Un prestataire national de services aux employeurs était confronté à un défi de taille dans la génération de ses contrats. Le problème venait du fait que des commerciaux indépendants utilisaient par inadvertance un formulaire de contrat obsolète ou, dans certains cas, choisissaient tout simplement le mauvais formulaire. De plus, l'entreprise a découvert que ses commerciaux répartis dans tout le pays apportaient des modifications ad hoc aux contrats afin de conclure des ventes. Comme l'a souligné un représentant de l'entreprise, cette pratique était « excellente pour les relations avec la clientèle », mais « désastreuse pour le contrôle des contrats ».
Pour résoudre ce problème, l'entreprise a choisi le logiciel de génération de documents HotDocs. Elle a d'abord transformé ses contrats très complexes (des dizaines de pages et des centaines de points de données) en une application de processus. À l'aide de HotDocs Developer, les travailleurs du savoir ont fusionné des variables simples et calculées dans les documents, et des règles ont été définies pour contrôler l'inclusion/l'exclusion de clauses individuelles. Enfin, un questionnaire sophistiqué (séquence de formulaires interactifs de collecte de données) a été créé.
Cet entretien, qui guidait les représentants tout au long du processus de collecte de données, validait les réponses numériques et les dates pour vérifier leur plage et fournissait des ressources d'aide spécifiques aux questions, obligeait les représentants à se conformer aux politiques contractuelles de l'entreprise. Comme l'a déclaré un représentant de l'entreprise, l'entretien ne laissait « aucune marge d'erreur ».
En plus de résoudre le problème de conformité de l'entreprise, HotDocs a apporté de nombreux autres avantages. La formation du personnel commercial au processus de contractualisation est simple et efficace. La génération des contrats est beaucoup plus efficace et les risques liés à la rédaction de contrats ad hoc ont été pratiquement éliminés.
« Grâce à la mise en œuvre de HotDocs, nous avons constaté une diminution des problèmes contractuels et une réduction du budget juridique par rapport au chiffre d'affaires », a déclaré le porte-parole de l'entreprise. « Nous avons également libéré du temps pour nos responsables commerciaux et renforcé notre protection juridique : nous n'avons plus aucun budget consacré aux frais de justice. »
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
