Ein nationaler Anbieter von Arbeitgeberdienstleistungen stand bei der Vertragserstellung vor einer schwierigen Herausforderung. Das Problem entstand dadurch, dass unabhängige Vertriebsmitarbeiter versehentlich ein veraltetes Vertragsformular verwendeten oder in einigen Fällen einfach das falsche Formular auswählten. Darüber hinaus stellte das Unternehmen fest, dass seine landesweit tätigen Vertriebsmitarbeiter Ad-hoc-Änderungen an Verträgen vornahmen, um Geschäfte abzuschließen. Wie ein Unternehmensvertreter betonte, war diese Praxis „gut für die Kundenbeziehungen“, aber „verheerend für die Vertragskontrolle“.
Um das Problem zu lösen, entschied sich das Unternehmen für die Dokumentenerstellungssoftware HotDocs. Zunächst wandelte das Unternehmen seine hochkomplexen Verträge (Dutzende von Seiten und Hunderte von Datenpunkten) in eine Prozessanwendung um. Mit HotDocs Developer fügten Wissensarbeiter einfache und berechnete Variablen in die Dokumente ein und definierten Regeln, die die Einbeziehung/den Ausschluss einzelner Klauseln steuerten. Schließlich wurde ein ausgeklügeltes Interview (eine Abfolge interaktiver Formulare zur Datenerfassung) erstellt.
Dieses Interview, das die Vertriebsmitarbeiter durch den gesamten Datenerfassungsprozess führte, numerische und datumsbezogene Antworten auf ihre Richtigkeit hin überprüfte und fragebestimmte Hilfsressourcen bereitstellte, zwang die Vertriebsmitarbeiter dazu, die vertraglichen Richtlinien des Unternehmens einzuhalten. Wie ein Unternehmensvertreter es ausdrückte, ließ das Interview „keinen Spielraum für Fehler“.
Neben der Lösung des Compliance-Problems des Unternehmens bot HotDocs eine Reihe weiterer Vorteile. Die Schulung der Vertriebsmitarbeiter zum Vertragsabschlussprozess ist einfach und effektiv. Die Erstellung von Verträgen ist wesentlich effizienter, und das Risiko, das mit der Ad-hoc-Vertragsgestaltung verbunden ist, wurde praktisch eliminiert.
"Als direktes Ergebnis unserer Implementierung von HotDocs haben wir weniger Vertragsprobleme und ein geringeres Rechtskostenbudget, gemessen am Umsatz", so der Sprecher des Unternehmens. "Wir haben auch die Zeit unserer Vertriebsmitarbeiter entlastet und unseren Rechtsschutz erhöht - wir haben kein Budget für Prozesskosten."
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
