Meilleures pratiques pour l'élaboration de procédures écrites en matière d'aménagements

Annexe B : L'entrepreneur doit désigner un responsable chargé de la mise en œuvre des procédures d'aménagement raisonnable. Ce responsable doit disposer de l'autorité, des ressources, du soutien et de l'accès à la haute direction nécessaires pour garantir la mise en œuvre efficace des procédures d'aménagement raisonnable. Le nom, le titre/poste et les coordonnées du responsable doivent être indiqués dans les procédures d'aménagement raisonnable.

Boîte à outils JAN : Disposer d'un interlocuteur unique pour les aménagements est un bon moyen de garantir un processus interactif de bonne foi et la mise en œuvre efficace des aménagements. En l'absence de responsable, la demande d'un employé peut être transmise de bureau en bureau, puis rester en attente jusqu'à ce qu'il soit trop tard et qu'une plainte soit déposée. Pour les entrepreneurs fédéraux qui ne disposent pas actuellement d'un responsable désigné, la boîte à outils propose des exemples de descriptions de poste décrivant les qualifications et les tâches utiles. En outre, la boîte à outils fournit six étapes - « Que faire en premier » - pour mettre en place un point de contact unique chargé de traiter les demandes d'aménagements.

Annexe B : Les procédures d'aménagement raisonnable du contractant doivent contenir une description des mesures prises par celui-ci lors du traitement d'une demande d'aménagement raisonnable. Si des informations spécifiques doivent être fournies, la description doit identifier ces informations. La description doit également indiquer que le contractant peut engager un processus interactif avec le demandeur d'aménagement.

Boîte à outils JAN : La boîte à outils fournit un exemple de politique et de processus, des exemples provenant d'entreprises inclusives et un organigramme interactif. JAN propose également un aperçu du processus interactif et des conseils utiles dans un module de formation et une publication Just-in-Time. En outre, la boîte à outils contient des vidéos de formation pour gérer le dialogue interactif.

Annexe B : Les procédures relatives aux aménagements raisonnables doivent préciser qu'une demande d'aménagement raisonnable peut être faite oralement ou par écrit et expliquer qu'il n'y a pas de « formule magique » à utiliser pour demander un aménagement. Les procédures doivent également indiquer que les demandes d'aménagement raisonnable peuvent être faites par un candidat, un employé ou un tiers.

Boîte à outils JAN : N'oubliez pas que vous devez commencer à traiter une demande d'aménagement dès que possible, même si la demande initiale est faite oralement. Si vous décidez de donner suite à une demande écrite, la boîte à outils propose un modèle de formulaire de demande d'aménagement raisonnable pour les employeurs et un modèle de formulaire de demande d'aménagement pour les employés. D'autres formulaires permettant de documenter chaque étape du processus interactif sont également disponibles dans la boîte à outils.

Annexe B : Les procédures relatives aux aménagements raisonnables doivent préciser à qui un employé (ou un tiers) doit soumettre une demande d'aménagement. Au minimum, cela doit inclure tout supérieur hiérarchique ou responsable de la direction dans la chaîne de commandement de l'employé, ainsi que le responsable chargé de traiter les demandes d'aménagement.

Boîte à outils JAN : Cette suggestion est très importante. Une étude menée par l'université Cornell montre que les employés ont tendance à adresser leur demande d'aménagement à leur supérieur hiérarchique direct, même lorsqu'une autre personne est chargée de traiter ces demandes. En permettant aux responsables hiérarchiques de recevoir les demandes d'aménagement, vous réduisez le risque d'en oublier certaines.

…dans les cas où un aménagement est nécessaire de manière récurrente, le demandeur ne sera pas tenu de soumettre ou de renouveler sa demande d'aménagement à plusieurs reprises…

Annexe B : Les procédures relatives aux aménagements raisonnables devraient prévoir que, dans les cas où un aménagement est nécessaire de manière récurrente (par exemple, lorsqu'un employé malentendant a besoin d'un interprète en langue des signes pour les réunions), le demandeur ne soit pas tenu de soumettre ou de renouveler sa demande d'aménagement à chaque fois que celui-ci est nécessaire. En l'absence de raison valable de croire que le besoin récurrent de l'individu en matière d'aménagement a changé, exiger la soumission répétée d'une demande d'aménagement pourrait être considéré comme du harcèlement.

Trousse à outils JAN : Dans le même ordre d'idées, les employeurs pensent souvent qu'ils doivent obtenir de nouveaux documents médicaux chaque fois qu'un employé fait une nouvelle demande d'adaptation, mais ce n'est pas le cas. Les employeurs ne sont pas autorisés à demander des documents médicaux si le handicap ou le besoin d'adaptation est évident ou déjà documenté. Lorsqu'une adaptation est récurrente ou qu'une nouvelle demande est reçue d'un employé qui bénéficie déjà d'adaptations, la première étape consiste à examiner les documents existants et à déterminer si les informations disponibles sont suffisantes.

Annexe B : Les procédures relatives aux aménagements raisonnables doivent préciser dans quels cas des documents médicaux à l'appui d'une demande d'aménagement raisonnable peuvent être exigés. Les procédures doivent préciser que toute demande de documents médicaux doit se limiter aux documents relatifs au handicap de la personne et aux limitations fonctionnelles pour lesquelles un aménagement raisonnable est demandé.

Trousse à outils JAN : Pour obtenir un résumé des documents médicaux autorisés et un exemple de formulaire, consultez : Demande de renseignements médicaux en réponse à une demande d'adaptation.

Annexe B : Les procédures relatives aux aménagements raisonnables doivent préciser qu'une confirmation écrite de la réception d'une demande d'aménagement raisonnable sera fournie au demandeur, soit par courrier postal, soit par courrier électronique. La confirmation écrite doit inclure la date de réception de la demande d'aménagement et être signée par le décideur autorisé ou son représentant désigné.

Trousse à outils JAN : Bon nombre des suggestions figurant à l'annexe B concernent la communication avec l'employé qui demande un accommodement. D'après notre expérience, la communication est essentielle à la réussite du processus d'accommodement. Les employés qui ne savent pas où en sont leurs demandes imaginent souvent le pire, à savoir que leur employeur ne leur accordera pas d'accommodement et qu'ils risquent de perdre leur emploi. Si une organisation constate que ses employés ont peu d'assurance et de compétences pour communiquer avec les personnes handicapées, la trousse à outils propose des modules de formation sur la sensibilisation au handicap.

Les demandes verbales d'aménagement raisonnable doivent être considérées comme reçues à la date à laquelle elles ont été initialement formulées...

Annexe B : Les procédures relatives aux aménagements raisonnables doivent stipuler que les demandes d'aménagement seront traitées dans les meilleurs délais. Les demandes verbales d'aménagement raisonnable doivent être considérées comme reçues à la date à laquelle elles ont été initialement formulées, même si le contractant dispose d'un formulaire de demande d'aménagement raisonnable qui n'a pas été rempli. Les demandes d'aménagement raisonnable doivent être traitées dans un délai raisonnable, qui dépendra des circonstances spécifiques. Toutefois, en général, si aucun document médical justificatif n'est nécessaire, ce délai ne devrait pas dépasser 5 à 10 jours ouvrables. Si un document médical justificatif est nécessaire ou si un équipement spécial doit être commandé, ce délai ne devrait pas dépasser 30 jours civils, sauf en cas de circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du contractant. Les procédures doivent expliquer ce qui constitue des circonstances atténuantes.

Boîte à outils JAN : Il peut être utile de disposer d'une méthode permettant de suivre l'avancement et le résultat de la demande d'aménagement afin d'accélérer le processus. La boîte à outils propose des exemples de mesures pour les programmes d'aménagement et des outils de suivi des aménagements.

Annexe B : Si le traitement d'une demande d'aménagement par l'entrepreneur dépasse les délais fixés, un avis écrit doit être envoyé au demandeur. L'avis doit inclure la ou les raisons du retard et une date prévue pour la réponse. L'avis doit également être daté et signé par le décideur autorisé.

Trousse à outils JAN : Voici un autre exemple illustrant l'importance de la communication. Si un employé sait qu'il existe une raison valable pour justifier le retard dans le traitement de sa demande d'adaptation, il sera beaucoup plus enclin à se sentir traité équitablement. En plus d'informer l'employé du retard, il est recommandé d'envisager de lui offrir une adaptation temporaire. Voir : Offrir des solutions d'adaptation temporaires ou à l'essai.

Annexe B : Les procédures d'aménagement raisonnable doivent inclure des procédures visant à garantir que tous les candidats, y compris ceux qui utilisent le système de candidature en ligne ou tout autre système électronique du contractant, soient informés de l'obligation d'aménagement raisonnable du contractant et soient invités à demander tout aménagement raisonnable nécessaire pour participer pleinement au processus de candidature. Tous les candidats doivent également recevoir les coordonnées du personnel du contractant capable de les aider à présenter une demande d'aménagement. Les procédures du contractant doivent prévoir que les demandes d'aménagement raisonnable présentées par ou au nom d'un candidat soient traitées rapidement, dans des délais adaptés au processus de candidature.

Boîte à outils JAN : JAN fournit des informations générales sur l'accueil des candidats. La boîte à outils contient également des informations plus spécifiques destinées aux responsables. En outre, JAN propose un guide d'auto-évaluation permettant de vérifier l'accessibilité d'un système de suivi des candidats.

Annexe B : Les procédures d'aménagement raisonnable du contractant doivent préciser que tout refus ou déni de fournir un aménagement raisonnable demandé sera communiqué par écrit. Le refus écrit doit inclure le motif du refus et être daté et signé par le décideur autorisé ou son représentant. Si le contractant prévoit un processus interne d'appel ou de réexamen, le refus écrit doit informer le demandeur de ce processus.

Boîte à outils JAN : La boîte à outils fournit un modèle de formulaire de refus à cet effet. Une bonne pratique consiste à ne pas autoriser les responsables à refuser les aménagements. Bien qu'ils puissent accorder des demandes d'aménagement, les responsables ont rarement l'expertise nécessaire pour gérer un refus. Une autre bonne pratique consiste pour un entrepreneur à mettre en place une procédure d'appel ; la boîte à outils comprend un modèle de formulaire d'appel.

Annexe B : Les procédures d'aménagement raisonnable de l'entrepreneur doivent indiquer que toutes les demandes d'aménagement raisonnable, les documents connexes et toute information médicale ou liée au handicap fournis à l'entrepreneur seront traités comme des dossiers médicaux confidentiels et conservés dans un dossier médical distinct.

Trousse à outils JAN : La trousse à outils contient des mises en garde sur l'importance de préserver la confidentialité.

Annexe B : L'entrepreneur doit communiquer ses procédures écrites en matière d'aménagements raisonnables à tous ses employés. L'avis relatif aux procédures d'aménagements raisonnables peut être fourni en l'incluant dans un manuel destiné aux employés qui est distribué à tous les employés et/ou par courrier électronique ou par publication électronique sur la page Web de l'entreprise où sont habituellement affichés les avis liés au travail. Les procédures d'aménagement raisonnable doivent être communiquées aux employés qui travaillent hors site de la même manière que les autres informations liées au travail leur sont habituellement communiquées.

Boîte à outils JAN : Comme indiqué précédemment, la communication et la formation des employés sont essentielles pour créer un lieu de travail conforme et inclusif.

Annexe B : L'entrepreneur doit offrir une formation annuelle à ses superviseurs et gestionnaires concernant la mise en œuvre des procédures d'accommodement raisonnable.

Trousse à outils JAN : La formation de vos superviseurs et gestionnaires de première ligne est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire. Comme mentionné précédemment, c'est souvent le personnel de première ligne qui reçoit les demandes d'aménagement initiales. Il doit donc au moins être formé pour savoir comment reconnaître une demande et qui en informer. La trousse à outils fournit un exemple de présentation PowerPoint pour la formation des gestionnaires et des superviseurs, fourni par une entreprise connue pour être très inclusive envers les personnes handicapées.