Nicht jeder Mitarbeiter wird bei jeder Leistungsbeurteilung die Erwartungen erfüllen. Es ist Aufgabe der Personalverantwortlichen und Führungskräfte, ihnen dabei zu helfen, ihre Leistung zu steigern und wieder einen guten Ruf zu erlangen. Leistungsverbesserungspläne sind effektiv, weil sie vom Mitarbeiter verlangen, Verantwortung für seine Leistung zu übernehmen, während er sich gleichzeitig von seinem Unternehmen unterstützt fühlt.
Warum sind Leistungsverbesserungspläne wichtig?
Leistungsverbesserungspläne zu erstellen ist zeitaufwendig, umfasst oft mehrere Schritte und erfordert ständiges Feedback. Warum ist es besser, all dies zu durchlaufen, als den Mitarbeiter einfach zu entlassen oder ihm zu erlauben, weiterzumachen und unterdurchschnittliche Leistungen zu erbringen?
Wenn sie richtig geschrieben sind, können Leistungsverbesserungspläne:
Reduzieren Sie die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter: Wenn ein Unternehmen eine hohe Fluktuation hat, kann dies die Unternehmenskultur zerstören. Eine hohe Fluktuation erschwert es den Mitarbeitern, sinnvolle Beziehungen untereinander aufzubauen, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten und sich unterstützt zu fühlen. Wenn Mitarbeiter ständig kündigen oder entlassen werden, werden selbst die besten und zufriedensten Mitarbeiter nach anderen Möglichkeiten suchen.
Verbessern Sie bereits hervorragende Leistungen: Ein Plan zur Leistungsverbesserung muss nicht nur für Mitarbeiter erstellt werden, die Schwierigkeiten haben. Wenn jemand innerhalb des Unternehmens aufsteigen oder eine andere Position übernehmen möchte, können Sie diese Pläne als Sprungbrett erstellen, um ihn dorthin zu bringen. Sie können sie auch nutzen, um Mitarbeiter zu motivieren, deren Leistung nachzulassen scheint, obwohl sie ihre Ziele noch erreichen.
Zeit sparen: Fluktuation kostet Arbeitgeber viel Zeit und Geld. Die Einstellung neuer Mitarbeiter erfordert Zeit für die Erstellung von Stellenanzeigen, Vorstellungsgespräche mit Bewerbern, die Ausarbeitung von Verträgen, die Durchführung eines mindestens einwöchigen Einarbeitungsprozesses und die Erledigung von Formalitäten. Das Verfassen eines PIP und die Nachverfolgung dauern mit den richtigen Tools nur wenige Stunden.
Wann ist ein Plan zur Leistungsverbesserung eines Mitarbeiters angebracht?
Pläne zur Leistungsverbesserung von Mitarbeitern sind in einer Vielzahl von Situationen angebracht. Sie werden am häufigsten eingesetzt, wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat oder in seiner Leistung zurückfällt.
Manager müssen in der Lage sein, Anzeichen für mangelnde Leistung während des gesamten Bewertungsprozesses oder im allgemeinen Arbeitsalltag zu erkennen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Mitarbeiter einen PIP benötigt, finden Sie hier einige der häufigsten Anzeichen, die darauf hindeuten könnten:
- Abnehmendes Engagement
- Manager vermeiden
- Sich viel Zeit nehmen
- Sich zu sehr auf Kollegen verlassen
- Nichteinhaltung von Fristen
- Ausrasten
- Plötzliche Persönlichkeitsveränderung
Die Einführung eines Leistungsverbesserungsplans kann dazu beitragen, einen Mitarbeiter, der einen sanften Schubs in die richtige Richtung braucht, wieder auf den richtigen Weg zu bringen oder kleinere Problembereiche zu korrigieren. Außerdem gibt es der Personalabteilung die Möglichkeit, mit dem Mitarbeiter zu sprechen, um herauszufinden, ob hinter der Leistungsänderung noch etwas anderes steckt.
Wie man den besten Leistungsverbesserungsplan schreibt
Den besten Leistungsverbesserungsplan zu schreiben ist nicht einfach, aber je öfter Sie solche Pläne schreiben, desto leichter wird es. Das Zusammenstellen aller Informationen sollte nicht allzu viel Zeit in Anspruch nehmen und kann durch den Einsatz eines Leistungsmanagement-Tools effizienter gestaltet werden.
Jedes Unternehmen wird seine Pläne anders formulieren, aber der allgemeine Ablauf sollte ähnlich sein:
- Legen Sie fest, was die Ausgangsbasis für eine bestimmte Rolle oder einen bestimmten Mitarbeiter ist. Seien Sie dabei so konkret wie möglich und berücksichtigen Sie alle Bereiche der Tätigkeit einer Person.
- Schaffen Sie eine Möglichkeit, um zu messen, ob ein Mitarbeiter seine Ziele erreicht hat oder nicht. Eine gute Möglichkeit dafür ist die Verwendung des SMART-Frameworks, um Ihre Ziele schriftlich festzuhalten.
- Finden Sie Wege, Ihren Mitarbeitern zu helfen. Sie sollten nicht das Gefühl haben, dass sie bei dieser Aufgabe auf sich allein gestellt sind. Sie können zusätzliche Schulungen, Mentoring, Coaching oder Tools anbieten.
- Erstellen Sie einen Zeitplan für die Rücksprache mit Ihrem Mitarbeiter. Dies kann entweder persönlich oder über eine Online-Umfrage oder ein Online-Formular erfolgen. Regelmäßige Rücksprachen sorgen dafür, dass Ihr Mitarbeiter sich weiterhin für den Plan engagiert.
- Sprechen Sie offen über die Konsequenzen, wenn der Mitarbeiter seine Ziele nicht erreicht oder zumindest keine Fortschritte macht. Sie sollten sich jedoch darauf konzentrieren, ihn zu verbessern, und nicht darauf, ihn zu tadeln oder zu bestrafen.
Während des gesamten Prozesses ist es wichtig, freundlich und ruhig zu bleiben und sicherzustellen, dass alle Ihre Mitteilungen auf Verbesserungen abzielen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Mitarbeiter glauben, dass sie unabhängig von ihrem Verhalten entlassen werden.
Prozess zur Leistungsverbesserung
In der Regel ist ein Leistungsverbesserungsplan Teil einer Reihe von Maßnahmen, die entweder im Rahmen des Leistungsbeurteilungsprozesses oder dann ergriffen werden, wenn ein Mitarbeiter Anzeichen für eine unterdurchschnittliche Leistung zeigt. Die meisten Unternehmen gliedern diesen Prozess in mehrere Schritte:
- Arbeiten Sie mit Führungskräften und Vorgesetzten zusammen, um festzustellen, worauf der Mitarbeiter seine Verbesserungsbemühungen konzentrieren muss.
- Der Personalverantwortliche oder Vorgesetzte erstellt den PIP-Plan.
- Es ist ein formelles Treffen geplant, um das Dokument zu besprechen und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die Bedingungen des Plans versteht. Während dieses Treffens sollte der Mitarbeiter Fragen stellen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Dem Plan wird ein Datum zugewiesen. In der Regel haben PIPs eine Laufzeit von 90 oder 120 Tagen.
- Der Personalverantwortliche und der Mitarbeiter unterzeichnen das Dokument, um zu bestätigen, dass sie dessen Inhalt verstanden haben.
Nach Unterzeichnung der Vereinbarung beginnt ein weiterer Prozess. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seine Leistung anhand der im Plan beschriebenen Schritte zu verbessern. Dazu kann die Verbesserung der Pünktlichkeit gehören, wobei Lernmanagement-Software zur Verbesserung seiner Fähigkeiten, die Zusammenarbeit mit einem Mentor, um ein besseres Verständnis seiner Position zu erlangen, oder einfach die Verbesserung seiner Einstellung.
PIPs sind am wirkungsvollsten, wenn sie zusammen mit Bewertungen verwendet werden.
Der beste Zeitpunkt für die Einführung und Umsetzung eines PIP ist, wenn Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter zu einem Leistungsgespräch zusammensetzen. Dies ist ein Übergang zum Thema Verbesserungsbedarf, und Sie können sich anhand der Selbsteinschätzung Ihres Mitarbeiters ein Bild von dessen Sichtweise machen.
Die Tools, die Sie für Leistungsbeurteilungen verwenden, sind hier von Bedeutung – mit dem richtigen Tool erhalten Sie alle Informationen, die Sie nicht nur für die Leistungsbeurteilung, sondern auch für den PIP benötigen. Trakstar Perform ist ein fantastisches Tool für Leistungsbeurteilungen, das eine Reihe von Funktionen enthält, mit denen Sie eine 360-Grad-Beurteilung durchführen können.
Mit Trakstar Perform können Sie:
- Senden Sie zu jedem Zeitpunkt im Jahr „Check-in“-Fragebögen, auch um Updates zu PIPs zu erhalten.
- Erhalten Sie genaue, aussagekräftige Einblicke von Ihren Mitarbeitern darüber, wie sie ihre Arbeit empfinden.
- Setzen Sie sich Ziele für Ihren PIP, die Sie anschließend überwachen können.
- Finden Sie heraus, wer Ihre Leistungsträger sind, damit Sie Mentoren für diejenigen finden können, die Hilfe benötigen.
- Bestimmen Sie diejenigen, die Leistungsverbesserungspläne benötigen.
- Messen Sie das Engagement während des gesamten Überprüfungsprozesses.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Trakstar.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Trakstar, einen führenden Anbieter von Lösungen für Leistungsmanagement, Talentakquise und Personalanalyse. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um das umfassendere Engagement von Mitratech bei der Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Lernen und zur Entwicklung - sowie die Integration von Best Practices zur Einhaltung von HR-Richtlinien in unser wachsendes Personalportfolio widerzuspiegeln.
