Die Kosten eines ineffizienten Vertragsmanagements
Den Überblick über den Vertragslebenszyklus zu behalten, kann einer der frustrierendsten und zeitaufwändigsten Aspekte des Lieferantenmanagements sein. Warum?
- Das Aushandeln und Verlängern von Verträgen kann endlose E-Mail-Korrespondenz mit sich bringen.
- Das Speichern und Überprüfen von Verträgen kann zu einem Albtraum für die Versionskontrolle werden.
- Tabellenkalkulationen sind oft die erste Wahl, um wichtige Vertragsmerkmale zu verfolgen.
Es ist kein Wunder, dass Unternehmer häufig versuchen, etablierte Vertragsprozesse zu umgehen – insbesondere bei zeitkritischen oder einmaligen Anschaffungen. In solchen Fällen bleiben Beschaffungsteams über neu vertraglich vereinbarte Dienstleistungen im Unklaren, während Rechtsabteilungen nicht in der Lage sind, die in Verträgen festgelegten Schutzmaßnahmen durchzusetzen.
Dieses Szenario lässt sich leicht in kleineren, unterfinanzierten Unternehmen ohne spezielle Funktionen für das Lieferantenvertragsmanagement beobachten. Für größere Unternehmen mit dezentralen Beschaffungsabteilungen kann dies jedoch eine ebenso große Herausforderung darstellen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist klar, dass ein ineffizientes Vertragsmanagement zu unnötigen Kosten und erhöhten Geschäftsrisiken führen kann.
Wie können Sie also den Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements stärken, ohne die geschäftliche Agilität zu beeinträchtigen?
Einführung in die wichtigsten Vertragsbestandteile
Heute stellt Prevalent Contract Essentials vor, eine SaaS-basierte Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement, die die Verteilung, Besprechung, Aufbewahrung und Überprüfung von Lieferantenverträgen zentralisiert. Sie umfasst auch Funktionen für den Vertragsworkflow, um den Lebenszyklus vom Onboarding bis zum Offboarding zu automatisieren. Mit Contract Essentials verfügen Beschaffungs- und Rechtsteams über eine einzige Lösung, um Lieferantenverträge zu verwalten, die Verwaltung und Überprüfung zu vereinfachen sowie Kosten und Risiken zu reduzieren – und gleichzeitig Hindernisse für Unternehmer zu beseitigen.
Standardisierung der Vertragsannahme, Einarbeitung und Arbeitsabläufe
Contract Essentials standardisiert den Vertragsannahme- und Onboarding-Prozess und ermöglicht es Ihnen, Lieferantenvertragsdaten über ein browserbasiertes Formular oder eine API-Verbindung einzugeben. Die anpassbare Workflow-Funktionalität der Lösung automatisiert dann den gesamten Vertragslebenszyklus – von der Verhandlung und den Vertragsbedingungen bis hin zur Überprüfung und Unterzeichnung. Außerdem können Beschaffungsmanager Aufgaben wie automatische Erinnerungen oder Mahnungen zuweisen und verfolgen, was eine klare Kommunikation zwischen allen Parteien erleichtert.
Der anpassbare Workflow stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, wo sich ein Vertrag in seinem Lebenszyklus befindet. Integrierte Diskussionen sorgen dafür, dass alle über Änderungen auf dem Laufenden sind.
Optimieren Sie die Zusammenarbeit und vereinfachen Sie das Redlining
Contact Essentials optimiert außerdem die Zusammenarbeit und vereinfacht das Redlining. So können Benutzer beispielsweise Vertragsrevisionen mit Versionskontrolle hochladen und freigeben. Dokumentänderungen können offline überprüft und anschließend wieder in den Workflow eingefügt werden.
Darüber hinaus tragen rollenbasierte Berechtigungen und Prüfprotokolle dazu bei, die sichere Speicherung und Weitergabe von Dokumenten sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Dieser Ansatz verbessert auch die Effizienz und beschleunigt den Genehmigungsprozess, indem Änderungen nachverfolgt werden und sichergestellt wird, dass die Teams immer mit der richtigen Dokumentversion arbeiten.
Vertragsverhandlungen und Kommentare im Blick behalten
Um Verhandlungs- und Überprüfungsprozesse zu unterstützen, zentralisiert Contract Essentials alle Vertragsverhandlungen, versieht sie mit einem Zeitstempel und benachrichtigt die Teilnehmer per E-Mail, sobald neue Kommentare hinzugefügt werden. Kommentare können extern mit Anbietern geteilt oder nur für interne Diskussionen markiert werden. Durch die Erfassung aller Änderungen in einer einzigen Konversation stellt Contract Essentials sicher, dass alle Parteien über eine einzige Informationsquelle für Verhandlungen und Überprüfungen verfügen.
Bleiben Sie über den Vertragsstatus auf dem Laufenden und lassen Sie sich über wichtige Meilensteine benachrichtigen.
Mit Contract Essentials können Beschaffungs- und Rechtsteams alle Verträge zentral verfolgen und gleichzeitig Einblick in Attribute wie Vertragstyp, wichtige Termine, Vertragswert, Erinnerungen und Status erhalten. Benutzer können je nach ihrer Rolle individuelle Ansichten einrichten und sich an auslaufende Verträge und andere wichtige Ereignisse erinnern lassen.
Visualisieren Sie alle wichtigen Vertragsdetails in einer einzigen Tabelle.
Unternehmern die Teilnahme an der Vertragsabwicklung ermöglichen
Die granularen, rollenbasierten Berechtigungen der Lösung ermöglichen die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, den Zugriff auf Verträge sowie Lese-/Schreib-/Änderungszugriff, sodass Benutzer nur das sehen, was für ihre Arbeit relevant ist. Geschäftsanwender können außerdem Workflows, Aufgaben und Diskussionen verfolgen, sodass sie den gesamten Vertragslebenszyklus im Blick behalten und sich voll und ganz an der Verwaltung ihrer Lieferanten beteiligen können.
Meine Verträge zentralisiert Dokumente nach Eigentümer, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Vereinheitlichung des Lieferantenvertragsmanagements mit dem Risikomanagement für Dritte
Contract Essentials ist Teil der Prevalent Third-Party Risk Management Platform. Prevalent bietet Kunden eine integrierte TPRM-Lösung für die zentralisierte Verwaltung von Sicherheits-, Datenschutz-, Geschäfts-, Finanz- und Vertragsrisiken durch Dritte – alles gestützt durch ein gemeinsames Risikoregister mit Funktionen für Risikobewertung, Behebung und Berichterstattung. Dieser Ansatz sorgt für proaktive Transparenz hinsichtlich Risiken durch Dritte und optimiert gleichzeitig Ihre Abläufe, um bei Vorfällen maximale Widerstandsfähigkeit zu gewährleisten.
Machen Sie den nächsten Schritt zur Automatisierung des Lebenszyklusmanagements von Lieferantenverträgen
Die Verwaltung von Lieferantenverträgen muss kein zeitaufwändiger, manueller Prozess sein. Mit Contract Essentials lassen sich Vertragslebenszyklen ganz einfach optimieren und an Ihre bestehenden Prozesse zum Lieferantenrisikomanagement anpassen. So behalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Risiken durch Dritte und ermöglichen es Geschäftsinhabern, ihre Arbeit mit minimalem Aufwand zu erledigen.
Weitere Informationen darüber, wie Prevalent Ihnen helfen kann, finden Sie im Datenblatt „Vertragskenntnisse“ oder fordern Sie noch heute eine Demo an.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf Prävalent.net. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech das KI-gestützte Risikomanagement für Dritte, Prevalent. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, regulatorische Änderungen und Compliance abgestimmt sind.
