¿Qué es el control de documentos?
El control de documentos se refiere al conjunto de procesos que garantizan el cumplimiento normativo de todos los documentos creados por su organización. Si el control de documentos rige la creación, el almacenamiento, la seguridad y la organización de los documentos gestionados por una empresa, entonces el control de documentos software de control de documentos es el enfoque tecnológico para mantener la organización y la calidad de los documentos, al tiempo que se mitiga el riesgo de errores humanos asociados con la gestión y preparación manual de documentos. Cuando se busca la mejor manera de aprovechar la tecnología para mejorar las operaciones, las soluciones de automatización de documentos se encuentran entre las primeras en las que se invierte. Las capacidades básicas del software de control de documentos son una parte inherente de esas soluciones.
¿Por qué es importante el control de documentos?
La creación y emisión de documentos es parte integral de numerosas organizaciones; cada día se preparan y envían contratos, propuestas de venta, documentación financiera, acuerdos laborales, informes internos y otros innumerables documentos. Los profesionales, el personal de apoyo, los empleados contratados, los clientes y los usuarios necesitan acceder a esta información de diversas maneras. El sistema de control de documentos es la parte del software de automatización de documentos que pone orden en el caos y garantiza un acceso seguro a quienes lo necesitan. El objetivo de los procedimientos de control de documentos es mantener la información organizada, accesible y protegida para que las organizaciones puedan seguir siendo eficientes, productivas y cumplir con las normas.
¿Cuáles son las ventajas de invertir en un sistema de control de documentos?
Los procesos de control de documentos dentro de las soluciones de automatización documental ayudan a gestionar:
Acceso a la información y seguridad de los documentos
En nuestro mundo cada vez más móvil, necesitas un sistema que permita a los usuarios internos y externos acceder a la información sin importar dónde se encuentren ni qué dispositivo utilicen. Sin embargo, no todo el mundo necesita los mismos niveles de acceso a la información. Los procedimientos de control de documentos incluyen la posibilidad de establecer roles y restricciones sobre quién tiene acceso a qué.
Un mejor acceso a los documentos conlleva la necesidad de una mayor seguridad. Con controles de acceso más estrictos, puede garantizar que los documentos confidenciales permanezcan protegidos. Los sistemas basados en papel son intrínsecamente arriesgados, ya que la información se puede perder, descartar por descuido o filtrar fácilmente. Los sistemas de control de documentos son un componente esencial de la seguridad de los datos y del cumplimiento de las normas y requisitos de conformidad a nivel industrial.
Para las empresas que desean obtener la certificación ISO 9001, uno de los procesos requeridos es el Procedimiento de control de documentos, que especifica los controles necesarios para completar la acreditación. Estos incluyen asegurarse de que existan controles específicos en torno a la aprobación, revisión, modificación, control de versiones, legibilidad, calidad y distribución de los documentos.
Plantillas y trazabilidad
Con los procesos de control de datos y documentos implementados, la calidad de los documentos mejora. Los documentos son uniformes y el propietario del documento puede realizar un seguimiento de los cambios en cada etapa. Todos sabrán dónde se encuentran las versiones más actualizadas y cómo realizar cambios en ellas. Las plantillas para la producción de documentos garantizan que el contenido sea preciso y esté correctamente formateado, y proporcionan control sobre el lenguaje y la legibilidad.
La trazabilidad es especialmente importante en empresas sujetas a mandatos normativos o que necesitan mostrar el historial de acceso a la información. El control de versiones debe integrarse en la interfaz de usuario, garantizando que se utilicen las plantillas más actuales y manteniendo un registro de las versiones anteriores. Los sistemas de generación de documentos más eficaces sistemas de generación de documentos permitirán extraer datos de una o más fuentes externas, lo que eliminará, en algunos casos, la introducción manual. Además, su organización puede aplicar cambios legislativos o de políticas internas al instante en las plantillas de documentos para garantizar el cumplimiento normativo. Se pueden publicar por adelantado para que aparezcan a los usuarios en la fecha requerida, lo que elimina el riesgo de emitir una versión antigua e incorrecta del documento.
Funcionalidades del software de control documental que toda solución de automatización documental debería incluir
El control de la calidad de los documentos solía ser tan sencillo como mantener los registros ordenados alfabéticamente en archivadores; sin embargo, ahora puede ser tan complejo como los sistemas de archivo basados en la nube protegidos por procedimientos de supervisión activa y autorización multifactorial. Hoy en día, los mejores sistemas de gestión de documentos se basan en la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para automatizar los procesos de control. Al elegir una solución de automatización de documentos, debe asegurarse de que las opciones que está evaluando incluyen consideraciones de control de documentos como:
- Seguridad avanzada. La automatización desempeña un papel importante en la protección de su información. Las copias de seguridad, las actualizaciones de software, los antivirus y las herramientas antiphishing ayudan a garantizar la protección de los datos.
- Derechos de acceso. Los documentos almacenados electrónicamente deben utilizar protocolos de permisos para limitar el acceso a dichos documentos únicamente a quienes los necesiten. Estos derechos pueden establecer derechos de acceso en función de las necesidades individuales, los departamentos o las funciones.
- Cifrado. Los algoritmos de cifrado, un componente esencial de la seguridad de los documentos, codifican el contenido de sus documentos, tanto durante su transmisión por correo electrónico como cuando están almacenados en un entorno digital. El cifrado ayuda a evitar el acceso no autorizado a sus documentos e impide que los piratas informáticos utilicen la información robada.
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- Soluciones de copia de seguridad. ¿Con qué frecuencia realiza su empresa copias de seguridad de sus documentos y datos clave? Los procesos automatizados garantizan la realización de copias de seguridad de sus materiales; por lo general, usted puede determinar el intervalo entre copias.
- Mecanismos de aprobación. Los documentos deben ser aprobados y firmados en varias etapas del proceso de tramitación o acceso. Asegúrese de que la tramitación de los documentos permita obtener las firmas rápidamente cuando sea necesario.
- Enrutamiento. Utilice sistemas de control de documentos para gestionar el flujo de papel. La automatización permite enviar información para su aprobación, información o firmas, según sea necesario.
- Habilidades de anotación. Busque capacidades para añadir notas a los documentos, como adiciones, resaltados, censuras o eliminaciones.
- Pistas de auditoría. Muchas empresas necesitan información de auditoría sobre los documentos. Un registro de auditoría rastrea cuándo se ve, se abre y se modifica un documento, y quién lo hace. El registro de entrada y salida de documentos de su sistema de gestión funciona igual que el préstamo de un libro de la biblioteca. Lo que usted quiere es asegurarse de que se crea un registro de auditoría. Los documentos se pueden programar para que solo los utilice un usuario a la vez, y los demás solo tengan acceso de lectura.
- Capacidades de colaboración. En algunas circunstancias, se necesita un sistema de gestión de documentos que permita a los usuarios trabajar en documentos simultáneamente. La configuración de colaboración permite que cualquier persona con acceso trabaje en un documento al mismo tiempo.
- Firma digital. En muchos casos, los documentos deben firmarse. Asegúrese de que se admitan las firmas electrónicas.
- Disposición. ¿Cuánto tiempo necesita conservar la información de los clientes, los registros de los empleados y la información comercial? Contar con una política de conservación de documentos bien planificada ayuda a determinar cuánto tiempo se conservan los documentos de su organización y cómo se eliminan cuando es necesario.
- Gestión de formularios. La gestión de formularios le permitirá capturar información de documentos o sitios web existentes en un repositorio digital y le permitirá gestionar y utilizar los datos dentro de otras plantillas.
- Búsqueda de texto completo. Las funciones de búsqueda de texto completo le permiten introducir palabras o frases en una barra de búsqueda y encontrarlas dentro de los archivos.
El establecimiento de procedimientos de control de documentos se simplifica gracias a la automatización.
Los componentes de control de documentos de un sistema de automatización documental son fundamentales para la gestión de una oficina moderna. Con herramientas como HotDocs, líder en automatización documental, empresas de todos los tamaños optimizan sus operaciones de forma segura, ganan en eficiencia y mejoran su productividad gracias a nuestras soluciones automatizadas de gestión documental. Para obtener más información sobre cómo las funciones del software de control de documentos pueden beneficiar a su empresa, póngase en contacto con nosotros hoy mismo o pruébelas.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
