Qu'est-ce que le contrôle des documents ?
Le contrôle des documents désigne l'ensemble des processus qui garantissent la conformité de tous les documents créés par votre organisation. Si le contrôle des documents régit la création, le stockage, la sécurité et l'organisation des documents gérés par une entreprise, alors le contrôle des documents de contrôle des documents est l'approche technologique qui permet de maintenir l'organisation et la qualité des documents, tout en réduisant le risque d'erreur humaine associé à la gestion et à la préparation manuelles des documents. Lorsque l'on cherche à tirer le meilleur parti de la technologie pour améliorer les opérations, les solutions d'automatisation des documents sont parmi les premières dans lesquelles il convient d'investir. Les fonctionnalités de base des logiciels de contrôle des documents font partie intégrante de ces solutions.
Pourquoi le contrôle des documents est-il important ?
La création et l'émission de documents font partie intégrante de nombreuses organisations ; des contrats, des propositions de vente, des documents financiers, des accords de travail, des rapports internes et d'innombrables autres documents sont préparés et envoyés chaque jour. Les professionnels, le personnel de soutien, les employés contractuels, les clients et les consommateurs ont tous besoin d'accéder à ces informations de différentes manières. Le système de contrôle des documents est la partie du logiciel d'automatisation des documents qui met de l'ordre dans le chaos et assure un accès sécurisé à ceux qui en ont besoin. L'objectif des procédures de contrôle des documents est de maintenir l'information organisée, accessible et protégée afin que les organisations puissent rester efficaces, productives et conformes.
Quels sont les avantages d'investir dans un système de contrôle des documents ?
Les processus de contrôle des documents mis en place dans le cadre des solutions d'automatisation des documents permettent de gérer les documents :
Accès à l'information et sécurité des documents
Dans notre monde de plus en plus mobile, vous avez besoin d'un système qui permette aux utilisateurs internes et externes d'accéder à l'information où qu'ils soient et quel que soit l'appareil qu'ils utilisent. Cependant, tout le monde n'a pas besoin des mêmes niveaux d'accès à l'information. Les procédures de contrôle des documents incluent la possibilité de définir des rôles et des restrictions pour déterminer qui a accès à quoi.
L'amélioration de l'accès aux documents s'accompagne d'un besoin de sécurité accru. En renforçant les contrôles d'accès, vous pouvez vous assurer que les documents sensibles restent protégés. Les systèmes basés sur le papier sont intrinsèquement risqués, les informations étant facilement perdues, jetées sans précaution ou divulguées. Les systèmes de contrôle des documents sont un élément essentiel de la sécurité des données et du respect des normes et exigences de conformité du secteur.
Pour les entreprises qui souhaitent obtenir la norme ISO 9001, l'un des processus requis est la Procédure de maîtrise des documentsqui spécifie les contrôles nécessaires à l'obtention de l'accréditation. Il s'agit notamment de s'assurer qu'il existe des contrôles spécifiques concernant l'approbation, l'examen, la révision, le contrôle des versions, la lisibilité, la qualité et la distribution des documents.
Modélisation et traçabilité
La mise en place de processus de contrôle des données et des documents permet d'améliorer la qualité des documents. Les documents sont uniformes et le propriétaire du document peut suivre les modifications à chaque étape. Tout le monde sait où se trouvent les versions les plus récentes et comment les modifier. Les modèles de production de documents garantissent que le contenu est exact et correctement formaté et permettent de contrôler la langue et la lisibilité.
La traçabilité est particulièrement importante pour les entreprises soumises à des mandats réglementaires ou celles qui doivent prouver l'historique de l'accès à l'information. Le contrôle des versions doit être intégré à l'interface utilisateur, afin de garantir l'utilisation des modèles les plus récents et de conserver une trace des versions précédentes. Les systèmes de génération de documents les plus systèmes de génération de documents les plus efficaces les plus efficaces permettent de puiser les données dans une ou plusieurs sources externes, éliminant ainsi, dans certains cas, les saisies manuelles. De plus, votre organisation peut appliquer instantanément aux modèles de documents les modifications apportées à la législation ou à la politique interne afin d'en assurer la conformité. Ils peuvent être publiés à l'avance pour apparaître aux utilisateurs à la date requise, ce qui élimine le risque de publier une version ancienne et incorrecte du document.
Les fonctionnalités du logiciel de contrôle des documents que toute solution d'automatisation des documents devrait inclure
Le contrôle des documents de qualité était autrefois aussi simple que de conserver des documents classés par ordre alphabétique dans des classeurs ; cependant, aujourd'hui, il peut être aussi impliqué que les systèmes d'archivage basés sur le cloud et protégés par une surveillance active et des procédures d'autorisation multifactorielles. Aujourd'hui, les meilleurs systèmes de gestion documentaire s'appuient sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour automatiser les processus de contrôle. Lorsque vous choisissez une solution d'automatisation des documents, vous devez vous assurer que les options que vous examinez incluent des considérations relatives au contrôle des documents, telles que :
- Sécurité avancée. L'automatisation joue un rôle important dans la sécurisation de vos informations. Les sauvegardes, les mises à niveau et les mises à jour des logiciels, les outils anti-virus et anti-phishing contribuent à garantir la protection des données.
- Droits d'accès. Les documents stockés électroniquement doivent faire l'objet de protocoles d'autorisation afin de limiter l'accès à ces documents aux seules personnes qui en ont besoin. Ces droits peuvent être définis en fonction des besoins individuels, des services ou des rôles.
- Chiffrement. Composante essentielle de la sécurité des documents, les algorithmes de cryptage brouillent le contenu de vos documents, qu'ils soient en transit par courrier électronique ou au repos, stockés dans un environnement numérique. Le cryptage permet d'empêcher l'accès non autorisé à vos documents et empêche les pirates d'utiliser les informations volées.
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- Solutions de sauvegarde. À quelle fréquence votre entreprise sauvegarde-t-elle ses documents et données clés ? Des processus automatisés garantissent des copies de sauvegarde de vos documents ; en général, vous pouvez déterminer la période entre les sauvegardes.
- Mécanismes d'approbation. Les documents doivent être approuvés et signés à différents stades de leur acheminement ou de leur accès. Veillez à ce que l'acheminement des documents permette d'obtenir rapidement des signatures, le cas échéant.
- Routage. Utiliser des systèmes de contrôle des documents pour gérer le flux de papier. L'automatisation permet d'envoyer les informations pour approbation, pour avis ou pour signature, selon les besoins.
- Capacités d'annotation. Recherchez les possibilités d'ajouter des notes aux documents, telles que des ajouts, des surlignages, des caviardages ou des suppressions.
- Pistes d'audit. De nombreuses entreprises ont besoin d'informations d'audit sur les documents. Une piste d'audit permet de savoir quand un document a été consulté, ouvert et modifié, et par qui. L'entrée et la sortie de documents de votre système de gestion s'apparentent à l'emprunt d'un livre à la bibliothèque. Vous devez vous assurer qu'une piste d'audit a été créée. Les documents peuvent être programmés pour n'être utilisés que par un seul utilisateur à la fois, les autres n'ayant qu'un accès visuel.
- Capacités de collaboration. Dans certaines circonstances, vous avez besoin d'un système de gestion documentaire qui permette aux utilisateurs de travailler simultanément sur des documents. Les paramètres de collaboration permettent à toute personne ayant accès à un document de travailler simultanément sur celui-ci.
- Signature numérique. Dans de nombreux cas, les documents doivent être signés. Assurez-vous que les signatures électroniques sont prises en charge
- Disposition. Pendant combien de temps devez-vous conserver les informations relatives aux clients, aux employés et à l'entreprise ? Une politique de conservation des documents bien planifiée permet de déterminer la durée de conservation des documents de votre organisation et la manière dont ils sont éliminés en cas de besoin.
- Gestion des formulaires. La gestion des formulaires vous permet de capturer des informations à partir de documents ou de sites web existants dans un référentiel numérique et vous permet de gérer et d'utiliser les données dans d'autres modèles.
- Recherche en texte intégral. La recherche en texte intégral vous permet de saisir des mots ou des phrases dans une barre de recherche et de les retrouver dans les fichiers.
L'automatisation facilite la mise en place de procédures de contrôle des documents
Les composants de contrôle des documents d'un système d'automatisation des documents sont essentiels à la gestion du bureau moderne. Grâce à des outils tels que HotDocs, leader de l'automatisation des documents, les entreprises de toutes tailles rationalisent leurs opérations en toute sécurité, gagnent en efficacité et voient leur productivité s'améliorer grâce à nos solutions de gestion automatisée des documents. Pour en savoir plus sur la façon dont les fonctionnalités du logiciel de contrôle des documents peuvent bénéficier à votre entreprise ; contactez-nous dès aujourd'hui, ou essayez-nous.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
