Un proveedor nacional de servicios para empleadores se enfrentó a un difícil reto en la generación de contratos. El problema se debía a que los representantes de ventas independientes utilizaban inadvertidamente un formulario de contrato obsoleto o, en algunos casos, simplemente elegían el formulario equivocado. Además, la empresa descubrió que sus representantes distribuidos por todo el país realizaban modificaciones ad hoc en los contratos para cerrar acuerdos. Como señaló un representante de la empresa, esta práctica era «excelente para las relaciones con los clientes», pero «devastadora para el control de los contratos».
Para resolver el problema, la empresa eligió el software de generación de documentos HotDocs. En primer lugar, la empresa transformó sus contratos altamente complejos (decenas de páginas y cientos de puntos de datos) en una aplicación de procesos. Utilizando HotDocs Developer, los trabajadores del conocimiento fusionaron variables simples y calculadas en los documentos, y se definieron reglas que controlaban la inclusión o exclusión de cláusulas individuales. Por último, se creó una sofisticada entrevista (secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos).
Esta entrevista, que guiaba a los representantes a lo largo de todo el proceso de recopilación de datos, validando las respuestas numéricas y de fechas para el rango y proporcionando recursos de ayuda específicos para cada pregunta, obligaba a los representantes a cumplir con las políticas contractuales de la propia empresa. Como dijo un representante de la empresa, la entrevista «no dejaba margen para el error».
Además de resolver el problema de cumplimiento normativo de la empresa, HotDocs proporcionó otras ventajas. La formación del personal de ventas sobre el proceso de contratación es fácil y eficaz. La generación de contratos es mucho más eficiente y se ha eliminado prácticamente el riesgo derivado de la redacción de contratos ad hoc.
«Como resultado directo de la implementación de HotDocs, tenemos menos problemas con los contratos y hemos reducido el presupuesto legal en proporción a los ingresos», afirmó el portavoz de la empresa. «También hemos liberado tiempo de nuestros ejecutivos de ventas y hemos aumentado nuestra protección legal: nuestro presupuesto para gastos de litigios es cero».
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
