Was ist Dokumentenkontrolle?
Dokumentenverwaltung bezeichnet die Gesamtheit der Prozesse, die die Einhaltung von Vorschriften für alle von Ihrem Unternehmen erstellten Dokumente gewährleistet. Wenn die Dokumentenkontrolle die Erstellung, Speicherung, Sicherheit und Organisation der von einem Unternehmen verwalteten Dokumente regelt, dann umfasst die Dokumentenkontrolle Software der technologische Ansatz zur Aufrechterhaltung der Dokumentenorganisation und -qualität bei gleichzeitiger Minderung des Risikos menschlicher Fehler, die mit der manuellen Dokumentenverwaltung und -erstellung verbunden sind. Bei der Suche nach Möglichkeiten, wie Technologie am besten zur Verbesserung der Betriebsabläufe eingesetzt werden kann, gehören Lösungen zur Dokumentenautomatisierung zu den ersten, in die investiert wird. Grundlegende Funktionen einer Dokumentenkontrollsoftware sind ein fester Bestandteil dieser Lösungen.
Warum ist die Dokumentenkontrolle wichtig?
Die Erstellung und Ausstellung von Dokumenten ist für zahlreiche Organisationen von zentraler Bedeutung. Verträge, Verkaufsangebote, Finanzunterlagen, Arbeitsverträge, interne Berichte und unzählige andere Dokumente werden täglich erstellt und versandt. Fachkräfte, Support-Mitarbeiter, Vertragsangestellte, Kunden und Klienten benötigen alle auf unterschiedliche Weise Zugriff auf diese Informationen. Das Dokumentenkontrollsystem ist der Teil der Dokumentenautomatisierungssoftware, der Ordnung ins Chaos bringt und denjenigen, die darauf angewiesen sind, einen sicheren Zugriff ermöglicht. Das Ziel von Dokumentenkontrollverfahren besteht darin, Informationen zu organisieren, zugänglich zu machen und zu schützen, damit Unternehmen effizient, produktiv und konform bleiben können.
Was sind die Vorteile einer Investition in ein Dokumentenverwaltungssystem?
Dokumentensteuerungsprozesse innerhalb von Dokumentenautomatisierungslösungen helfen bei der Verwaltung von:
Zugang zu Informationen und Dokumentensicherheit
In unserer zunehmend mobilen Welt benötigen Sie ein System, mit dem interne und externe Benutzer unabhängig von ihrem Standort und dem verwendeten Gerät auf Informationen zugreifen können. Allerdings benötigt nicht jeder denselben Umfang an Informationszugriff. Zu den Verfahren zur Dokumentenkontrolle gehört die Möglichkeit, Rollen und Einschränkungen festzulegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf.
Mit einem besseren Dokumentenzugriff geht auch ein Bedarf an besserer Sicherheit einher. Mit strengeren Zugriffskontrollen können Sie sicherstellen, dass sensible Dokumente geschützt bleiben. Papierbasierte Systeme sind von Natur aus risikobehaftet, da Informationen leicht verloren gehen, unachtsam entsorgt werden oder nach außen gelangen können. Dokumentenkontrollsysteme sind ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit und der Erfüllung von Compliance-Standards und -Anforderungen auf Branchenebene.
Für Unternehmen, die die ISO 9001-Zertifizierung anstreben, ist einer der erforderlichen Prozesse das Dokumentenverwaltung, das die zur Erlangung der Zertifizierung erforderlichen Kontrollen festlegt. Dazu gehört die Sicherstellung spezifischer Kontrollen in Bezug auf die Genehmigung, Überprüfung, Überarbeitung, Versionskontrolle, Lesbarkeit, Qualität und Verteilung von Dokumenten.
Vorlagenerstellung und Rückverfolgbarkeit
Durch die Einführung von Daten- und Dokumentenkontrollprozessen verbessert sich die Dokumentenqualität. Die Dokumente sind einheitlich, und der Dokumenteneigentümer kann Änderungen in jeder Phase nachverfolgen. Jeder weiß, wo sich die aktuellsten Versionen befinden und wie Änderungen daran vorgenommen werden können. Vorlagen für die Dokumentenerstellung gewährleisten, dass die Inhalte korrekt und richtig formatiert sind, und bieten Kontrolle hinsichtlich Sprache und Lesbarkeit.
Rückverfolgbarkeit ist besonders wichtig in Unternehmen, die gesetzlichen Vorschriften unterliegen oder die den historischen Zugriff auf Informationen nachweisen müssen. Die Versionskontrolle sollte in die Benutzeroberfläche integriert sein, um sicherzustellen, dass die aktuellsten Vorlagen verwendet werden, und um frühere Versionen zu dokumentieren. Die effektiven Systeme zur Dokumentenerstellung ermöglichen die Übernahme von Daten aus einer oder mehreren externen Datenquellen, wodurch in einigen Fällen die manuelle Eingabe entfällt. Außerdem kann Ihr Unternehmen gesetzliche oder interne Richtlinienänderungen sofort auf Dokumentvorlagen anwenden, um die Compliance sicherzustellen. Sie können vorab veröffentlicht werden, sodass sie den Benutzern zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt werden – wodurch das Risiko der Ausgabe einer alten, falschen Version des Dokuments ausgeschlossen wird.
Funktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware, die jede Lösung zur Dokumentenautomatisierung enthalten sollte
Früher war die Qualitätskontrolle von Dokumenten so einfach wie die alphabetische Ablage in Aktenschränken. Heute kann sie jedoch so komplex sein wie cloudbasierte Ablagesysteme, die durch aktive Überwachung und Multi-Faktor-Autorisierungsverfahren geschützt sind. Die besten Dokumentenmanagementsysteme von heute setzen auf künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Kontrollprozesse zu automatisieren. Bei der Auswahl einer Lösung zur Dokumentenautomatisierung sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen geprüften Optionen Aspekte der Dokumentenkontrolle berücksichtigen, wie z. B.:
- Erweiterte Sicherheit. Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Sicherung Ihrer Daten. Backups, Software-Upgrades und -Updates, Antiviren- und Anti-Phishing-Tools tragen dazu bei, dass Ihre Daten geschützt sind.
- Zugriffsrechte. Elektronisch gespeicherte Dokumente sollten über Berechtigungsprotokolle verfügen, um den Zugriff auf diese Dokumente auf diejenigen zu beschränken, die sie benötigen. Diese Rechte können Zugriffsrechte basierend auf individuellen Bedürfnissen, Abteilungen oder Rollen festlegen.
- Verschlüsselung. Verschlüsselungsalgorithmen sind ein wesentlicher Bestandteil der Dokumentensicherheit. Sie verschlüsseln den Inhalt Ihrer Dokumente sowohl während der Übertragung per E-Mail als auch im Ruhezustand, wenn sie in einer digitalen Umgebung gespeichert sind. Die Verschlüsselung verhindert den unbefugten Zugriff auf Ihre Dokumente und hindert Hacker daran, gestohlene Informationen zu verwenden.
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- Backup-Lösungen. Wie oft sichert Ihr Unternehmen wichtige Dokumente und Daten? Automatisierte Prozesse sorgen für Sicherungskopien Ihrer Materialien; in der Regel können Sie den Zeitraum zwischen den Sicherungen selbst festlegen.
- Genehmigungsmechanismen. Dokumente müssen in verschiedenen Phasen der Weiterleitung oder des Zugriffs genehmigt und abgezeichnet werden. Stellen Sie sicher, dass die Dokumentenweiterleitung verfügbar ist, um bei Bedarf umgehend Unterschriften einzuholen.
- Routing. Verwenden Sie Dokumentenkontrollsysteme, um den Papierfluss zu verwalten. Durch Automatisierung können Informationen je nach Bedarf zur Genehmigung, zur Information oder zur Unterschrift versendet werden.
- Annotationsfähigkeiten. Achten Sie auf Funktionen zum Hinzufügen von Anmerkungen zu Dokumenten, wie Ergänzungen, Hervorhebungen, Schwärzungen oder Löschungen.
- Prüfpfade. Viele Unternehmen benötigen Audit-Informationen zu Dokumenten. Ein Audit-Trail verfolgt, wann ein Dokument angesehen, geöffnet und geändert wurde und von wem. Das Ein- und Auschecken von Dokumenten aus Ihrem Managementsystem funktioniert genau wie das Ausleihen eines Buches aus der Bibliothek. Sie möchten sicherstellen, dass ein Audit-Trail erstellt wird. Dokumente können so programmiert werden, dass sie jeweils nur von einem Benutzer verwendet werden können, während andere nur Lesezugriff haben.
- Fähigkeiten zur Zusammenarbeit. In manchen Fällen benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Die Einstellungen für die Zusammenarbeit ermöglichen es jedem, der Zugriff hat, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten.
- Digitale Signatur. In vielen Fällen müssen Dokumente unterschrieben werden. Stellen Sie sicher, dass elektronische Signaturen unterstützt werden.
- Verfügung. Wie lange müssen Sie Kundeninformationen, Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsinformationen aufbewahren? Eine gut geplante Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten hilft Ihnen dabei, zu bestimmen, wie lange die Dokumente Ihres Unternehmens aufbewahrt werden und wie sie bei Bedarf entsorgt werden.
- Formularverwaltung. Mit der Formularverwaltung können Sie Informationen aus vorhandenen Dokumenten oder Websites in einem digitalen Archiv erfassen und die Daten in anderen Vorlagen verwalten und verwenden.
- Volltextsuche. Mit der Volltextsuche können Sie Wörter oder Ausdrücke in eine Suchleiste eingeben und diese in den Dateien finden.
Die Einrichtung von Verfahren zur Dokumentenkontrolle wird durch Automatisierung vereinfacht.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
