Was ist Contract Lifecycle Management (CLM)?
Contract Lifecycle Management (CLM) ist ein eindeutiger Begriff: Nach der Definition von Gartner verwalten CLM-Lösungen die Lebenszyklen von Verträgen und Vereinbarungen, die ein Unternehmen betreffen.
Dazu können Vereinbarungen mit Dritten oder interne Verträge gehören, wie z. B. Outsourcing, Geheimhaltung, geistiges Eigentum (IP), Beschäftigung und andere Lizenzen.
CLM rationalisiert und automatisiert die Prozesse, die mit dem Lebenszyklus dieser Verträge verbunden sind, von der ersten Anfrage über die Verhandlung, Genehmigung, Ausführung, Speicherung, Compliance-Management, Änderungen, Streitfallmanagement, Berichterstattung, Archivierung und mehr.
Wenn Sie Ihre Verträge nicht ordnungsgemäß verwalten, kann Ihr Unternehmen Risiken und potenziellen finanziellen Verlusten ausgesetzt sein. Eine effektive CLM-Lösung bietet ein durchgängiges Management und verwertbare Erkenntnisse in jeder Phase des Prozesses, wodurch Engpässe beseitigt, Risiken minimiert und das Fehlerpotenzial verringert werden. Sie hilft, den Prozess zu vereinfachen, Ihre Kunden zu bedienen und den Wert für Ihr Unternehmen zu steigern.
Etappen des Vertragslebenszyklusmanagements
Der Lebenszyklus eines Vertrags besteht aus vielen Aufgaben, von der Erstellung (die von einer einfachen, einseitigen Vereinbarung bis hin zu einer langen Liste von Spezifikationen reichen kann) über den Verhandlungsprozess bis hin zum Genehmigungsprozess. Nach dem Genehmigungsprozess geht es um die Verwaltung des Vertrags, die Durchsetzung der vereinbarten Bedingungen sowie die Berichterstattung und Verwaltung.
Die meisten Arbeitsabläufe im Vertragsmanagement bestehen aus fünf Phasen:
Erstellung
Für die Erstellung von Verträgen ist in der Regel die Rechtsabteilung zuständig, aber das ist ein Prozess, der Wochen dauern kann. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der Vertrag genau abgefasst ist und keine Schlupflöcher oder Klauseln fehlen.
Das Fehlerpotenzial ist hoch, aber ein CLM-Softwareangebot kann den Zeitaufwand für die Vertragserstellung durch automatisierte, auf den jeweiligen Auftrag zugeschnittene Dokumentenzusammenstellung reduzieren . Dadurch wird der Prozess gestrafft, die Zeit bis zum Umsatz und die damit verbundenen Kosten werden reduziert, während die finanziellen, rechtlichen und beschaffungsbezogenen Risiken minimiert werden. Außerdem wird die Integrität des Vertrags aufrechterhalten, während er mehrere Parteien durchläuft.
Verhandlung
Der Verhandlungszeitraum kann mehrere Überarbeitungsrunden umfassen, von denen einige den Vergleich früherer Versionen der Dokumente mit den aktuellen erfordern. Langwierige Verhandlungen führen zu langen Vertragslebenszyklen, was den Wert pro Vertrag verringert.
CLM-Software speichert und verwaltet alle Verträge an einem Ort und ermöglicht Ihnen einen klaren und einfachen Zugriff auf genaue Aufzeichnungen über frühere Bearbeitungen und Änderungen. Fortgeschrittene Analysen, Techniken zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und datengestützte Erkenntnisse können Ihrem Team helfen, schneller zu einer Einigung zu kommen.
Zulassung
In diesem Stadium können Verträge immer noch scheitern - wenn physische Dokumente mehrfach den Besitzer wechseln, ist es viel wahrscheinlicher, dass es zu Verzögerungen kommt oder, noch schlimmer, dass Änderungen oder Genehmigungen ohne Prüfpfad vorgenommen werden.
Eine gute CLM-Lösung konfiguriert Arbeitsabläufe und automatisiert Teile dieses Genehmigungsprozesses; die Beteiligten können automatisch benachrichtigt werden, wenn ein Dokument zur Prüfung bereit ist, und es werden Aufzeichnungen über alle Genehmigungen und Änderungen geführt.
Fertigstellung
Dies ist die Phase, in der genehmigte Verträge unterzeichnet werden und in Kraft treten. Elektronische Unterschriften sind üblich, und diese Verträge werden dann in einem zentralen, einheitlichen Repository gespeichert. Die richtige CLM-Lösung gewährleistet einen schnellen und sicheren Zugriff auf diese Dateien in der Zukunft.
Verwaltung
Nachdem der Vertrag genehmigt und ausgeführt wurde, gibt es mehrere Aspekte bei der Verwaltung des Vertrags:
- Die Bedingungen und Leistungsziele müssen verfolgt und durchgesetzt werden.
- Die Einhaltung von Vorschriften und Vertragsbedingungen muss überwacht werden (das Risiko einer Nichteinhaltung kann zu einem finanziellen oder Vertrauensbruch führen und die Beziehung beeinträchtigen)
- Meilensteine wie Verlängerungen und Änderungen müssen überwacht werden (wenn Verträge nicht zum richtigen Zeitpunkt verlängert werden, können Verluste entstehen)
- Die Daten des Prozesses müssen gesammelt und analysiert werden
Wenn dies nicht gelingt, führt dies häufig zu Umsatzeinbußen und erhöhten Risiken.
Die CLM-Software ermöglicht es Ihnen, alle Aspekte der Vertragsverwaltung über eine einzige Plattform zu steuern. Der Fortschritt kann während des gesamten Zyklus verfolgt werden, und Dashboard- und High-Level-Berichte ermöglichen einen einfachen Zugriff auf die Leistungsergebnisse.
Zentralisierung und Transparenz sind die Hauptvorteile von CLM - Sie können die Beteiligten automatisch benachrichtigen, wenn Meilensteine erreicht sind, die Verpflichtungen auf beiden Seiten des Vertrags verfolgen, um bei Bedarf Mahnungen zu versenden, und sich auf eventuelle Inkassoaktivitäten vorbereiten.
Die Datenintegration ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf den Vertragslebenszyklus und hilft Ihnen, Ineffizienzen zu erkennen und zu bewerten, sich schneller an Veränderungen anzupassen, vorteilhafte Korrekturen auf der Grundlage früherer Daten vorzunehmen und die Verwaltungskosten zu senken.
Umfassende Datenanalysetools ermöglichen es Ihnen, den Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements kontinuierlich zu verbessern und den Vertragswert zu steigern.
Die richtige CLM-Lösung für Ihr Unternehmen
Eine erstklassige CLM-Lösung sollte Analysen nutzen, um Geschäftsentscheidungen zu beschleunigen, Umsätze schneller zu realisieren, Einsparungen zu optimieren, Risiken zu erkennen und zu verringern und die Effizienz zu steigern. Komplexe Vertragslebenszyklen sollten sich in gewinnoptimierende Anlagen verwandeln, und all dies sollte von einem einzigen, zentralen Hub aus zur Verfügung stehen, mit dem Sie alle Verträge von der Erstellung bis zur Überprüfung und Genehmigung überwachen und verwalten können.
Ein weiteres Must-have? Die Lösung sollte sich nahtlos in Ihr bestehendes juristisches Tech-Stack integrieren lassen und mit älteren Plattformen zusammenarbeiten können. Gleichzeitig sollte sie aber auch ein wichtiger Bestandteil des umfassenden Stacks aus einer Hand sein, zu dem Sie sich schließlich weiterentwickeln. Eine Lösung, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist, wie z. B. zukünftige Flexibilität, Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit.
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Der Gartner-Leitfaden ist zwar ein guter Ausgangspunkt, aber die richtige CLM-Lösung sollte Ihren spezifischen Anforderungen und Ihrer Zukunft entsprechen.
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