Bewährte Praktiken für die Ausarbeitung schriftlicher Verfahren für die Unterbringung

Anhang B: Der Auftragnehmer sollte einen Verantwortlichen benennen, der für die Umsetzung der Verfahren zur angemessenen Vorkehrung zuständig ist. Der Verantwortliche sollte über die Befugnisse, Ressourcen, Unterstützung und den Zugang zur obersten Führungsebene verfügen, die erforderlich sind, um die wirksame Umsetzung der Verfahren zur angemessenen Vorkehrung sicherzustellen. Der Name, die Position/das Amt und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sollten in den Verfahren zur angemessenen Vorkehrung angegeben werden.

JAN Toolkit: Ein einziger Ansprechpartner für Anpassungen ist eine gute Möglichkeit, um einen interaktiven Prozess in gutem Glauben sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass Anpassungen effektiv umgesetzt werden. Wenn niemand verantwortlich ist, kann es passieren, dass die Anfrage eines Mitarbeiters von einer Stelle zur nächsten weitergereicht wird und dann auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen bleibt, bis es zu spät ist und eine Beschwerde eingereicht wird. Für Bundesauftragnehmer, die derzeit keinen benannten Beauftragten haben, bietet das Toolkit Muster-Stellenbeschreibungen mit nützlichen Qualifikationen und Aufgabenbereichen. Darüber hinaus enthält das Toolkit sechs Schritte – „Was zuerst zu tun ist “ – für die Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle zur Bearbeitung von Anträgen auf angemessene Vorkehrungen.

Anhang B: Die Verfahren des Auftragnehmers für angemessene Vorkehrungen sollten eine Beschreibung der Schritte enthalten, die der Auftragnehmer bei der Bearbeitung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen unternimmt. Wenn bestimmte Informationen bereitgestellt werden müssen, sollten diese in der Beschreibung angegeben werden. In der Beschreibung sollte auch darauf hingewiesen werden, dass der Auftragnehmer einen interaktiven Prozess mit dem Antragsteller auf Vorkehrungen einleiten kann.

JAN-Toolkit: Das Toolkit enthält eine Musterrichtlinie und einen Musterprozess, Beispiele von inklusiven Unternehmen und ein interaktives Prozessflussdiagramm. JAN bietet außerdem einen Überblick über den interaktiven Prozess und nützliche Tipps in einem Just-in-Time-Schulungsmodul und einer Veröffentlichung. Darüber hinaus enthält das Toolkit Schulungsvideos für die Gestaltung des interaktiven Dialogs.

Anhang B: Die Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollten festlegen, dass ein Antrag auf angemessene Vorkehrungen mündlich oder schriftlich gestellt werden kann, und erklären, dass es keine vorgeschriebenen „Zauberwörter“ gibt, die für die Beantragung einer Vorkehrung verwendet werden müssen. Die Verfahren sollten auch festlegen, dass Anträge auf angemessene Vorkehrungen von Bewerbern, Mitarbeitern oder Dritten gestellt werden können.

JAN-Toolkit: Denken Sie daran, dass Sie sofort mit der Bearbeitung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen beginnen sollten, auch wenn der ursprüngliche Antrag mündlich gestellt wurde. Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen schriftlichen Antrag zu stellen, finden Sie im Toolkit ein Musterformular für Arbeitgeber zur Beantragung angemessener Vorkehrungen und ein Musterformular für Arbeitnehmer zur Beantragung angemessener Vorkehrungen. Weitere Formulare zur Dokumentation der einzelnen Phasen des interaktiven Prozesses sind ebenfalls im Toolkit verfügbar.

Anhang B: Die Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollten festlegen, an wen ein Mitarbeiter (oder ein Dritter) einen Antrag auf Vorkehrungen richten muss. Dazu gehören mindestens alle Vorgesetzten oder Führungskräfte in der Befehlskette des Mitarbeiters sowie die für die Bearbeitung von Anträgen auf Vorkehrungen zuständige Person.

JAN Toolkit: Dieser Vorschlag ist sehr wichtig. Untersuchungen der Cornell University zeigen, dass Mitarbeiter dazu neigen, Anträge auf angemessene Vorkehrungen bei ihrem direkten Vorgesetzten zu stellen, selbst wenn jemand anderes für die Bearbeitung solcher Anträge zuständig ist. Wenn Sie Managern erlauben, Anträge auf angemessene Vorkehrungen entgegenzunehmen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass ein Antrag übersehen wird.

…in Fällen, in denen wiederholt eine Unterkunft benötigt wird, muss der Antragsteller seinen Antrag auf Unterkunft nicht wiederholt einreichen oder erneuern…

Anhang B: Die Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollten vorsehen, dass in Fällen, in denen wiederholt eine Vorkehrung erforderlich ist (z. B. wenn ein hörgeschädigter Mitarbeiter für Besprechungen einen Gebärdensprachdolmetscher benötigt), der Antragsteller nicht jedes Mal, wenn die Vorkehrung erforderlich ist, erneut einen Antrag auf Vorkehrungen stellen oder diesen erneuern muss. Sofern kein begründeter Verdacht besteht, dass sich der wiederkehrende Bedarf der Person an der Anpassung geändert hat, könnte die wiederholte Einreichung eines Antrags auf Anpassung als Belästigung angesehen werden.

JAN Toolkit: In diesem Zusammenhang denken Arbeitgeber oft, dass sie jedes Mal, wenn ein Arbeitnehmer einen neuen Antrag auf eine behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung stellt, neue medizinische Unterlagen einholen müssen, aber das ist nicht der Fall. Arbeitgeber dürfen keine medizinischen Unterlagen verlangen, wenn die Behinderung oder die Notwendigkeit einer behindertengerechten Arbeitsplatzgestaltung offensichtlich oder bereits dokumentiert ist. Wenn eine behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung wiederholt erforderlich ist oder ein neuer Antrag von einem Arbeitnehmer gestellt wird, der bereits eine behindertengerechte Arbeitsplatzgestaltung in Anspruch nimmt, sollte zunächst die vorhandene Dokumentation geprüft und festgestellt werden, ob bereits ausreichende Informationen vorliegen.

Anhang B: In den Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollte erläutert werden, wann medizinische Unterlagen zur Begründung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen erforderlich sein können. In den Verfahren sollte erläutert werden, dass sich die Anforderung medizinischer Unterlagen auf Unterlagen über die Behinderung der Person und die funktionellen Einschränkungen, für die angemessene Vorkehrungen beantragt werden, beschränken muss.

JAN-Toolkit: Eine Zusammenfassung der zulässigen medizinischen Unterlagen und ein Musterformular finden Sie unter: Medizinische Anfrage als Antwort auf einen Antrag auf angemessene Vorkehrungen.

Anhang B: Die Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollten festlegen, dass dem Antragsteller eine schriftliche Bestätigung über den Eingang eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen entweder per Brief oder per E-Mail zugestellt wird. Die schriftliche Bestätigung sollte das Datum des Eingangs des Antrags auf Vorkehrungen enthalten und von der befugten Entscheidungsperson oder deren Beauftragten unterzeichnet sein.

JAN-Toolkit: Viele der Vorschläge in Anhang B beziehen sich auf die Kommunikation mit dem Mitarbeiter, der eine behindertengerechte Anpassung beantragt. Unserer Erfahrung nach ist Kommunikation der Schlüssel zu einem erfolgreichen Anpassungsprozess. Mitarbeiter, die nicht wissen, wie der Stand ihrer Anträge ist, denken oft das Schlimmste – dass ihr Arbeitgeber keine behindertengerechte Anpassung vornehmen wird und sie ihren Arbeitsplatz verlieren könnten. Wenn eine Organisation feststellt, dass ihre Mitarbeiter wenig Selbstvertrauen und Kompetenz im Umgang mit Menschen mit Behinderungen haben, bietet das Toolkit Schulungsmodule zum Thema Behindertenbewusstsein an.

Mündliche Anträge auf angemessene Vorkehrungen gelten als an dem Tag eingegangen, an dem sie erstmals gestellt werden...

Anhang B: In den Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollte festgelegt sein, dass Anträge auf Vorkehrungen so schnell wie möglich bearbeitet werden. Mündliche Anträge auf angemessene Vorkehrungen sollten als an dem Tag eingegangen gelten, an dem sie erstmals gestellt wurden, auch wenn der Auftragnehmer über ein Formular für Anträge auf angemessene Vorkehrungen verfügt, das noch nicht ausgefüllt wurde. Anträge auf angemessene Vorkehrungen müssen innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet werden, die von den jeweiligen Umständen abhängt. Wenn jedoch keine medizinischen Unterlagen erforderlich sind, sollte dieser Zeitraum in der Regel nicht länger als 5 bis 10 Werktage betragen. Wenn medizinische Unterlagen erforderlich sind oder spezielle Ausrüstung bestellt werden muss, sollte dieser Zeitraum 30 Kalendertage nicht überschreiten, es sei denn, es liegen mildernde Umstände vor, die außerhalb der Kontrolle des Auftragnehmers liegen. In den Verfahren sollte erläutert werden, was unter mildernden Umständen zu verstehen ist.

JAN Toolkit: Es kann hilfreich sein, eine Methode zur Verfolgung des Fortschritts und des Ergebnisses des Antrags auf angemessene Vorkehrungen zu haben, um den Prozess zügig voranzutreiben. Das Toolkit bietet Beispiele für Messgrößen für Programme zur angemessenen Vorkehrungen und Tools zur Verfolgung der angemessenen Vorkehrungen.

Anhang B: Wenn die Bearbeitung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen durch den Auftragnehmer die festgelegten Fristen überschreitet, sollte der Antragsteller schriftlich benachrichtigt werden. Die Benachrichtigung sollte die Gründe für die Verzögerung und einen voraussichtlichen Antworttermin enthalten. Die Benachrichtigung sollte außerdem datiert und von der entscheidungsbefugten Person unterzeichnet sein.

JAN Toolkit: Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie wichtig Kommunikation ist. Wenn ein Mitarbeiter weiß, dass es einen triftigen Grund für die Verzögerung bei der Bearbeitung seines Antrags auf angemessene Vorkehrungen gibt, wird er sich mit größerer Wahrscheinlichkeit fair behandelt fühlen. Neben der Benachrichtigung des Mitarbeiters über die Verzögerung empfiehlt es sich, vorübergehende Vorkehrungen zu treffen. Siehe: Bereitstellung vorübergehender oder probeweiser Vorkehrungen.

Anhang B: Die Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollten Verfahren umfassen, die sicherstellen, dass alle Bewerber, einschließlich derjenigen, die das Online- oder andere elektronische Bewerbungssystem des Auftragnehmers nutzen, über die Verpflichtung des Auftragnehmers zu angemessenen Vorkehrungen informiert werden und aufgefordert werden, alle angemessenen Vorkehrungen zu beantragen, die für eine uneingeschränkte Teilnahme am Bewerbungsverfahren erforderlich sind. Allen Bewerbern sollten außerdem die Kontaktdaten von Mitarbeitern des Auftragnehmers mitgeteilt werden, die den Bewerber bei der Beantragung von Vorkehrungen unterstützen können. Die Verfahren des Auftragnehmers sollten vorsehen, dass Anträge auf angemessene Vorkehrungen, die von einem Bewerber oder in dessen Namen gestellt werden, zügig und innerhalb eines auf das Bewerbungsverfahren abgestimmten Zeitrahmens bearbeitet werden.

JAN-Toolkit: JAN bietet allgemeine Informationen zur Unterbringung von Bewerbern. Das Toolkit enthält auch spezifischere Informationen für Führungskräfte. Darüber hinaus bietet JAN einen Leitfaden zur Selbstbewertung, mit dem die Barrierefreiheit eines Bewerberverwaltungssystems überprüft werden kann.

Anhang B: Die Verfahren des Auftragnehmers für angemessene Vorkehrungen sollten festlegen, dass jede Ablehnung oder Verweigerung einer beantragten angemessenen Vorkehrung schriftlich mitgeteilt wird. Die schriftliche Ablehnung sollte den Grund für die Ablehnung enthalten und vom befugten Entscheidungsträger oder dessen Beauftragten datiert und unterzeichnet sein. Wenn der Auftragnehmer ein internes Beschwerde- oder Überprüfungsverfahren vorsieht, sollte der Antragsteller in der schriftlichen Ablehnung über dieses Verfahren informiert werden.

JAN Toolkit: Das Toolkit enthält ein Musterformular für Ablehnungen zu diesem Zweck. Es hat sich bewährt, Führungskräften nicht zu gestatten, Anpassungen abzulehnen. Sie können zwar Anträge auf Anpassungen genehmigen, verfügen jedoch selten über die erforderliche Fachkompetenz, um eine Ablehnung zu begründen. Eine weitere bewährte Vorgehensweise besteht darin, dass Auftragnehmer ein Berufungsverfahren einrichten. Das Toolkit enthält ein Musterformular für Berufungen.

Anhang B: Die Verfahren des Auftragnehmers für angemessene Vorkehrungen sollten darauf hinweisen, dass alle Anträge auf angemessene Vorkehrungen, zugehörige Unterlagen und alle dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten medizinischen oder behinderungsbezogenen Informationen als vertrauliche medizinische Unterlagen behandelt und in einer separaten medizinischen Akte aufbewahrt werden.

JAN Toolkit: Das Toolkit enthält Warnhinweise zur Bedeutung der Wahrung der Vertraulichkeit.

Anhang B: Der Auftragnehmer sollte seine schriftlichen Verfahren für angemessene Vorkehrungen an alle Mitarbeiter weitergeben. Die Mitteilung über die Verfahren für angemessene Vorkehrungen kann durch Aufnahme in ein Mitarbeiterhandbuch, das an alle Mitarbeiter verteilt wird, und/oder per E-Mail oder durch elektronische Veröffentlichung auf einer Unternehmenswebseite, auf der normalerweise arbeitsbezogene Mitteilungen veröffentlicht werden, erfolgen. Die Mitteilung über die Verfahren für angemessene Vorkehrungen sollte Mitarbeitern, die außerhalb des Unternehmens arbeiten, auf die gleiche Weise zugestellt werden, wie diese Mitarbeiter üblicherweise über andere arbeitsbezogene Angelegenheiten informiert werden.

JAN Toolkit: Wie bereits erwähnt, ist die Kommunikation mit und Aufklärung der Mitarbeiter unerlässlich, um einen konformen und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen.

Anhang B: Der Auftragnehmer sollte seinen Vorgesetzten und Führungskräften jährliche Schulungen zur Umsetzung der Verfahren für angemessene Vorkehrungen anbieten.

JAN Toolkit: Die Schulung Ihrer Vorgesetzten und Manager an vorderster Front ist eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können. Wie bereits erwähnt, erhält die vorderste Front oft die ersten Anträge auf angemessene Vorkehrungen, daher müssen sie zumindest darin geschult werden, wie sie einen Antrag erkennen und wen sie benachrichtigen müssen. Das Toolkit enthält eine PowerPoint-Vorlage für die Schulung von Managern und Vorgesetzten, die von einem Unternehmen bereitgestellt wurde, das für seine Inklusion von Menschen mit Behinderungen bekannt ist.