Buenas prácticas para elaborar procedimientos escritos de adaptación

Apéndice B: El contratista deberá designar a un funcionario responsable de la implementación de los procedimientos de adaptación razonable. El funcionario responsable deberá contar con la autoridad, los recursos, el apoyo y el acceso a la alta dirección necesarios para garantizar la implementación eficaz de los procedimientos de adaptación razonable. El nombre, el cargo y la información de contacto del funcionario deberán incluirse en los procedimientos de adaptación razonable.

Kit de herramientas JAN: Contar con un único punto de contacto para las adaptaciones es una buena forma de garantizar que se produzca un proceso interactivo de buena fe y que las adaptaciones se implementen de manera eficaz. Cuando nadie es responsable, la solicitud de un empleado puede pasar de mano en mano y luego quedarse olvidada en el escritorio de alguien hasta que sea demasiado tarde y se presente una queja. Para los contratistas federales que actualmente no cuentan con un funcionario designado, el kit de herramientas ofrece ejemplos de descripciones de puestos de trabajo en los que se describen las cualificaciones y las funciones útiles. Además, el kit de herramientas proporciona seis pasos ( Qué hacer primero ) para crear un único punto de contacto para tramitar las solicitudes de adaptaciones.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable del contratista deben contener una descripción de los pasos que este sigue al tramitar una solicitud de adaptación razonable. Si es necesario proporcionar información específica, la descripción debe identificar dicha información. La descripción también debe indicar que el contratista puede iniciar un proceso interactivo con la persona que solicita la adaptación.

Kit de herramientas de JAN: El kit de herramientas proporciona un modelo de política y proceso, ejemplos de empresas inclusivas y un diagrama de flujo interactivo del proceso. JAN también ofrece una descripción general del proceso interactivo y consejos útiles en un módulo de formación y una publicación Just-in-Time. Además, el kit de herramientas contiene vídeos de formación para gestionar el diálogo interactivo.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable deben especificar que una solicitud de adaptación razonable puede ser oral o escrita y deben explicar que no hay «palabras mágicas» que deban utilizarse para solicitar una adaptación. Los procedimientos también deben indicar que las solicitudes de adaptación razonable pueden ser presentadas por un solicitante, un empleado o un tercero.

Kit de herramientas JAN: Recuerde que debe comenzar a tramitar una solicitud de adaptación inmediatamente, incluso si la solicitud inicial es verbal. Si decide hacer un seguimiento con una solicitud por escrito, el kit de herramientas ofrece un modelo de formulario de solicitud de adaptación razonable para empleadores y un modelo de formulario para empleados para solicitar una adaptación. El kit de herramientas también incluye formularios adicionales para documentar cada etapa del proceso interactivo.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable deben identificar a quién debe presentar una solicitud de adaptación un empleado (o un tercero). Como mínimo, esto debe incluir a cualquier supervisor o responsable de la cadena de mando del empleado y al responsable de tramitar las solicitudes de adaptación.

Kit de herramientas JAN: Esta sugerencia es muy importante. Una investigación realizada por la Universidad de Cornell muestra que los empleados tienden a iniciar una solicitud de adaptación con su supervisor directo, incluso cuando hay otra persona asignada para tramitar las solicitudes. Permitir que los gerentes reciban las solicitudes de adaptación significa que es menos probable que se pase por alto alguna solicitud.

... en los casos en que se requiera una adaptación de forma recurrente, el solicitante no estará obligado a presentar o renovar repetidamente su solicitud de adaptación...

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable deben estipular que, en casos de necesidad recurrente de una adaptación (por ejemplo, la necesidad de un intérprete de lengua de signos para las reuniones de un empleado con discapacidad auditiva), el solicitante no estará obligado a presentar o renovar repetidamente su solicitud de adaptación cada vez que la necesite. A menos que haya motivos razonables para creer que la necesidad recurrente de adaptación de la persona ha cambiado, exigir la presentación repetida de una solicitud de adaptación podría considerarse acoso.

Kit de herramientas JAN: En la misma línea, los empleadores suelen pensar que deben obtener nueva documentación médica cada vez que un empleado solicita una nueva adaptación, pero no es así. Los empleadores no pueden solicitar documentación médica si la discapacidad o la necesidad de adaptación son evidentes o ya están documentadas. Cuando una adaptación es recurrente o se recibe una nueva solicitud de un empleado que ya está recibiendo adaptaciones, el primer paso debe ser examinar la documentación existente y determinar si ya se dispone de información suficiente.

Apéndice B: Los procedimientos de ajustes razonables deben explicar cuándo puede ser necesaria la documentación médica que respalde una solicitud de ajustes razonables. Los procedimientos deben explicar que cualquier solicitud de documentación médica debe limitarse a la documentación de la discapacidad de la persona y las limitaciones funcionales para las que se solicitan los ajustes razonables.

Kit de herramientas JAN: Para obtener un resumen de la documentación médica permitida y un modelo de formulario, consulte: Consulta médica en respuesta a una solicitud de adaptación.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable deben especificar que se proporcionará al solicitante una confirmación por escrito de la recepción de una solicitud de adaptación razonable, ya sea por carta o por correo electrónico. La confirmación por escrito debe incluir la fecha en que se recibió la solicitud de adaptación y estar firmada por la persona autorizada para tomar la decisión o su representante designado.

Kit de herramientas JAN: Muchas de las sugerencias del Apéndice B implican la comunicación con el empleado que solicita la adaptación. Según nuestra experiencia, la comunicación es clave para que el proceso de adaptación sea satisfactorio. Los empleados que no saben qué ocurre con sus solicitudes suelen pensar lo peor: que su empleador no les proporcionará una adaptación y que podrían perder su trabajo. Si una organización detecta que sus empleados tienen bajos niveles de confianza y competencia a la hora de comunicarse con personas con discapacidad, el kit de herramientas ofrece módulos de formación para la sensibilización sobre la discapacidad.

Las solicitudes verbales de adaptaciones razonables deben considerarse recibidas en la fecha en que se realizan inicialmente...

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable deben indicar que las solicitudes de adaptación se tramitarán con la mayor rapidez posible. Las solicitudes verbales de adaptación razonable se considerarán recibidas en la fecha en que se hayan realizado inicialmente, incluso si el contratista dispone de un formulario de solicitud de adaptación razonable que no se haya cumplimentado. Las solicitudes de adaptación razonable deben tramitarse en un plazo razonable, que dependerá de las circunstancias específicas. Sin embargo, en general, si no se necesita documentación médica de apoyo, ese plazo no debe ser superior a 5 o 10 días hábiles. Si se necesita documentación médica de apoyo, o si se debe solicitar equipo especial, ese plazo no debe exceder los 30 días calendario, a menos que existan circunstancias atenuantes fuera del control del contratista. Los procedimientos deben explicar qué constituye circunstancias atenuantes.

Kit de herramientas JAN: Puede ser útil disponer de un método para realizar un seguimiento del progreso y el resultado de la solicitud de adaptación, como forma de agilizar el proceso. El kit de herramientas ofrece ejemplos de métricas para programas de adaptación y herramientas de seguimiento de las adaptaciones.

Apéndice B: Si la tramitación de una solicitud de adaptación por parte del contratista va a exceder los plazos establecidos, se deberá notificar por escrito al solicitante. La notificación deberá incluir los motivos del retraso y la fecha prevista de respuesta. La notificación también deberá estar fechada y firmada por la persona autorizada para tomar la decisión.

Kit de herramientas JAN: Este es otro ejemplo de la importancia de la comunicación. Si un empleado sabe que hay una razón válida para el retraso en la tramitación de su solicitud de adaptación, es mucho más probable que sienta que se le trata de forma justa. Además de notificar al empleado el retraso, una buena práctica es considerar la posibilidad de ofrecerle una adaptación temporal. Véase: Ofrecer soluciones de adaptación temporales o de prueba.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable deben incluir procedimientos para garantizar que todos los solicitantes, incluidos aquellos que utilicen el sistema de solicitud en línea u otro sistema electrónico del contratista, conozcan la obligación de adaptación razonable del contratista y sean invitados a solicitar cualquier adaptación razonable que necesiten para participar plenamente en el proceso de solicitud. También se debe proporcionar a todos los solicitantes la información de contacto del personal del contratista que pueda ayudarles a solicitar un ajuste. Los procedimientos del contratista deben prever que las solicitudes de ajustes razonables presentadas por un solicitante o en su nombre se tramiten con rapidez, utilizando plazos adaptados al proceso de solicitud.

Kit de herramientas de JAN: JAN proporciona información general sobre cómo adaptarse a los solicitantes. El kit de herramientas también contiene información más específica desarrollada para los gerentes. Además, JAN proporciona una guía de autoevaluación para comprobar la accesibilidad de un sistema de seguimiento de solicitantes.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable del contratista deben especificar que cualquier denegación o rechazo de proporcionar una adaptación razonable solicitada se comunicará por escrito. La denegación por escrito debe incluir el motivo de la denegación y estar fechada y firmada por la persona autorizada para tomar la decisión o su representante designado. Si el contratista ofrece un proceso interno de apelación o reconsideración, la denegación por escrito debe informar al solicitante sobre este proceso.

Kit de herramientas JAN: El kit de herramientas proporciona un modelo de formulario de denegación para este fin. Una buena práctica es no permitir que los gerentes denieguen las adaptaciones. Aunque pueden conceder las solicitudes de adaptación, rara vez los gerentes tienen la experiencia necesaria para gestionar una denegación. Otra buena práctica es que el contratista cuente con un proceso de apelación; el kit de herramientas incluye un modelo de formulario de apelación.

Apéndice B: Los procedimientos de adaptación razonable del contratista deben indicar que todas las solicitudes de adaptación razonable, la documentación relacionada y cualquier información médica o relacionada con la discapacidad proporcionada al contratista se tratarán como registros médicos confidenciales y se mantendrán en un archivo médico separado.

Kit de herramientas JAN: El kit de herramientas contiene notas de advertencia sobre la importancia de mantener la confidencialidad.

Apéndice B: El contratista debe difundir sus procedimientos escritos de ajustes razonables a todos los empleados. La notificación de los procedimientos de ajustes razonables puede proporcionarse mediante su inclusión en un manual del empleado que se distribuya a todos los empleados y/o por correo electrónico o publicación electrónica en una página web de la empresa donde se publican habitualmente los avisos relacionados con el trabajo. La notificación de los procedimientos de adaptación razonable debe proporcionarse a los empleados que trabajan fuera de las instalaciones de la misma manera que se les proporciona habitualmente la notificación de otros asuntos relacionados con el trabajo.

Kit de herramientas JAN: Como se ha mencionado anteriormente, comunicarse con los empleados y formarlos es esencial para crear un lugar de trabajo inclusivo y que cumpla con la normativa.

Apéndice B: El contratista deberá proporcionar formación anual a sus supervisores y directivos sobre la aplicación de los procedimientos de adaptación razonable.

Kit de herramientas JAN: Formar a los supervisores y gerentes de primera línea es una de las cosas más importantes que puede hacer. Como se ha mencionado, la primera línea suele recibir la solicitud de adaptación inicial, por lo que es necesario que, como mínimo, se les forme para que sepan reconocer una solicitud y a quién notificarla. El kit de herramientas proporciona una plantilla de PowerPoint para formar a gerentes y supervisores, proporcionada por una empresa conocida por su gran inclusión de personas con discapacidad.