Am 1. Mai 2020 kündigte die US-amerikanische Behörde für Staatsbürgerschaft und Einwanderung (United States Citizenship and Immigration Services, USCIS) eine weitere befristete Richtlinie für das Formular I-9 im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie an.
In der Ankündigung wird darauf hingewiesen, dass neu eingestellte Mitarbeiter aufgrund der COVID-19-Bestellungen und der Einschränkungen bei den Online-Erneuerungsdiensten des DMV Probleme bei der Erneuerung von Führerscheinen, Personalausweisen und anderen Ausweisdokumenten haben könnten.
Infolgedessen können ab dem 1. Mai Ausweisdokumente der Liste B, die am oder nach dem 1. März 2020 ablaufen, als gültige Quittung für ein akzeptables Dokument für das Formular I-9 akzeptiert werden.
Die vorherige Ankündigung war ähnlich, mit einem kleinen Unterschied. In der vorherigen Ankündigung hieß es, dass dies möglich sei, solange der Staat die Frist formell verlängert. Die formelle Verlängerung ist nun nicht mehr erforderlich. Arbeitgeber können nun abgelaufene Ausweisdokumente als Quittung akzeptieren und behandeln. Die Verpflichtung zur Ausstellung eines Ersatzdokuments innerhalb von 90 Tagen nach Beendigung der befristeten Politik des USCISbleibt bestehen.
Umgang mit dem neuen I-9-Erstausfüllen
Wenn Ihr Mitarbeiter ein akzeptables abgelaufenes Dokument der Liste B vorlegt, das von der ausstellenden Behörde nicht automatisch verlängert wurde, sollten Sie dies tun:
- Tragen Sie die Informationen in Abschnitt 2 unter Liste B ein.
- Geben Sie in das Feld für zusätzliche Informationen "COVID-19" ein.
Innerhalb von 90 Tagen nach Beendigung der befristeten Regelung durch das DHS müssen die Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordern, ein gültiges, nicht abgelaufenes Dokument vorzulegen, das das abgelaufene Dokument ersetzt.
Laut USCIS ist es am besten, wenn der Arbeitnehmer ein Ersatzdokument für das abgelaufene Dokument vorlegen kann, aber wenn nötig, kann er auch ein anderes Dokument der Liste A oder B vorlegen. Wenn ein neues Dokument vorgelegt wird, sollten die Arbeitgeber die neuen Informationen in das Feld für zusätzliche Informationen eintragen.
Wie man das I-9 aktualisiert
Wenn der Arbeitnehmer später einen nicht abgelaufenen Ausweis vorlegt, sollte der Arbeitgeber im Feld für zusätzliche Informationen in Abschnitt 2 folgende Angaben machen:
- Erfassen Sie die Nummer und die erforderlichen Informationen des vorgelegten Dokuments
- Paraphieren und datieren Sie die Änderung
Abgelaufenes Dokument der Liste B, ausgestellt von der ausstellenden Behörde Erinnerung
In der neuen USCIS-Ankündigung werden die Arbeitgeber auch daran erinnert, wie sie ein I-9 vermerken müssen, wenn ein abgelaufenes Dokument der Liste B von der ausstellenden Behörde verlängert wurde.
- Geben Sie das Ablaufdatum des Dokuments in Abschnitt 2 ein.
- Geben Sie in das Feld für zusätzliche Informationen "COVID-19" ein.
- Fügen Sie eine Kopie einer Webseite oder einer anderen Mitteilung bei, aus der hervorgeht, dass die ausstellende Behörde die Dokumente verlängert hat. Arbeitgeber können sich auf der Website der Motor Vehicle Administration oder des Department of Motor Vehicles vergewissern, dass ihr Staat das Ablaufdatum von Ausweisen und Führerscheinen automatisch verlängert hat.
Zur Erinnerung: Bei erweiterten Dokumenten ist der Mitarbeiter nicht nicht verpflichtet, später ein gültiges, noch nicht abgelaufenes Dokument der Liste B vorzulegen.
Wie wirkt sich dies auf E-Verify aus?
Arbeitgeber, die E-Verify nutzen, sollten weiterhin die abgelaufene Dokumentennummer des Mitarbeiters aus Liste B in Abschnitt 2 des Formulars I-9 verwenden, um innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung einen E-Verify-Fall anzulegen.
Brauchen Sie Hilfe? Wenn Sie einen I-9 Pro-Plan haben, wenden Sie sich an einen unserer echten, lebenden I-9-Experten. Sie helfen Ihnen gerne weiter.
