Tous les employés ne répondront pas aux attentes lors de chaque évaluation de performance. Il appartient aux responsables RH et aux managers de les aider à améliorer leurs performances et à retrouver un bon niveau. Les plans d'amélioration des performances sont efficaces, car ils exigent des employés qu'ils s'approprient leurs performances tout en se sentant soutenus par leur organisation.
Pourquoi les plans d'amélioration des performances sont-ils importants ?
Les plans d'amélioration des performances prennent beaucoup de temps à rédiger, comportent souvent plusieurs étapes et nécessitent un retour d'information constant. Pourquoi est-il préférable de passer par toutes ces étapes plutôt que de simplement licencier l'employé ou de le laisser continuer à travailler sans effort et avec des performances insuffisantes ?
Lorsqu'ils sont rédigés correctement, les plans d'amélioration des performances peuvent :
Réduire le roulement du personnel : Lorsqu'une entreprise connaît un roulement important de son personnel, cela peut nuire à sa culture d'entreprise. Le roulement rend plus difficile pour les employés de nouer des relations significatives entre eux, de travailler vers des objectifs communs et de se sentir soutenus. Lorsque les gens quittent ou sont licenciés en permanence, même les meilleurs employés, les plus heureux, commencent à chercher d'autres opportunités.
Améliorer des performances déjà excellentes : Un plan d'amélioration des performances ne doit pas nécessairement être réservé aux employés en difficulté. Si quelqu'un souhaite gravir les échelons au sein de l'entreprise ou occuper un autre poste, vous pouvez rédiger ces plans comme un tremplin pour l'aider à atteindre son objectif. Vous pouvez également les utiliser pour redresser la situation d'employés dont les performances semblent baisser, même s'ils atteignent toujours leurs objectifs.
Gagnez du temps : Le roulement du personnel coûte beaucoup de temps et d'argent aux employeurs. L'embauche de nouveaux employés nécessite de consacrer du temps à la création d'offres d'emploi, à l'entretien des candidats, à la rédaction de contrats, à la mise en place d'un processus d'intégration d'au moins une semaine et à l'accomplissement des formalités administratives. La rédaction d'un PIP et son suivi ne vous prendront que quelques heures si vous disposez des bons outils.
Quand un plan d'amélioration des performances d'un employé est-il approprié ?
Les plans d'amélioration des performances des employés sont appropriés dans diverses circonstances. Ils sont le plus souvent utilisés lorsqu'un employé rencontre des difficultés ou accuse un retard dans ses performances.
Les managers doivent être capables de repérer les signes de sous-performance tout au long du processus d'évaluation ou dans le cadre du travail quotidien. Si vous n'êtes pas sûr qu'un employé ait besoin d'un PIP, voici quelques-uns des signes les plus courants qui pourraient indiquer qu'un PIP serait utile :
- Baisse de l'engagement
- Éviter les managers
- Prendre beaucoup de congés
- Se fier trop à ses collègues
- Non-respect des délais
- S'en prendre violemment à quelqu'un
- Changement soudain de personnalité
La mise en place d'un plan d'amélioration des performances peut aider à remettre sur la bonne voie un employé qui a besoin d'un petit coup de pouce dans la bonne direction ou à corriger des problèmes mineurs. Cela donne également aux RH l'occasion de discuter avec l'employé afin de déterminer si le changement dans ses performances cache autre chose.
Comment rédiger le meilleur plan d'amélioration des performances
Rédiger le meilleur plan d'amélioration des performances n'est pas facile, mais plus vous en rédigez, plus cela devient facile. Tout mettre en place ne devrait pas prendre trop de temps et peut être rendu plus efficace en utilisant un outil de gestion des performances.
Chaque entreprise rédigera ses plans différemment, mais le déroulement général devrait être similaire :
- Déterminez quelle est la base de référence pour un poste ou un employé en particulier. Soyez aussi précis que possible, en incluant tous les aspects du travail de la personne.
- Créez un moyen de mesurer si un employé a atteint ses objectifs ou non. Une excellente façon d'y parvenir consiste à utiliser le cadre SMART pour rédiger vos objectifs.
- Trouvez des moyens d'aider votre employé. Il ne doit pas se sentir seul dans cette démarche. Vous pouvez lui proposer une formation supplémentaire, un mentorat, un accompagnement ou des outils.
- Établissez un calendrier pour faire le point avec votre employé. Cela peut se faire en personne ou au moyen d'un sondage ou d'un formulaire en ligne. Des vérifications régulières permettront à votre employé de rester engagé dans le plan.
- Parlez franchement des conséquences si l'employé n'atteint pas ses objectifs ou ne fait pas au moins des progrès. Cependant, vous devez vous concentrer sur l'amélioration de ses performances, et non sur les réprimandes ou les sanctions.
Tout au long du processus, il est important de rester aimable, calme et de veiller à ce que toutes vos communications aient pour objectif l'amélioration. La dernière chose que vous souhaitez, c'est que votre employé pense qu'il sera licencié quoi qu'il fasse.
Processus du plan d'amélioration du rendement
En général, un plan d'amélioration des performances s'inscrit dans une série d'événements qui surviennent soit dans le cadre du processus d'évaluation des performances, soit lorsqu'un employé montre des signes de sous-performance. La plupart des entreprises décomposent ce processus en plusieurs étapes :
- Collaborez avec les responsables et les superviseurs afin de déterminer les domaines dans lesquels l'employé doit concentrer ses efforts d'amélioration.
- Le responsable des ressources humaines ou le superviseur rédige le plan PIP.
- Une réunion officielle est prévue pour examiner le document et s'assurer que l'employé comprend les conditions du plan. Au cours de cette réunion, l'employé doit poser des questions afin de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
- Une date est attribuée au plan. En général, les PIP ont une durée de 90 ou 120 jours.
- Le responsable des ressources humaines et l'employé signent le document pour confirmer qu'ils en ont pris connaissance.
Une fois l'accord signé, un autre processus sera lancé. L'employé est chargé d'améliorer ses performances en suivant les étapes décrites dans le plan. Cela peut inclure l'amélioration de la ponctualité, l'utilisation d'un logiciels de gestion de l'apprentissage pour améliorer ses compétences, travailler avec un mentor pour mieux comprendre son poste ou simplement améliorer son attitude.
Les PIP sont plus efficaces lorsqu'ils sont utilisés avec des avis
Le meilleur moment pour présenter et mettre en œuvre un PIP est lorsque vous vous asseyez pour faire le point sur les performances de votre employé. Cela vous permettra d'aborder la nécessité d'améliorer certaines choses et d'obtenir le point de vue de votre employé sur la base de son auto-évaluation.
Les outils que vous utilisez pour les évaluations de performance sont importants ici : vous pouvez obtenir toutes les informations dont vous avez besoin non seulement pour l'évaluation de performance, mais aussi pour le PIP lorsque vous utilisez le bon outil. Trakstar Perform est un fantastique outil d'évaluation de performance qui contient une suite de fonctionnalités vous permettant d'effectuer une évaluation à 360 degrés.
Avec Trakstar Perform, vous pourrez :
- Envoyez des questionnaires de « suivi » à tout moment de l'année, notamment pour obtenir des informations actualisées sur les PIP.
- Obtenez des informations précises et pertinentes de la part de vos employés sur leur perception de leur travail.
- Fixez des objectifs pour votre PIP que vous pourrez ensuite suivre.
- Identifiez vos meilleurs éléments afin de trouver des mentors pour ceux qui ont besoin d'aide.
- Identifier les personnes qui ont besoin d'un plan d'amélioration des performances
- Mesurer l'engagement tout au long du processus d'examen
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Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Trakstar.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Trakstar, un fournisseur de premier plan de solutions de gestion de la performance, d'acquisition de talents et d'analyse de la main-d'œuvre. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'engagement plus large de Mitratech à soutenir l'ensemble du cycle de vie des employés - du recrutement et de l'intégration à l'apprentissage et au développement - ainsi que l'intégration des meilleures pratiques de conformité RH dans notre portefeuille croissant de ressources humaines.
