La voie à suivre pour les entreprises modernes est tracée par l'incertitude causée par des perturbations croissantes, notamment les pandémies, les cyberattaques, les troubles sociaux et la fréquence croissante des catastrophes naturelles. La mise en place d'une stratégie solide de planification de la continuité des activités est renforcée par la surveillance accrue des régulateurs, les attentes plus élevées des clients et l'évolution des exigences technologiques. Tous ces facteurs exercent une pression sur ceux d'entre nous qui sont chargés d'élaborer un plan complet de continuité des activités et une analyse d'impact sur les activités. Cependant, toutes les organisations ne se trouvent pas à un stade avancé de résilience commerciale, mais leurs opérations doivent néanmoins fonctionner sans heurts à tout moment. Preparis Planner offre les outils nécessaires pour simplifier et rationaliser la planification de la continuité des activités tout en vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte le plus : la sécurité de vos employés.
Qu'est-ce que Preparis Planner ?
Preparis Planner est un outil de planification et de préparation de la continuité des activités qui rationalise, simplifie et soutient votre processus de gestion de la continuité des activités. Ila été conçu pour les professionnels chargés d'élaborer un plan de continuité des activités, qui ont besoin de l'adhésion et des commentaires de tous les services de leur organisation, tout en gérant l'ensemble du processus de manière centralisée.
Contrairement à d'autres options qui peuvent inclure des consultants coûteux, des logiciels complexes et onéreux ou des processus exigeants en main-d'œuvre et en temps, Preparis Planner fournit un outil simple qui permet à toute organisation, quelle que soit sa taille, de mettre en place un plan de continuité des activités.
En tant que professionnel très occupé chargé de multiples projets, vous reconnaissez l'importance d'une bonne planification de la résilience. Cependant, le temps est un facteur essentiel. En plus d'aider votre entreprise à rester fidèle à sa mission et de vous permettre de rester concentré sur votre rôle principal, Preparis Planner est conçu pour :
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S'adapter rapidement aux changements organisationnels.
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Rationalisez la planification et la formation.
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Soutenir le développement des indicateurs de la Colombie-Britannique.
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Promouvoir l'engagement, l'innovation et le progrès du programme Drive BC.
Les défis liés à la continuité des activités, relevés par Preparis Planner
La mise en place d'une stratégie de continuité des activités peut s'avérer une tâche ardue et intimidante. Par où commencer ? Qui faut-il inclure dans le processus de PCA ? Et comment s'assurer que le plan est mis à jour lorsque cela est nécessaire par la personne responsable de cette partie ? Ces obstacles, ainsi que de nombreux autres obstacles courants aux programmes de continuité des activités, peuvent être surmontés grâce à une plateforme complète qui rationalise tous les processus de gestion de la continuité des activités et relève les défis suivants.
a. Manque de ressources
La continuité des activités est, à tous égards, un investissement. Cependant, elle entraîne certains coûts. Il peut être difficile de mettre en place unprogramme de continuité des activités solidelorsque vous ne disposez pas du budget, de la main-d'œuvre ou des ressources nécessaires pour le faire correctement.
L'un des meilleurs moyens de vous assurer que vous obtenez tout ce dont vous avez besoin est d'établir un budget clair des coûts exacts du programme. Ensuite, estimez les coûts pour l'entreprise si quelque chose tournait mal sans que le plan soit en place.
Preparis Planner est une solution BCM peu coûteuse. Contrairement à d'autres options, notamment les consultants onéreux, les logiciels complexes et coûteux ou les processus exigeants en main-d'œuvre et en temps, Preparis Planner fournit un outil simple qui permet à toute organisation, quelle que soit sa taille, de mettre en place un plan de continuité des activités.
C'est la seule solution qui vous permet d'élaborer et de gérer une stratégie de continuité des activités, en vous offrant la flexibilité nécessaire pour planifier, former, tester, alerter et rétablir, le tout en un seul endroit.
b. Adhésion insuffisante de la direction
Même avec une analyse coûts-avantages claire, vous pourriez ne pas bénéficier du soutien enthousiaste de la direction.
Les affaires comportent beaucoup de risques, et vous constaterez peut-être que la direction est plus encline à prendre le risque que rien de grave ne se produise plutôt que de dépenser de l'argent pour se préparer à une interruption des activités. Changer cette mentalité etobtenir l'adhésion de la directionpeut être un véritable défi.
Au fur et à mesure que votre entreprise traverse des changements inévitables, elle accumule des rapports complexes qui résument les informations relatives à la continuité des activités. Il va sans dire que l'équipe de direction qui souhaite mettre en place une entreprise résiliente a besoin d'une vue d'ensemble de l'état actuel de préparation afin de déterminer l'orientation du programme. Les outils de continuité des activités favorisant la création de rapports récapitulatifs, l'équipe de direction peut modifier davantage la culture organisationnelle en agissant sur la base des données recueillies et en traitant les risques. Si le changement résulte des informations tirées des données, la personne responsable de la planification de la continuité des activités verra la valeur directe de son travail et considérera que les efforts visant à créer une culture résiliente sont durables.
c. Manque d'engagement organisationnel
La continuité des activités ne se limite pas à la gestion des documents et à la mise à jour des plans. Il s'agit de créer une culture de préparation à l'échelle de l'entreprise, avec une attitude visant à améliorer la résilience organisationnelle. Les outils de continuité des activités tels que Preparis Planner peuvent vous aider à décentraliser votre plan de continuité des activités en attribuant aux utilisateurs la responsabilité de saisir, de maintenir et de mettre à jour leurs informations. Cela permet de réaffirmer l'importance de leur rôle et d'encourager leur implication dans la gestion de la continuité des activités, car le processus devient beaucoup plus facile.
d. Technologie et agrégation des données insuffisantes
La collecte manuelle de données à partir de plusieurs documents pour élaborer des indicateurs est une tâche ardue. Sans plateforme, la génération d'indicateurs ne sera pas suffisamment fréquente pour apporter une valeur ajoutée. De plus, si les données des indicateurs doivent être compilées manuellement, le risque d'erreur est beaucoup plus élevé. L'élaboration d'une stratégie peut être entravée si l'on ne peut pas se fier à l'exactitude des données et à leur capacité à représenter l'ensemble de l'organisation. La direction peut être réticente ou peu disposée à agir sur la base de ces informations.
Avec Preparis Planner, votre entreprise a accès à des données historiques déjà accumulées et à plus de 30 ans de connaissances, ce qui permet à votre organisation unique de s'appuyer sur ces ressources. Capturez les informations saisies sous forme de données afin de prendre des décisions éclairées, qui seront ensuite triées et présentées pour la gestion des incidents.
e. Tests irréguliers
Vous ne pouvez jamais être sûr de l'efficacité de votre programme tant que vous ne l'avez pas testé. Ensimulant différents scénarios, vous pouvez déterminer avec précision l'efficacité des processus que vous avez mis en place. Vous êtes alors en mesure d'identifier les faiblesses de votre plan ou de sa mise en œuvre. Une fois ces informations en votre possession, vous pouvez modifier et améliorer votre programme de continuité des activités.
Un autre avantage des tests est qu'ils vous permettent de montrer à la direction que les faiblesses de votre programme étaient dues à un manque de financement, d'équipement ou d'engagement du personnel. Cela vous donnera davantage de poids pour aider à résoudre certains des problèmes soulevés ci-dessus.
f. Incapacité à surveiller le programme
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles il peut être difficile de surveiller le bon déroulement d'un programme de continuité des activités.
Tout d'abord, il y a l'ampleur même du problème. Surveiller l'état de préparation de tous les systèmes ainsi que du personnel clé peut s'avérer une tâche complexe.
Deuxièmement, les indicateurs à utiliser pour déterminer le succès d'un plan ne sont pas clairement définis. De plus, si la gestion de la continuité des activités n'est pas votre activité principale, le temps dont vous disposez peut être très limité.
Lorsque vous mettez en place le programme pour la première fois, vous devez clairement indiquer à vos responsables que vous aurez besoin de temps pour surveiller, tester et mettre à jour le programme, et que cela doit être intégré à votre poste. Vous devrez également former les nouveaux membres du personnel lorsqu'ils rejoindront l'entreprise. Ce n'est pas quelque chose que vous devriez faire quand vous en avez le temps.
Preparis Planner vous aide à relever ces deux défis. Il vous propose un modèle contenant des données historiques pour vous aider à démarrer votre travail, vous indique les domaines à améliorer et vous permet de rationaliser la communication avec tous les membres de l'équipe chargée de la continuité des activités.
g. Complexité du processus
À mesure que les organisations évoluent et se restructurent,la gestion des données dans la plupart des logiciels avancés permet de déplacer les plans afin de refléter les changements dans la structure ou l'emplacement de l'entreprise. Des logiciels tels que Preparis Planner, hébergent tous les documents pertinents et importants liés aux processus de continuité des activités de votre entreprise sous un même toit.Si une analyse d'impact sur les activités (BIA) ou tout autre document important doit être mis à jour,toute personne disposant des droits appropriés peut accéder aux modifications. En outre, grâce à la délégation des tâches et au suivi des progrès, votre programme de continuité des activités respectera toujours ses délais.
Comment démarrer avec la planification de la continuité des activités
Preparis Planner est un outil intuitif de planification et de préparation de la continuité des activités qui rationalise, simplifie et soutient votre processus de gestion de la continuité des activités. Preparis Planner a été développé pour aider votre entreprise à passer d'une approche réactive à une approche proactive en matière de planification de la continuité des activités.
Grâce à la plateforme Preparis, votre organisation bénéficie d'un accès permanent et partout à sa stratégie de continuité des activités, ce qui vous permet :
- S'adapter rapidement aux changements organisationnels
- Rationaliser la planification et la formation
- Soutenir le développement des indicateurs de la Colombie-Britannique
- Promouvoir l'engagement, l'innovation et le progrès du programme Drive BC
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
