Les 3 "A" qui guident l'automatisation des processus dans votre organisation - Un aperçu de LegalWeek
Pensez-y : Le courrier électronique est à la fois l'outil de travail le plus utilisé et le pire outil de travail.
Le courrier électronique est le pire des outils de travail, car il n'offre que les fonctionnalités minimales nécessaires à la réalisation du travail, un mode de communication pratique. Il échoue sur tous les autres plans, car il n'est pas en mesure de.. :
- Veiller à ce que la bonne information parvienne à la bonne personne au bon moment. Regardez votre boîte de réception en ce moment, je parie que vous avez plusieurs chaînes de courriels qui ont déjà 10 ou 15 réponses, sans qu'aucune valeur n'ait été créée, et probablement sans qu'aucun travail réel n'ait été effectué.
- Il n'y a pas de moyen de suivre les demandes en attente et d'en assurer le suivi automatiquement.
- Il n'est pas possible que les bonnes personnes reçoivent les informations nécessaires pour prendre de bonnes décisions.
- Aucun moyen de comprendre le volume ou les types de demandes. Si vous voulez regarder en arrière et voir ce qui s'est passé dans vos services, vous devez revenir en arrière et compter les courriels !
- Pas de capacité d'automatisation, en particulier pour les processus à fort volume. Personne n'aime les activités répétitives et ennuyeuses, et les gens font beaucoup d'erreurs lorsqu'ils les font.
Quelle que soit l'inefficacité du courrier électronique, les entreprises et les employés ont l'habitude de s'en servir pour tout. Cela inclut l'utilisation du courrier électronique comme lieu central pour stocker et partager des demandes, des informations, voire des documents vitaux, au lieu d'utiliser le bon outil, une solution d'automatisation des flux de travail et des processus.
Voici trois "A" qui vous aideront à mettre en place vos processus en vue d'une plus grande réussite commerciale et d'une valeur ajoutée continue:
Audit
- Passez en revue vos processus. Faites le tour de votre service. Quelles sont les choses dont les gens se plaignent toujours, mais qui ne s'améliorent jamais ? Soyez à l'affût des activités à fort volume. Estimez la durée de ce processus en vous basant sur deux indicateurs clés :
- Temps de travail - combien de temps l'employé consacre-t-il à la tâche elle-même ?
- Temps de cycle - temps d'inactivité entre les périodes de travail
- Vous ne savez toujours pas par où commencer ? Demandez à vos clients, qu'ils soient internes ou externes ; ce sont eux qui définissent la valeur et votre processus, et ils savent où ils attendent trop longtemps ou n'obtiennent pas toujours ce qu'ils veulent.
- Il n'est pas difficile de trouver des processus qui ne fonctionnent pas ; il est vraiment important de déterminer où et pourquoi. Il est très rare que les groupes aient une compréhension commune de la manière dont un processus les concernant fonctionne. La plupart du temps, les gens pensent qu'ils s'en sortent très bien, mais ont de sérieuses inquiétudes quant à la façon dont l'autre groupe s'en sort. Comprendre ces écarts entre la perception et la réalité mesurable permettra en fin de compte d'élaborer des solutions meilleures et plus efficaces.
Évaluer
La valeur étant régie par le client, vous devez comprendre comment.. :
- Déterminer la valeur :
- Quelles sont les attentes du client ?
- Quels sont nos objectifs en matière de création de valeur ?
- À quoi ressemble pour nous la "recherche incessante de valeur"?
- Éliminer tout le reste : s'il n'y a pas ou plus de valeur ajoutée, il faut trouver un moyen de s'en débarrasser. C'est le moment d'abandonner les "petits plus" sentimentaux et de se concentrer impitoyablement sur les processus clés dont votre équipe a besoin pour bien travailler. C'est ce qui permettra d'élaborer un processus réellement efficace.
C'est le moment d'abandonner les avantages sentimentaux et de se concentrer impitoyablement sur les processus clés dont votre équipe a besoin pour bien travailler.
Automatiser
Les processus à fort volume et de complexité faible à moyenne peuvent être automatisés pour maximiser la valeur en utilisant les meilleures pratiques :
- Outils de flux de travail
- Processus pour les portails en libre-service, les accords répétitifs, les mises à jour de conformité
La valeur et la performance peuvent être améliorées à chaque étape d'un processus numérisé, en particulier en particulier lorsque des analyses sont effectuées.
Rationaliser les flux de travail qui alimentent votre entreprise
Les flux de travail sont utilisés dans tous les services de pratiquement toutes les organisations, des cabinets d'avocats aux entreprises, dans les domaines des ressources humaines, de l'informatique, des achats, des ventes et du marketing, de la finance, des opérations, de la conformité et des affaires juridiques.
Libérez les données et les connaissances, optimisez l'efficacité et créez des formulaires et des flux de travail intuitifs et faciles à utiliser. Comment y parvenir ? En en utilisant des outils sans code qui ont été spécialement conçus pour automatiser en douceur les processus d'entreprise.
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