Der Onboarding-Prozess für Lieferanten: Die Schlüssel zum Erfolg

Was ist Vendor Onboarding?

Die Lieferantenaufnahme ist der Prozess, bei dem ein Unternehmen als zugelassener Anbieter von Technologien, Waren oder Dienstleistungen für Ihre Organisation etabliert wird. Dies ist auch ein wichtiger erster Schritt im Lebenszyklus des Lieferantenrisikomanagements.

Die Berücksichtigung von Lieferantenrisiken während des Onboardings hilft Ihnen, Geschäftsunterbrechungen proaktiv zu verhindern, anstatt ständig auf Probleme in der Lieferkette, Datenverstöße und andere Vorfälle reagieren zu müssen.

Dieser Beitrag befasst sich mit bewährten Verfahren für die Einrichtung eines risikobewussten Onboarding-Prozesses für Lieferanten. Wir verwenden zwar den Begriff „Lieferant“, doch gelten diese Verfahren gleichermaßen für Technologieanbieter und Lieferanten von Nicht-IT-Waren und -Dienstleistungen.

Warum ist ein strukturierter Onboarding-Prozess für Lieferanten wichtig?

Ein strukturierter Onboarding-Prozess für Lieferanten hilft Ihnen dabei, Ihr Ökosystem aus Drittanbietern konsistent und wiederholbar zu verfolgen und zu verwalten. Er ermöglicht die Durchsetzung von Standardvertragsbestimmungen und unterstützt die Sorgfaltspflicht, um Lieferanten zu identifizieren, die Cyberrisiken, Compliance-Herausforderungen, ESG-bezogene Bedenken oder andere geschäftliche Bedrohungen darstellen.

Sie sollten eine Sorgfaltsprüfung durchführen, bevor Sie Anbietern Zugriff auf sensible Daten, IT-Systeme oder Einrichtungen gewähren. Dieser Prozess kann Folgendes umfassen:

• Bewertung der Sicherheitskontrollen von Anbietern anhand von Rahmenwerken wie NIST oder ISO
• Überwachung von Cyber-Risiken, Sicherheitsverletzungen, finanziellen Warnsignalen, rechtlichen Problemen und negativen Medienberichten
• Identifizierung potenzieller Risiken durch vierte oder n-te Parteien, die bei der Beschaffung übersehen wurden
• Erkennung von ESG-bezogenen Reputations- und Compliance-Risiken
• Zertifizierung von Anbietern, die die „Flow-Down“-Anforderungen von Vorschriften wie DSGVO, CMMC oder HIPAA erfüllen

Viele Unternehmen optimieren diese Aufgaben mithilfe von Software für das Lieferantenrisikomanagement, um die Due-Diligence-Prüfung und die Onboarding-Workflows frühzeitig im Risikolebenszyklus zu automatisieren.

Beginnen Sie mit soliden Beschaffungs- und Auswahlprozessen

Der Risikolebenszyklus von Drittanbietern beginnt mit der Lieferantenbeschaffung und -auswahl, einschließlich Ausschreibungen, Informationsanfragen und anderen RFx-Tools, die zur Bewertung von Partnern verwendet werden. Die Finalisten treten dann in die Vertragsphase ein. Sowohl das RFx-Management als auch das Vertragslebenszyklusmanagement bieten Möglichkeiten, Risiken vor der Aufnahme zu identifizieren und zu reduzieren.

Ausschreibungsmanagement

Wenden Sie risikobewusste RFx-Managementpraktiken an, um die Effektivität der Onboarding-Prozesse zu verbessern. Nutzen Sie RFPs und RFIs, um zu bewerten, ob potenzielle Lieferanten Ihre grundlegenden Sicherheitsanforderungen und regulatorischen Standards erfüllen. In dieser Phase ist es hilfreich, ein erstes Risikoprofil zu erstellen und bekannte Datenverstöße, Rechtsstreitigkeiten, ESG-Bedenken oder finanzielle Warnsignale zu identifizieren.

Mit einer vorläufigen Risikobewertung in der Hand weisen Sie jedem potenziellen Anbieter auf der Grundlage Ihrer geschäftlichen Prioritäten eine Risikobewertung zu. Wenn Sie sich für einen Anbieter entscheiden, übertragen Sie dieses Risikoprofil bei Vertragsabschluss in dessen zentralisierte Akte.

Verwaltung des Vertragslebenszyklus

Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, starten Sie den Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements. Ein strukturierter, automatisierter Vertragsprozess beschleunigt die Einarbeitung und reduziert das Risiko durch Dritte, indem er:

• Abstimmung der Änderungen von Stakeholdern und Anbietern
• Verwaltung der Versionskontrolle
• Koordination von Beschaffungs-, Rechts- und Finanzprüfungen
• Standardisierung von Begriffen und SLAs bei ähnlichen Anbietern

Tools für das Vertragsmanagement nach der Einarbeitung können die Überprüfung von SLAs unterstützen und die Bedingungen für Verlängerung oder Kündigung überwachen.

Aufbau einer zentralen Lieferantendatenbank für die Zusammenarbeit der Stakeholder

Ein wichtiges Ziel von Onboarding-Lösungen ist die Zentralisierung von Lieferantendaten, damit relevante Stakeholder darauf zugreifen können. Beginnen Sie damit, Lieferantendaten manuell oder in großen Mengen in Ihre Risikomanagementlösung hochzuladen. Importieren Sie Daten aus bestehenden Systemen über Tabellenkalkulationen, APIs oder Integrationen.

Beziehen Sie Stakeholder aus den Bereichen Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung, Finanzen, Lieferantenmanagement und anderen Teams mit ein. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung rollenbasierten Zugriff bietet, damit jedes Team die relevanten Lieferantenprofile aktualisieren kann.

Durchführung einer Onboarding-Due-Diligence-Prüfung zur Messung des inhärenten Risikos

Nach Unterzeichnung eines Vertrags mit einem ausgewählten Anbieter sollten Sie bereits über ein erstes Risikoprofil verfügen, das auf den während der RFx- und Vertragslebenszyklus-Management-Phasen gesammelten Daten basiert. Führen Sie eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durch, um das inhärente Risiko zu ermitteln, bevor Sie dem Anbieter Zugriff auf Ihre Systeme, physischen Standorte oder Daten gewähren.

Das inhärente Risiko bezieht sich auf das Risikoniveau, das vor der Anwendung von Kontrollmaßnahmen besteht. Es kann anhand einer Kombination aus öffentlich zugänglichen Risikoinformationen und intern ausgefüllten Fragebögen zur Risikobewertung beurteilt werden.

Öffentlich zugängliche Risikodaten überprüfen

Führen Sie während der Lieferantenaufnahme einen kurzen Gesundheitscheck durch, um alle extern erkennbaren Risiken zu identifizieren, die während des Beschaffungs- und Auswahlprozesses möglicherweise übersehen wurden. In dieser Phase ist es wichtig, verschiedene Risikofaktoren zu berücksichtigen, darunter Cyber-, Geschäfts-, Finanz- und Reputationsrisiken. Zum Beispiel:

• Hat der Anbieter in der Vergangenheit Datenverstöße oder Compliance-Verstöße begangen? Wenn ja, hat der Anbieter Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme offengelegt, um künftige Probleme zu vermeiden?

• Wie ist die Reputation des Anbieters auf seinem Markt? Stellt er aufgrund schlechter Umweltpraktiken und anderer ESG-Risiken in der Lieferkette, wie moderner Sklaverei und Bestechung, ein Reputationsrisiko für Ihr Unternehmen dar?

• Wie ist die finanzielle Lage des Anbieters? Hat er unzumutbare Schulden oder Cashflow-Probleme, die dazu führen könnten, dass er plötzlich nicht mehr in der Lage ist, die Vertragsbedingungen zu erfüllen?

• Wer sind die wichtigsten Führungskräfte? Gibt es eine hohe Fluktuation in der Unternehmensführung oder andere Gründe, die Anlass zur Sorge hinsichtlich der internen Geschäftsabläufe geben?

Für eine schnelle und einfache Überprüfung der Zuverlässigkeit sollten Sie ein Abonnement für ein Netzwerk zur Erfassung von Lieferantenrisiken in Betracht ziehen, das Ihnen Zugriff auf eine On-Demand-Bibliothek mit Tausenden von Lieferantenrisikoberichten bietet, die regelmäßig aktualisiert und durch Belege untermauert werden. Wenn Sie sich ein noch detaillierteres und individuelleres Bild vom öffentlichen Risikoprofil eines Lieferanten machen möchten, sollten Sie eine Lösung zur kontinuierlichen Überwachung von Lieferantenrisiken als Teil Ihres umfassenderen Risikomanagementprogramms für Dritte in Betracht ziehen.

Lieferanten anhand einer inhärenten Risikobewertung einstufen und kategorisieren

Die Einstufung und Kategorisierung von Lieferanten hilft Ihnen dabei, festzulegen, wie oft und wie gründlich Sie jeden Dritten während der gesamten Geschäftsbeziehung bewerten und überwachen sollten. Sie sollten Lieferanten mit hohem Risiko genauer überwachen und häufiger bewerten als solche in niedrigeren Stufen.

Fragebogenbasierte Bewertungen des inhärenten Risikos spielen in diesem Prozess eine wichtige Rolle. Diese Bewertungen ermöglichen es Ihnen, detaillierte Informationen von Anbietern über deren IT-Sicherheitskontrollen, Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle, Business-Continuity-Pläne und andere Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten und der Lieferkette Ihres Unternehmens zu sammeln.

Sie können Anbieter anhand verschiedener Faktoren klassifizieren, darunter:

• Ihre Bedeutung für Ihr Unternehmen (z. B. jährliche Ausgaben)
• Ihr Risikoprofil (z. B. Zugriff auf sensible Daten, Konzentrationsrisiko)
• Ihr inhärentes Risiko (das Risikoniveau vor jeglicher Risikominderung)
• Oder eine Kombination dieser Faktoren

Es ist auch wichtig, Ihr regulatorisches Umfeld zu berücksichtigen. Wenn beispielsweise die Einhaltung der DSGVO Priorität hat, müssen Sie möglicherweise Anbieter anhand ihres Zugriffs auf Kundendaten kategorisieren.

Ein typischer Prozess zur Kategorisierung von Anbietern folgt dieser Logik:

1. Identifizieren Sie die Art von Inhalten, die für die Berichterstattung über Kontrollen erforderlich sind (z. B. DSGVO, CCPA usw.).
2. Bedeutung für die Geschäftsleistung bestimmen: Ist der Anbieter für den Betrieb von entscheidender Bedeutung?
3. Standort des Lieferanten überprüfen: Ergibt sich aus dem Standort des Lieferanten eine rechtliche oder regulatorische Verpflichtung? Besteht ein zu hohes Konzentrationsrisiko?
4. Stellen Sie fest, ob der Anbieter für die Erbringung seiner Dienstleistungen auf vierte Parteien angewiesen ist.

Ebenso wichtig ist es zu verstehen, wie sich das Versagen eines Lieferanten auf Ihr Unternehmen auswirken könnte. Verwenden Sie ein Bewertungssystem, das die Lieferantenhierarchie widerspiegelt und Kriterien wie die folgenden umfasst:

• Beteiligung an operativen oder kundenorientierten Prozessen
• Umgang mit personenbezogenen oder sensiblen Daten
• Finanzielle Gesundheit und Stabilität
• Rechtliche und regulatorische Risiken
• Branchenruf

Unzumutbare Risiken vor der endgültigen Onboarding-Phase mindern

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie die inhärenten und profilierten Risiken des Anbieters verstehen. Arbeiten Sie mit ihm zusammen, um alle Risiken zu beheben, die außerhalb Ihrer Toleranzschwelle liegen. Einige Organisationen sind auch durch gesetzliche Vorschriften verpflichtet, die Sicherheitskontrollen von Drittanbietern zu bewerten und zu überwachen.

Eine Risikomanagementlösung von Drittanbietern mit Workflow- und Aufgabenautomatisierung kann die Behebung beschleunigen, einen schnelleren ROI erzielen und gleichzeitig Bedrohungen wie Datenverletzungen oder Unterbrechungen der Lieferkette minimieren.

Denken Sie daran: Sie können Risiken nicht zu 100 % ausschließen. Alle nach der Risikominderung verbleibenden Risiken sind Restrisiken. Wenn das Restrisiko zu hoch bleibt – oder wenn ein Anbieter sich weigert, Ihre Standards zu erfüllen –, müssen Sie möglicherweise vom Vertrag zurücktreten.

Tipps für die Einarbeitung von Lieferanten

Durch die Anwendung der oben beschriebenen Best Practices kann Ihr Unternehmen das Risiko durch Dritte bereits in den frühesten Phasen des Lieferantenlebenszyklus erheblich reduzieren. Hier sind einige abschließende praktische Tipps, die Sie bei der Erstellung eines risikobewussten Onboarding-Prozesses für Lieferanten berücksichtigen sollten:

• Fangen Sie klein an und steigern Sie dann: Beginnen Sie mit der Bewertung einer kleinen Anzahl von Lieferanten mit hoher Priorität und steigern Sie den Umfang, sobald sich Ihr Team an den Prozess gewöhnt hat.

• Setzen Sie realistische Fristen: Auch Anbieter sind Menschen, daher sollten Sie realistische Fristen für das Ausfüllen von Fragebögen und das Beantworten von Bewertungsumfragen festlegen.

• Ein Genehmigungsverfahren einrichten: Es sollte ein dokumentiertes Genehmigungsverfahren für die Aufnahme neuer Lieferanten geben. Erwägen Sie, Standardvorlagen für Zahlungsbedingungen, Rechnungsstellung und Informationssicherheitsstandards als Teil des Lieferantenaufnahmeverfahrens einzubeziehen.

• Support-Ressourcen bereitstellen: Erstellen Sie eine FAQ, um Fragen proaktiv zu beantworten und bewährte Verfahren mit den Helfern zu teilen.

• Kommunikationsplan: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um die Beteiligung und den Fortschritt zu fördern. Dazu können die Festlegung von Zielen, die Vermittlung des Nutzens von Bewertungen und die Bereitstellung einer Liste mit Eskalationskontakten gehören.

Weiterhin Risiken durch Dritte nach der Einarbeitung reduzieren

Es ist kein Geheimnis, dass ständig neue Bedrohungen auftauchen und sich weiterentwickeln. Daher muss das Risikomanagement in jeder Phase des Lebenszyklus von Lieferantenrisiken fortgesetzt werden. Hier sind einige Maßnahmen, mit denen Sie das Risiko während der gesamten Vertragslaufzeit reduzieren können:

• Verpflichten Sie Anbieter, sich einer Prüfung zu unterziehen, um die Einhaltung von SOC 2, NIST CSF oder einem anderen Cybersicherheits-Framework zu zertifizieren. Durch die Erfüllung der Framework-Anforderungen können Anbieter standardmäßig auch die vorgeschriebenen Compliance-Anforderungen erfüllen.

• Führen Sie regelmäßig (z. B. jährlich) Risikobewertungen von Lieferanten durch, um Änderungen bei den Sicherheitskontrollen von Drittanbietern zu identifizieren und/oder neue Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen.

• Befolgen Sie die Überwachungsprotokolle von Drittanbietern und vergleichen Sie Informationen zu realen Risikoereignissen und Vorfällen mit den Angaben in den Bewertungen der Anbieter.

• Zusätzliche routinemäßige Offenlegungen von Jahresabschlüssen und anderen Geschäftsinformationen sind erforderlich, um potenziellen Störungen im gesamten Unternehmen zuvorzukommen.

• Nehmen Sie Bestimmungen zur Informationssicherheit in die SLA und andere Vertragsformulierungen auf, um Ihrem Unternehmen einen zusätzlichen Haftungsschutz zu bieten.

• Befolgen Sie einen Genehmigungsprozess für Änderungen des Vertragsumfangs bei Verträgen mit risikoreichen Anbietern.

Nächste Schritte: Automatisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess für Lieferanten

Die Einbindung neuer Lieferanten muss kein mühsamer Prozess sein. Mit einer intelligenten Planung und einer automatisierten Onboarding-Lösung können Sie einen schnelleren ROI von neuen Lieferanten erzielen, das Risiko Ihres Unternehmens durch Dritte reduzieren und stärkere Geschäftspartnerschaften aufbauen.

Erfahren Sie mehr über Onboarding in unserem Leitfaden zu bewährten Verfahren, dem „Leitfaden zur Sorgfaltspflicht beim Onboarding von Lieferanten“, oder fordern Sie noch heute eine Vorführung unserer Lösung an.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Prevalent.net veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.