Denken Sie einmal darüber nach: Die E-Mail ist sowohl das am häufigsten genutzte als auch das schlechteste Arbeitsinstrument.
Die E-Mail ist das schlechteste Workflow-Tool, weil sie nur die Mindestfunktionalität bietet, die für die Arbeit erforderlich ist: eine bequeme Kommunikationsform. In jeder anderen Hinsicht versagt es, da es nicht in der Lage ist,:
- Sorgen Sie dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person gelangen. Schauen Sie sich Ihren Posteingang an. Ich wette, Sie haben mehrere E-Mail-Ketten, die 10 bis 15 Antworten enthalten, ohne dass ein Mehrwert geschaffen wurde und ohne dass echte Arbeit stattgefunden hat.
- Es gibt keine Möglichkeit, wartende Anfragen automatisch zu verfolgen und weiterzuverfolgen.
- Es gibt keine Möglichkeit, dass die richtigen Leute die Informationen erhalten, die sie brauchen, um gute Entscheidungen zu treffen.
- Es gibt keine Möglichkeit, das Volumen oder die Art der Anfragen zu verstehen. Wenn Sie zurückblicken und sehen wollen, was in Ihren Abteilungen passiert ist, müssen Sie zurückgehen und die E-Mails zählen!
- Keine Fähigkeit zur Automatisierung, insbesondere bei Prozessen mit hohem Volumen. Kein Mensch mag langweilige, sich wiederholende Tätigkeiten, und die Menschen machen dabei viele Fehler.
Unabhängig davon, wie ineffizient E-Mails sind, haben sich Unternehmen und Mitarbeiter an die Methode gewöhnt, sich für alles auf E-Mails zu verlassen. Dazu gehört auch die Verwendung von E-Mails als zentraler Ort für die Speicherung und den Austausch von Anfragen, Informationen und sogar wichtigen Dokumenten, anstatt das richtige Werkzeug, eine Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, zu verwenden.
Im Folgenden finden Sie drei "A", die Ihnen helfen, Ihre Prozesse so zu gestalten, dass sie den Geschäftserfolg steigern und einen kontinuierlichen Mehrwert schaffen:
Prüfung
- Überprüfen Sie Ihre Prozesse. Schauen Sie sich in Ihrer Abteilung um. Was sind die Dinge, über die sich die Leute immer beschweren, die aber nie besser werden? Achten Sie darauf, wo es Aktivitäten mit hohem Volumen gibt. Schätzen Sie anhand von zwei Kennzahlen, wie lange dieser Prozess dauert:
- Arbeitszeit - wie viel Zeit die Mitarbeiter für die Aufgabe selbst aufwenden
- Zykluszeit - wie viel Leerlaufzeit zwischen den Arbeitszeiten liegt
- Sie wissen noch nicht, wo Sie anfangen sollen? Fragen Sie Ihre Kunden, ob intern oder extern. Die Kunden definieren den Wert und Ihren Prozess, und sie wissen, wo sie zu lange warten oder nicht immer das bekommen, was sie wollen.
- Es ist nicht schwer, Prozesse zu finden, die nicht funktionieren; es ist wirklich wichtig, herauszufinden, wo und warum. Sehr selten haben Gruppen ein gemeinsames Verständnis davon, wie ein gruppenübergreifender Prozess funktioniert. Meistens ist man der Meinung, dass es bei einem selbst gut läuft, hat aber ernsthafte Bedenken, wie es bei der anderen Gruppe läuft. Wenn man diese Diskrepanzen zwischen der Wahrnehmung und der messbaren Realität versteht, kann man letztendlich bessere und effizientere Lösungen entwickeln.
Bewerten Sie
Da der Wert durch den Kunden bestimmt wird, müssen Sie wissen, wie man das macht:
- Bestimmen Sie den Wert:
- Was sind die Erwartungen des Kunden?
- Was sind unsere Ziele für die Wertschöpfung?
- Wie sieht das "unermüdliche Streben nach Werten" für uns aus?
- Eliminieren Sie alles andere: Wenn es nicht oder nicht mehr von Nutzen ist, finden Sie einen Weg, sich dieser Teile zu entledigen. Jetzt ist es an der Zeit, sentimentale "Nice-to-haves" aufzugeben und sich rücksichtslos auf die Schlüsselprozesse zu konzentrieren, die Ihr Team braucht, um gute Arbeit zu leisten. Dies ist der entscheidende Faktor dafür, wie Sie einen Prozess gestalten können, der wirklich effektiv funktioniert.
Jetzt ist es an der Zeit, auf sentimentale "Nice-to-haves" zu verzichten und sich rücksichtslos auf die Schlüsselprozesse zu konzentrieren, die Ihr Team benötigt, um gute Arbeit zu leisten.
Automatisieren Sie
Prozesse mit hohem Volumen und geringer bis mittlerer Komplexität können automatisiert werden, um den Wert zu maximieren, indem bewährte Verfahren eingesetzt werden:
- Workflow-Tools
- Verfahren für Selbstbedienungsportale, sich wiederholende Vereinbarungen, Aktualisierungen zur Einhaltung von Vorschriften
Wert und Leistung können bei jedem Schritt eines digitalisierten Prozesses verbessert werden, insbesondere wenn Analytik eingesetzt wird.
Optimieren Sie die Arbeitsabläufe, die Ihr Unternehmen antreiben
Jede Abteilung in praktisch jedem Unternehmen ist auf Workflows angewiesen, von Anwaltskanzleien bis hin zu Unternehmen in den Bereichen HR, InfoSec, Beschaffung, Vertrieb und Marketing, Finanzen, Betrieb, Compliance und Recht.
Entschlacken Sie Daten und Wissen, operationalisieren Sie die Effizienz und erstellen Sie intuitiv bedienbare Formulare und Workflows. Wie schaffen Sie das? Durch Verwendung von No-Code-Tools die speziell für die reibungslose Automatisierung von Geschäftsprozessen entwickelt wurden.
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