier 2023 .
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
