Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?

Si vous ne gérez pas correctement vos contrats, vous exposez votre entreprise à des risques et à des pertes financières potentielles. Une solution CLM efficace fournit une gestion de bout en bout et des informations exploitables à chaque étape du processus, éliminant les goulets d'étranglement, minimisant les risques et réduisant le potentiel d'erreurs. Elle contribue à simplifier le processus, à servir vos clients et à créer de la valeur pour votre organisation.

Étapes de la gestion du cycle de vie des contrats

Le cycle de vie d'un contrat comprend de nombreuses tâches, de la création (qui peut aller d'un simple accord d'une page à une longue liste de spécifications) au processus de négociation et d'approbation. Après le processus d'approbation, il y a l'administration du contrat, l'application des conditions convenues, le reporting et la gestion.

La plupart des processus de gestion des contrats se déroulent en cinq étapes :

Création

Le service juridique est généralement responsable de l'élaboration des contrats, mais c'est un processus qui peut prendre des semaines. Il est essentiel que le contrat soit rédigé avec précision, sans lacunes ni clauses manquantes.

Le risque d'erreur est élevé, mais un logiciel CLM peut réduire le temps consacré à la création de contrats grâce à l'assemblage automatisé de documents adaptés à chaque mission. Cela permet de rationaliser le processus, de réduire le délai de rentabilisation et les dépenses associées tout en minimisant les risques financiers, juridiques et d'approvisionnement. Il permet également de préserver l'intégrité du contrat lorsqu'il passe entre les mains de plusieurs parties.

Négociation

La période de négociation peut comporter plusieurs séries de révisions, dont certaines peuvent nécessiter la comparaison de versions antérieures de documents avec les versions actuelles. La longueur des négociations entraîne un allongement du cycle de vie des contrats, ce qui réduit la valeur par contrat.

Le logiciel CLM stocke et gère tous les contrats en un seul endroit, ce qui vous permet d'accéder clairement et facilement à des enregistrements précis des modifications et des amendements précédents. Des analyses avancées, des techniques de traitement du langage naturel (NLP) et des informations fondées sur des données peuvent aider votre équipe à parvenir plus rapidement à un accord.

Approbation

À ce stade, les contrats peuvent encore tomber à l'eau - lorsque des documents physiques changent de mains à plusieurs reprises, il est beaucoup plus probable de rencontrer des retards ou, pire encore, des modifications ou des approbations effectuées sans piste d'audit.

Une bonne solution CLM configure les flux de travail et automatise certaines parties du processus d'approbation ; les parties prenantes peuvent être notifiées automatiquement lorsqu'un document est prêt à être examiné, et des enregistrements sont conservés pour toutes les approbations et modifications.

Finalisation

C'est à ce stade que les contrats approuvés sont signés et entrent en vigueur. Les signatures électroniques sont courantes et ces contrats sont ensuite stockés dans un référentiel central et unifié. La bonne solution CLM garantit un accès rapide et sécurisé à ces fichiers à l'avenir.

Gestion

Maintenant que le contrat a été approuvé et exécuté, sa gestion comporte plusieurs aspects :

• Les conditions et les objectifs de performance doivent faire l'objet d'un suivi et être appliqués.
• Le respect des politiques réglementaires et des conditions contractuelles doit être contrôlé (le risque causé par le non-respect peut être une rupture financière ou de confiance et affecter la relation).
• Les étapes telles que les renouvellements et les modifications doivent être surveillées (le fait de ne pas renouveler les contrats au bon moment peut entraîner des pertes).
• Les données du processus doivent être collectées et analysées.

L 'échec de cette démarche se traduit souvent par une perte de revenus et une augmentation des risques.

Le logiciel CLM vous permet de contrôler tous les aspects liés à l'administration des contrats par le biais d'une plateforme unique. Les progrès peuvent être suivis tout au long du cycle, et des tableaux de bord et des rapports de haut niveau permettent d'accéder facilement aux résultats des performances.

La centralisation et la visibilité sont des avantages clés du CLM - vous pouvez automatiquement notifier les parties prenantes lorsque des étapes sont franchies, suivre les obligations des deux côtés du contrat pour envoyer des rappels si nécessaire, et vous préparer à toute activité de recouvrement.

L'intégration des données permet d'avoir une vue d'ensemble du cycle de vie du contrat, ce qui vous aide à identifier et à évaluer toute inefficacité, à vous adapter plus rapidement aux changements, à apporter des corrections bénéfiques sur la base de données antérieures et à réduire les coûts administratifs.

Des outils complets d'analyse des données vous permettent d'affiner en permanence le processus de gestion du cycle de vie des contrats et d'en améliorer la valeur.

Bien que le guide Gartner soit un bon point de départ, la bonne solution CLM doit correspondre à vos besoins spécifiques et à votre avenir.

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