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Die Konferenz der National Industry Liaison Group (NILG) 2014 fand in der ersten Augustwoche in Washington, D.C. statt. Im Mittelpunkt der Konferenz standen vor allem die jüngsten Initiativen des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums in Bezug auf Veteranen, Menschen mit Behinderungen und Vergütungen. Das OFCCP veröffentlichte 2013 überarbeitete Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen, die nun in Kraft treten. Während der Konferenz stellte das OFCCP ein neues Instrument vor, mit dem jährlich Vergütungsdaten von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes erhoben werden sollen. Damit rückten Fragen der Vergütung noch stärker in den Vordergrund.

Während sich ein Großteil der Diskussionen auf der Konferenz um die überarbeiteten Vorschriften und den Ansatz der OFCCP zur Vergütung drehte, gab es auch Sitzungen zu verschiedenen anderen Themen, die für Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes von Interesse waren. Eines der Themen, das einige Aufmerksamkeit erhielt, war die Einstellung von Mitarbeitern. Wie mehrere Redner feststellten, zieht die OFCCP fast alle ihre finanziellen Entschädigungen nach Feststellung einer Diskriminierung im Einstellungsprozess ein. So zahlte beispielsweise ein Unternehmen im Rahmen einer kürzlich im Juni 2014 erfolgten Einigung, die aus einer OFCCP-Konformitätsprüfung hervorging, 1 Million US-Dollar an eine Gruppe afroamerikanischer Bewerber, die nicht für Einstiegspositionen in der Produktion eingestellt worden waren. Es gibt nur sehr wenige finanzielle Entschädigungen nach OFCCP-Prüfungen, die mit Vergütung oder anderen Themen als der Einstellung in Zusammenhang stehen.

Welche Bereiche erhalten zu viel Aufmerksamkeit von Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes?

In meinem jüngsten Artikel für The OFCCP Digest habe ich vorgeschlagen, dass sich Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes auf Themen konzentrieren sollten, die langfristige und erhebliche Auswirkungen haben können. Es war interessant zu hören, dass dieser Gedanke in einer Reihe von Vorträgen auf der NILG-Konferenz aufgegriffen wurde. Als ich auf der Konferenz einen Vortrag hielt, stellte ich fest, dass die folgenden Themen möglicherweise zu viel Aufmerksamkeit von Auftragnehmern und Subunternehmern erhalten und dadurch Zeit für wichtigere Themen verloren geht.

• Vermittlungsziele – Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind verpflichtet, in ihren Aktionsplänen zur Förderung benachteiligter Gruppen (Affirmative Action Plans, AAPs) Vermittlungsziele für Minderheiten und Frauen festzulegen. Einige Unternehmen stützen sich auf diese Vermittlungsziele, um ihre Maßnahmen zur Förderung benachteiligter Gruppen und zur Diversität voranzutreiben, insbesondere wenn es darum geht, Kandidaten zu finden. Allerdings können Vermittlungsziele das Ergebnis vieler Faktoren sein, darunter ein Mangel an offenen Stellen in Berufsgruppen mit Zielen, das Versäumnis, Mitarbeiter in Berufsgruppen mit Zielen zu befördern, das Versäumnis, Minderheiten und Frauen in Berufsgruppen mit Zielen zu halten, sowie unzureichende Daten zur tatsächlichen Anzahl oder zum Prozentsatz von Minderheiten und Frauen, die für bestimmte Positionen verfügbar sind.
• Fragen zu Veteranen und Menschen mit Behinderungen – In den letzten fünf Jahren hat die OFCCP regelmäßig nach den Bemühungen von Unternehmen gefragt, Veteranen und Menschen mit Behinderungen einzustellen. Das Interesse der Behörde an diesen beiden Gruppen gipfelte in den überarbeiteten Vorschriften, die 2013 veröffentlicht wurden. Dennoch stellt die Behörde bei ihren Konformitätsprüfungen selten Diskriminierungen gegenüber diesen beiden Gruppen fest. Derzeit beziehen sich die meisten Verweise in Schlichtungsvereinbarungen in Bezug auf diese beiden Gruppen auf das Versäumnis, offene Stellen bei den lokalen Arbeitsämtern zu melden, oder auf unzureichende Öffentlichkeitsarbeit. Die Abhilfe für diese Situationen besteht darin, alle zukünftigen offenen Stellen zu melden und zusätzliche Öffentlichkeitsarbeit zu leisten. Dies mag zwar mehr Arbeit für die Unternehmen bedeuten, aber solche Maßnahmen sind nicht mit Nachzahlungen aufgrund von Nicht-Einstellungsfällen vergleichbar.
• Entschädigung – Es steht außer Frage, dass Entschädigungen für die OFCCP eine hohe Priorität haben. Es steht auch außer Frage, dass die OFCCP viel Zeit und Ressourcen für dieses Thema aufgewendet hat, ohne tatsächlich umfangreiche Entschädigungsdiskriminierungen bei Auftragnehmern und Subunternehmern des Bundes festgestellt zu haben. Die Summe der Gelder, die aufgrund von OFCCP-Konformitätsprüfungen aufgrund festgestellter Lohndiskriminierungen an Arbeitnehmer gezahlt wurden, ist im Vergleich zu den Geldern, die aufgrund von Ungleichheiten bei der Einstellung an Bewerber und Arbeitnehmer gezahlt wurden, verschwindend gering.

Das soll nicht heißen, dass Unternehmen diese Themen ignorieren sollten. Platzierungsziele und Fragen im Zusammenhang mit Veteranen und Menschen mit Behinderungen können bei OFCCP-Konformitätsprüfungen durchaus eine wichtige Rolle spielen. Fragen zur Vergütung können besonders problematisch sein, wenn Unternehmen diesem Thema keine Beachtung schenken.

Die Rollen verstehen, die Menschen bei der Entscheidungsfindung und Analyse von Einstellungsentscheidungen spielen

Auf der jüngsten NILG-Konferenz räumten selbst Referenten, die sich mit Vergütung oder Fragen im Zusammenhang mit Veteranen und Menschen mit Behinderungen befassten, ein, dass Unternehmen ihren Einstellungsverfahren und den OFCCP vorgelegten Einstellungsdaten weiterhin Aufmerksamkeit schenken müssen. Wenn allgemein Einigkeit darüber besteht, dass Fragen der Einstellung ein wesentlicher Bestandteil jeder OFCCP-Konformitätsprüfung sind, warum haben dann so viele Unternehmen Probleme, ihre Einstellungsentscheidungen gegenüber der OFCCP zu erklären? In meinem Vortrag habe ich darauf hingewiesen, dass es häufig an Kommunikation zwischen den verschiedenen Personen mangelt, die am Einstellungsprozess und an der Bereitstellung von Informationen über die Einstellung an die OFCCP beteiligt sind.

Es kann mehrere Personen geben, die Einfluss auf die Einstellungsinformationen haben, die der OFCCP vorgelegt werden. Zu den Personen, die direkt am Einstellungsprozess beteiligt sein können, gehören Personalvermittler, Personalmanager und andere Führungskräfte eines Unternehmens. Diese Personen übernehmen verschiedene Aufgaben bei der Suche, Bewertung und Auswahl von Bewerbern. Später, wenn ein Unternehmen seine AAPs fertigstellt oder sich auf eine Compliance-Prüfung vorbereitet, können HR-Informationssystem-Manager (HRIS) und andere Personen an der Bereitstellung von Daten für die Einreichung bei der OFCCP beteiligt sein. In kleineren Unternehmen kann eine Person viele Aufgaben übernehmen. Beispielsweise kann ein Personalmanager an der Personalbeschaffung beteiligt sein, mit den einstellenden Managern bei der Auswahl von Bewerbern zusammenarbeiten und Daten für einen AAP vorbereiten. In größeren Organisationen können Bereiche wie Personalbeschaffung, Compliance und HR-Systeme von verschiedenen Personen betreut werden.

In Organisationen, in denen verschiedene Personen für die Bereiche Personalbeschaffung, HR-Systeme, allgemeine Personalangelegenheiten und Compliance zuständig sind, muss der Compliance-Manager die konkurrierenden Anforderungen verstehen, denen diejenigen ausgesetzt sind, die nicht routinemäßig mit Compliance-Angelegenheiten befasst sind.

• Personalvermittler – Personalvermittler spielen eine wichtige Rolle bei der Einstellung von Mitarbeitern und damit auch bei den Compliance-Prüfungen der OFCCP. Personalvermittler sind in der Regel dafür verantwortlich, zu entscheiden, welche Quellen kontaktiert werden, die Kandidaten zu bewerten und über die Einstellung von Kandidaten zu entscheiden. Personalvermittler werden jedoch in der Regel nicht daran gemessen, inwieweit sie die Compliance-Ziele erreichen, sondern an den Kosten, die mit der Einstellung neuer Mitarbeiter verbunden sind, und an der Zeit, die benötigt wird, um offene Stellen zu besetzen.
• HRIS-Manager – HRIS-Manager tragen dazu bei, dass Informationen über Mitarbeiter und Bewerber an die OFCCP weitergeleitet werden können. Allerdings werden HRIS-Manager in der Regel nicht daran gemessen, inwieweit sie die Compliance-Ziele erreichen, sondern daran, inwieweit sie die mit den von ihnen betreuten Systemen verbundenen Kosten kontrollieren und Berichte für verschiedene Bereiche des Unternehmens erstellen können.
• Andere Personalmanager – Personalmanager in einem Unternehmen können eine Rolle bei der Überprüfung der Compliance spielen. Im Hinblick auf die Einstellung können sie an der Festlegung der Anfangsvergütung für neue Mitarbeiter beteiligt sein, entscheiden, ob und wie interne Kandidaten berücksichtigt werden, andere Manager in Beschäftigungsfragen schulen und so weiter. Diese Personalmanager werden in der Regel an ihrem Erfolg bei der Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben gemessen, wobei die Compliance wahrscheinlich nur einen kleinen Teil ihrer Aufgaben ausmacht.

In großen und kleinen Organisationen gibt es Hindernisse, die verhindern, dass Mitarbeiter OFCCP-bezogenen Themen ausreichend Aufmerksamkeit schenken.

• In kleinen Unternehmen übernimmt die Person, die für Compliance-Aktivitäten zuständig ist, wahrscheinlich noch mehrere andere Aufgaben, die oft Vorrang vor Compliance haben.
• In großen Organisationen können mehrere Mitarbeiter für Compliance-Aktivitäten verantwortlich sein, und Compliance ist in der Regel nicht die Aktivität, anhand derer ihre Leistung gemessen wird.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Um erfolgreiche OFCCP-Compliance-Prüfungen durchzuführen, müssen Unternehmensvertreter verstehen, warum diese Prüfungen wichtig sind. Unternehmensvertreter müssen auch wissen, wie sie dazu beitragen können, ein Umfeld für den Erfolg zu schaffen. Umgekehrt müssen die für Compliance-Aktivitäten Verantwortlichen verstehen, dass andere Personen in der Organisation, die Einfluss auf Compliance-Prüfungen haben, oft Aufgaben wahrnehmen, die für sie wichtiger sind als die Dinge, die für die OFCCP von Bedeutung sind.

Der einfachste Weg, Unternehmensvertreter für die Bedeutung der OFCCP zu sensibilisieren, besteht darin, Informationen über die Vergleiche bereitzustellen, die zustande gekommen sind, wenn die OFCCP bei einer Konformitätsprüfung Ungleichheiten bei der Einstellung festgestellt hat. Jeden Monat scheint es auf der Website der OFCCP eine neue Meldung über einen bedeutenden finanziellen Vergleich zu geben, den ein Unternehmen geschlossen hat, um eine Klage wegen Diskriminierung bei der Einstellung beizulegen. Sicherlich sind mit den anderen Prioritäten der OFCCP Kosten verbunden, darunter Kosten für Systemänderungen im Zusammenhang mit den überarbeiteten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen sowie Kosten für die Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit den überarbeiteten Vorschriften. Die offensichtlichsten und direktesten Kosten, die sich leicht katalogisieren lassen, sind jedoch diejenigen, die sich aus der Feststellung einer Diskriminierung bei der Einstellung ergeben. Dazu gehören die Kosten im Zusammenhang mit einer sehr öffentlichkeitswirksamen Pressemitteilung, in der behauptet wird, dass das Unternehmen eine Gruppe von Bewerbern oder Mitarbeitern diskriminiert hat.

Diejenigen, die an Compliance-Aktivitäten beteiligt sind, müssen anderen verständlich machen, dass es grundlegende Maßnahmen gibt, mit denen sich die Chancen auf eine erfolgreiche Compliance-Prüfung erhöhen lassen.

• Personalvermittler müssen verstehen, wie wichtig es ist, einen Prozess zu schaffen, in dem Bewerber für offene Stellen angemessen berücksichtigt werden.
• HRIS-Manager müssen sich bewusst sein, wie wichtig es ist, Daten so bereitzustellen, dass sie überprüft werden können, um festzustellen, ob es Unstimmigkeiten gibt, die die Aufmerksamkeit der OFCCP auf sich ziehen könnten.
• Andere Personalverantwortliche müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie unter Umständen aufgefordert werden, Informationen bereitzustellen, die der OFCCP vorgelegt werden.

Für diejenigen, die mit der Personalbeschaffung befasst sind, ist es besonders wichtig, sich über Folgendes im Klaren zu sein:

• Für offene Stellen sollten im Voraus grundlegende und bevorzugte Qualifikationen festgelegt werden. Bewerber, die eingestellt werden, müssen die im Voraus festgelegten grundlegenden Qualifikationen erfüllen.
• Es sollte ein festgelegtes Verfahren für die Erstellung von Kandidatenpools für offene Stellen geben. Alle Kandidaten sollten dann verpflichtet sein, dieses Verfahren zu nutzen, um ihr Interesse zu bekunden.
• Alle Bewerber sollten für die Stellen, für die sie sich interessieren, entsprechend geeignet sein. Die Eignung sollte ein möglichst vollständiges Bild davon vermitteln, warum ein Bewerber für eine Stelle nicht ausgewählt wurde.

Da Personalvermittler anhand von Kennzahlen wie Einstellungskosten und Zeit bis zur Besetzung bewertet werden, müssen die für die Compliance zuständigen Mitarbeiter Personalvermittlern, Einstellungsmanagern und anderen Beteiligten verdeutlichen, wie sich eine mangelhafte Compliance-Prüfung negativ auf das Unternehmen auswirken kann.

Zwar muss die Kommunikation zwischen allen internen Parteien, die möglicherweise an einer OFCCP-Compliance-Prüfung beteiligt sind, gewährleistet sein, doch muss auch die Kommunikation mit der OFCCP selbst verbessert werden. Die OFCCP geht tendenziell davon aus, dass die Einhaltung der Vorschriften für alle Unternehmen hohe Priorität hat und dass die Unternehmen über die erforderlichen Zeit- und Ressourcen verfügen, um die Vorschriften der Behörde vollständig umzusetzen. Für die meisten Unternehmen treffen diese Annahmen jedoch einfach nicht zu. Die am Compliance-Prozess Beteiligten müssen der OFCCP verständlich machen, dass Unternehmen mit vielen konkurrierenden Prioritäten konfrontiert sind und dass die Einhaltung der Gesetze zur positiven Diskriminierung nur einen kleinen Teil der täglichen Aufgaben der in der Personalabteilung tätigen Mitarbeiter ausmacht. Auch wenn die Compliance-Beauftragten der OFCCP der Meinung sind, dass die Vorschriften der Behörde für jeden Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes oberste Priorität haben sollten, werden sie die Maßnahmen eines Unternehmens eher verstehen, wenn sie sich der begrenzten Ressourcen bewusst werden, die Unternehmen tatsächlich für verschiedene Personalaktivitäten zur Verfügung stehen.

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2014.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.