Sie sind sich nicht sicher, wie Sie sich wiederholende tägliche Aufgaben "selbst erledigen" können?
Damit sind Sie nicht allein - aber Rechtsteams sind besser, wenn sie ihre Prozesse rationalisieren und Geschäftsanwender in die Lage versetzen können, ihre Fragen zu beantworten.
In einem Self-Service-Workflow können die Endbenutzer selbst auf vorgefertigte und genehmigte Verträge zugreifen oder Informationen anfordern, die automatisch geprüft und an die richtigen Personen weitergeleitet werden.
Warum brauchen Sie den Leitfaden für die ersten drei Arbeitsabläufe?
Self-Service-Workflows verkürzen nicht nur den Verkaufszyklus und reduzieren die Hin- und Her-Kommunikation per E-Mail, sondern liefern auch prozessbegleitende Analysen, die es den Teams ermöglichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Wenn Sie und Ihre Teammitglieder zu viel Zeit mit manuellen Prozessen, der Dokumentenerstellung und -überprüfung verbringen und sich dabei noch in E-Mails verlieren, drohen nicht nur Burnout und Ermüdung, sondern auch Effizienzverluste. Workflow-Automatisierung kann helfen.
In diesem Leitfaden wird aufgezeigt, wo Sie ansetzen können, wenn Sie bereit sind, manuelle Prozesse zu automatisieren und Ihrem Team wieder Zeit zu geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Was sind die Vorteile von Self-Service-Workflows?
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- Automatisierte Eskalationen und Überprüfungen machen es unmöglich, dass Schritte "übersehen" oder vergessen werden, was andernfalls zu Bußgeldern und Strafen führen kann.
- Minimierung der Abhängigkeit von externen Rechtsdiensten für Routineaufgaben.
- Beschleunigung der manuellen Prüfungen und Triage-Schritte
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- Automatisieren Sie Routineaufgaben wie die Erstellung von Dokumenten und die Überprüfung von Verträgen.
- Freisetzung von Zeit für Juristen, um sich auf komplexe Aufgaben zu konzentrieren.
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- Zeigen Sie den Anwendern mit fortschrittlichen Analysen und Berichten, wo sie Ressourcen zuweisen oder Prozesse verbessern sollten.
- Nichtjuristisches Personal sollte in die Lage versetzt werden, eigenständig Verträge zu initiieren und abzuschließen.
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"Wenn jemand fragt: 'Hey, woher kommt der Großteil eurer Arbeit - muss ich in Europa oder Asien einstellen? Brauche ich mehr Leute, die sich um NDAs oder komplexe Verträge kümmern?' Früher lagen diese Antworten in einer Blackbox, auf der man nur Vermutungen anstellen konnte, aber jetzt kann unser Chefsyndikus auf das Dashboard zugreifen und sagen: 'Ja, wir brauchen das, und hier sind die Daten des letzten Jahres, um das zu belegen.'"
- Sami Najm, Direktor, Rechtsabteilung bei Rubrik
"Teams sind auf der Suche nach Effizienz und wollen sich das Leben leichter machen. Es stellt sich also die große Frage, wie wir das Alltägliche umgestalten können - wie können wir unsere Effizienz steigern? Und das scheint die Prozessautomatisierung zu sein. Jeder denkt darüber nach, wie er sein Leben durch so etwas wie eine juristische Eingangstür effizienter gestalten kann."
-Tarryn Puzsar, Direktorin für Geschäftsprozessautomatisierung, Harbor
Nutzen Sie die Technologie, um Daten über Ihre Self-Service-Workflows zu sammeln:
Anhand der Daten und Metadaten, die den Anträgen auf Workflow-Automatisierung beigefügt sind, können Führungskräfte leicht erkennen, welche Verträge am meisten Zeit in Anspruch nehmen, und sich darauf konzentrieren, welcher Teil des Vertragsprozesses am ineffizientesten ist.
Was bewirken diese Analysen?
Diese Erkenntnisse ermöglichen es den Führungskräften,:
Beseitigen Sie Engpässe:
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- Identifizierung und Behebung spezifischer Phasen oder Aufgaben innerhalb des Vertragsprozesses, die die Produktivität bremsen oder Verzögerungen verursachen
- Rationalisierung des Arbeitsablaufs durch Ermittlung von Bereichen, in denen sich Aufgaben häufig stapeln oder es häufig zu Verzögerungen kommt
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Verwenden Sie Datenvisualisierungen, um den Erfolg zu verfolgen und nachzuweisen:
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- Verfolgen Sie den Fortschritt und die Leistung von Workflow-Prozessen visuell
- Präsentation umsetzbarer Erkenntnisse für die Beteiligten in einem leicht verständlichen Format
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Neue Trends finden und beobachten:
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- Analysieren Sie historische Workflow-Daten, um aufkommende Muster, Trends und Bereiche mit Optimierungs- oder Innovationspotenzial zu erkennen.
- Bleiben Sie den Entwicklungen in der Branche und den sich weiterentwickelnden Best Practices voraus, indem Sie die Veränderungen in den Vertragsmanagementprozessen im Laufe der Zeit verfolgen.
- Proaktive Anpassung von Arbeitsabläufen und Strategien zur Verbesserung oder Bewältigung neuer Herausforderungen
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