Der Weg in die Zukunft für moderne Unternehmen ist geprägt von Unsicherheiten aufgrund zunehmender Störungen, darunter Pandemien, Cyberangriffe, soziale Unruhen und die steigende Häufigkeit von Naturkatastrophen. Die Erstellung einer robusten Strategie für die Geschäftskontinuitätsplanung wird durch die verstärkte Kontrolle durch Aufsichtsbehörden, höhere Erwartungen von Kunden und sich wandelnde technologische Anforderungen noch intensiver. All diese Faktoren üben Druck auf diejenigen aus, die mit der Entwicklung eines umfassenden Geschäftskontinuitätsplans und einer Geschäftsauswirkungsanalyse betraut sind. Allerdings befindet sich nicht jedes Unternehmen in einem fortgeschrittenen Stadium der Geschäftsresilienz, dennoch muss der Betrieb jederzeit reibungslos laufen. Preparis Planner bietet die Tools, um die Planung der Geschäftskontinuität zu vereinfachen und zu optimieren, während Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter.
Was ist Preparis Planner?
Preparis Planner ist ein Tool für die Planung und Vorbereitung der Geschäftskontinuität, das Ihren BC-Managementprozess optimiert, vereinfacht und unterstützt. Eswurde für Fachleute entwickelt, die für die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans verantwortlich sind und die Zustimmung und das Feedback aller Abteilungen ihres Unternehmens benötigen, aber den gesamten Prozess zentral verwalten.
Im Gegensatz zu anderen Optionen, die teure Berater, komplexe und kostspielige Software oder arbeits- und zeitintensive Prozesse beinhalten können, bietet Preparis Planner ein einfaches Tool, mit dem die Planung der Geschäftskontinuität für Unternehmen jeder Größe realisierbar wird.
Als vielbeschäftigter Fachmann, der mit mehreren Projekten betraut ist, wissen Sie, wie wichtig eine gute Notfallplanung ist. Zeit ist jedoch ein entscheidender Faktor. Preparis Planner hilft Ihrem Unternehmen nicht nur dabei, seine Mission zu erfüllen und Sie bei Ihrer Hauptaufgabe zu unterstützen, sondern wurde auch für folgende Zwecke entwickelt:
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Sich schnell an organisatorische Veränderungen anpassen.
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Optimieren Sie Planung und Schulung.
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Unterstützung der Entwicklung von BC-Metriken.
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Das BC-Programm vorantreiben, Innovation und Fortschritt fördern.
Herausforderungen für die Geschäftskontinuität, angegangen durch Preparis Planner
Die Erstellung einer Strategie zur Geschäftskontinuität kann sich als mühsame und gewaltige Aufgabe erweisen. Wie fängt man damit an? Wen muss man in den BCP-Prozess einbeziehen? Und wie stellt man sicher, dass der Plan bei Bedarf von der dafür zuständigen Person aktualisiert wird? Diese und viele andere häufige Hindernisse für Geschäftskontinuitätsprogramme können durch eine umfassende Plattform beseitigt werden, die alle Prozesse des Geschäftskontinuitätsmanagements rationalisiert und die folgenden Herausforderungen angeht.
a. Mangelnde Ressourcen
Geschäftskontinuität ist in jedem Fall eine Investition. Allerdings sind damit bestimmte Kosten verbunden. Der Versuch, einrobustes Geschäftskontinuitätsprogrammzu betreiben, kann eine Herausforderung sein, wenn Ihnen das Budget, die Arbeitskräfte oder die Ressourcen fehlen, um die Dinge ordnungsgemäß zu erledigen.
Eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie alles bekommen, was Sie brauchen, ist die Erstellung eines klaren Budgets mit den genauen Kosten des Programms. Schätzen Sie dann die Kosten für das Unternehmen, wenn ohne den Plan etwas schiefgehen würde.
Preparis Planner ist eine kostengünstige BCM-Lösung. Im Gegensatz zu anderen Optionen, darunter teure Berater, komplexe und kostspielige Software oder arbeits- und zeitintensive Prozesse, bietet Preparis Planner ein einfaches Tool, mit dem Unternehmen jeder Größe eine Business-Continuity-Planung realisieren können.
Es ist die einzige Lösung, mit der Sie eine BC-Strategie entwickeln und verwalten können und die Ihnen die Flexibilität bietet, zu planen, zu schulen, zu testen, zu warnen und wiederherzustellen – alles in einem.
b. Unzureichende Unterstützung durch die Geschäftsleitung
Selbst bei einer klaren Kosten-Nutzen-Analyse fehlt Ihnen möglicherweise immer noch die begeisterte Unterstützung der Unternehmensleitung.
Im Geschäftsleben muss man viele Risiken eingehen, und Sie werden vielleicht feststellen, dass das Management eher bereit ist, das Risiko einzugehen, dass nichts Gravierendes schiefgeht, als Geld für die Vorbereitung auf Betriebsunterbrechungen auszugeben. Diese Denkweise zu ändern unddie Zustimmung des Managements zu gewinnen, kann eine echte Herausforderung sein.
Während Ihr Unternehmen unvermeidliche Veränderungen durchläuft, sammeln sich komplexe Berichte an, die Informationen zur Geschäftskontinuität zusammenfassen. Es versteht sich von selbst, dass die Führungskräfte, die an der Schaffung eines widerstandsfähigen Unternehmens interessiert sind, einen Überblick über den aktuellen Stand der Vorbereitung auf Unternehmensebene benötigen, um die Ausrichtung des Programms festzulegen. Da Business-Continuity-Tools die Erstellung von zusammenfassenden Berichten fördern, kann die Führungsriege die Unternehmenskultur weiter verändern, indem sie auf der Grundlage der gesammelten Daten Maßnahmen ergreift und Risiken angeht. Wenn die Veränderung auf den Erkenntnissen aus den Daten beruht, wird die für die Business-Continuity-Planung verantwortliche Person den direkten Wert ihrer Arbeit erkennen und die Bemühungen zur Schaffung einer widerstandsfähigen Kultur als nachhaltig betrachten.
c. Mangelndes Engagement der Organisation
Bei der Geschäftskontinuität geht es nicht nur um die Verwaltung von Dokumenten und die Aktualisierung von Plänen. Es geht darum, eine unternehmensweite Kultur der Vorsorge aufzubauen, deren Ziel es ist, die Widerstandsfähigkeit der Organisation zu verbessern. Tools für die Geschäftskontinuität wie Preparis Planner können Ihnen dabei helfen, Ihren Geschäftskontinuitätsplan zu dezentralisieren, indem Sie den Benutzern die Verantwortung für die Eingabe, Pflege und Aktualisierung ihrer Informationen übertragen. Dadurch wird die Bedeutung ihrer Rolle unterstrichen und ihre Beteiligung am Geschäftskontinuitätsmanagement gefördert, da der Prozess dadurch wesentlich vereinfacht wird.
d. Unzureichende Technologie und Datenaggregation
Das manuelle Sammeln von Daten aus mehreren Dokumenten zur Entwicklung von Kennzahlen ist eine mühsame Aufgabe. Ohne eine entsprechende Plattform werden Kennzahlen nicht häufig genug generiert, um einen Mehrwert zu bieten. Außerdem ist das Fehlerrisiko viel höher, wenn Kennzahlendaten manuell zusammengestellt werden müssen. Die Strategieentwicklung kann behindert werden, wenn kein Vertrauen in die Genauigkeit der Daten und ihre Aussagekraft für das gesamte Unternehmen besteht. Das Management könnte zögern oder nicht bereit sein, auf der Grundlage dieser Informationen zu handeln.
Mit Preparis Planner erhält Ihr Unternehmen Zugriff auf bereits gesammelte historische Daten und mehr als 30 Jahre Wissen, auf denen Ihre einzigartige Organisation aufbauen kann. Erfassen Sie die eingegebenen Informationen als Daten für fundierte Entscheidungen, die sortiert und für das Incident Management präsentiert werden können.
e. Unregelmäßige Tests
Sie können nie sicher sein, wie gut Ihr Programm funktioniert, wenn Sie es nicht testen. Durchdas Durchspielen verschiedener Szenarien können Sie genau herausfinden, wie gut die von Ihnen eingerichteten Prozesse funktionieren. So können Sie Schwachstellen entweder in Ihrem Plan oder in dessen Umsetzung identifizieren. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie Ihr Business-Continuity-Programm anpassen und verbessern.
Ein weiterer Vorteil von Tests besteht darin, dass Sie dem Management möglicherweise zeigen können, dass etwaige Schwächen Ihres Programms auf einen Mangel an Finanzmitteln, Ausrüstung oder Engagement der Mitarbeiter zurückzuführen sind. Dies gibt Ihnen mehr Spielraum, um einige der oben genannten Probleme anzugehen.
f. Unfähigkeit, das Programm zu überwachen
Es gibt mehrere Gründe, warum die Überwachung des laufenden Betriebs eines Business-Continuity-Programms eine Herausforderung darstellen kann.
Zunächst einmal ist da das schiere Ausmaß des Problems. Die Überwachung der Einsatzbereitschaft aller Systeme sowie des Schlüsselpersonals kann eine komplexe Aufgabe sein.
Zweitens ist nicht klar, anhand welcher Kennzahlen der Erfolg eines Plans gemessen werden soll. Hinzu kommt, dass die Zeit sehr begrenzt sein kann, wenn das Management der Geschäftskontinuität nicht zu Ihren Hauptaufgaben gehört.
Wenn Sie das Programm zum ersten Mal einrichten, müssen Sie Ihren Vorgesetzten klar machen, dass Sie Zeit benötigen, um das Programm zu überwachen, zu testen und zu aktualisieren, und dass dies in Ihre Position integriert werden muss. Außerdem müssen Sie neue Mitarbeiter schulen, wenn sie in das Unternehmen eintreten. Das ist nichts, was Sie nebenbei erledigen sollten, wenn Sie gerade Zeit dafür haben.
Preparis Planner hilft Ihnen, beide Herausforderungen zu bewältigen. Es bietet Ihnen eine Vorlage mit historischen Daten, mit der Sie Ihre Arbeit beginnen können, zeigt Ihnen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, und ermöglicht Ihnen eine optimierte Kommunikation mit allen Mitgliedern des Business-Continuity-Teams.
g. Komplexität des Prozesses
Im Zuge der Weiterentwicklung und Umstrukturierung von Unternehmenermöglicht das Datenmanagement in den meisten modernen Softwareprogrammen die Verlagerung von Plänen, um Änderungen in der Unternehmensstruktur oder am Unternehmensstandort Rechnung zu tragen. Software wie Preparis Planner, vereint alle relevanten und wichtigen Dokumente im Zusammenhang mit den Business-Continuity-Prozessen Ihres Unternehmens unter einem Dach.Wenn eine BIA oder ein anderes wichtiges Dokument aktualisiert wird,kann jeder mit den entsprechenden Berechtigungen auf die Änderungen zugreifen. Darüber hinaus sorgt die Aufgabenverteilung und Fortschrittsverfolgung dafür, dass Ihr Business-Continuity-Programm stets termingerecht umgesetzt wird.
Erste Schritte zur Planung der Geschäftskontinuität
Preparis Planner ist ein intuitives Tool zur Planung und Vorbereitung der Geschäftskontinuität, das Ihren BC-Managementprozess optimiert, vereinfacht und unterstützt. Preparis Planner wurde entwickelt, um Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, bei der Planung der Geschäftskontinuität von reaktiv zu proaktiv zu wechseln.
Über die Preparis-Plattform erhält Ihr Unternehmen jederzeit und überall Zugriff auf seine Business-Continuity-Strategie, sodass Sie:
- Rasche Anpassung an organisatorische Veränderungen
- Rationalisierung von Planung und Schulung
- Unterstützung der Entwicklung von BC-Metriken
- Förderung des Engagements, der Innovation und des Fortschritts des BC-Programms
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
