La conferencia del Grupo Nacional de Enlace con la Industria (NILG) de 2014 se celebró en Washington, D.C., durante la primera semana de agosto. En la conferencia, gran parte de la atención se centró en las recientes iniciativas de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos en relación con los veteranos, las personas con discapacidad y la compensación. La OFCCP publicó en 2013 una revisión de la normativa relativa a los veteranos y las personas con discapacidad, y esta revisión está ahora dando sus frutos. Durante la celebración de la conferencia, la OFCCP presentó una nueva herramienta propuesta para recopilar anualmente información sobre la remuneración de los contratistas y subcontratistas federales. Esto puso aún más énfasis en las cuestiones relacionadas con la remuneración.
Aunque gran parte del debate de la conferencia giró en torno a la revisión de la normativa y al enfoque de la OFCCP en materia de remuneración, también hubo sesiones dedicadas a otras cuestiones de interés para los contratistas y subcontratistas federales. Uno de los temas que suscitó cierto interés fue la contratación. Como señalaron varios ponentes, la OFCCP recauda casi la totalidad de sus indemnizaciones económicas tras detectar discriminación en el proceso de contratación. Por ejemplo, en un acuerdo reciente de junio de 2014, derivado de una revisión de cumplimiento de la OFCCP, una empresa pagó un millón de dólares a un grupo de solicitantes afroamericanos que no fueron contratados para puestos de producción de nivel inicial. Son muy pocas las indemnizaciones económicas que se producen tras las revisiones de la OFCCP relacionadas con la remuneración o cualquier otro aspecto que no sea la contratación.
¿Qué áreas reciben demasiada atención por parte de los contratistas y subcontratistas federales?
En mi artículo más reciente para The OFCCP Digest, sugerí que los contratistas y subcontratistas federales deben centrarse en cuestiones que puedan tener repercusiones significativas y duraderas. Fue interesante escuchar cómo esta idea se repetía en varias presentaciones de la conferencia NILG. Cuando hice mi presentación en la conferencia, señalé que es posible que los contratistas y subcontratistas estén prestando demasiada atención a lo siguiente, lo que les resta tiempo para ocuparse de cuestiones más importantes.
- Objetivos de colocación: los contratistas y subcontratistas federales deben establecer objetivos de colocación en sus planes de acción afirmativa (AAP) para las minorías y las mujeres. Algunas empresas se basan en estos objetivos de colocación para impulsar sus iniciativas de acción afirmativa y diversidad, especialmente cuando se trata de realizar esfuerzos de divulgación para encontrar candidatos. Sin embargo, los objetivos de colocación pueden ser el resultado de muchos factores, entre ellos la falta de vacantes en los grupos de trabajo con objetivos, la falta de promoción de los empleados a los grupos de trabajo con objetivos, la falta de retención de las minorías y las mujeres en los grupos de trabajo con objetivos, y la escasa calidad de los datos censales sobre el número real o los porcentajes de minorías y mujeres disponibles para determinados puestos.
- Cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad: a lo largo de los últimos cinco años, la OFCCP ha preguntado de forma rutinaria sobre los esfuerzos que realizan las empresas para contratar a veteranos y personas con discapacidad. El interés de la agencia por estos dos grupos culminó en la revisión de la normativa que se publicó en 2013. Sin embargo, la agencia rara vez encuentra algún tipo de discriminación que afecte a estos dos grupos durante las revisiones de cumplimiento. En la actualidad, la mayoría de las citaciones que aparecen en los acuerdos de conciliación relativos a estos dos grupos se refieren al incumplimiento de la obligación de publicar las ofertas de empleo en las oficinas locales del sistema de prestación de servicios de empleo o a la falta de divulgación suficiente. La solución para estas situaciones es publicar todas las ofertas de empleo futuras y realizar una divulgación adicional. Aunque esto puede suponer más trabajo para las empresas, este tipo de medidas no son comparables a los acuerdos de pago retroactivo que se derivan de situaciones de incumplimiento de la obligación de contratar.
- Compensación: no hay duda de que la compensación es una prioridad importante para la OFCCP. Tampoco hay duda de que la OFCCP ha dedicado mucho tiempo y recursos a esta cuestión sin encontrar realmente una discriminación salarial generalizada entre los contratistas y subcontratistas federales. La cantidad de dólares que se ha concedido a los empleados como resultado de las revisiones de cumplimiento de la OFCCP basadas en la constatación de discriminación salarial es minúscula en comparación con los dólares concedidos a los solicitantes y empleados por disparidades en la contratación.
Esto no quiere decir que las empresas deban ignorar ninguno de estos temas. Los objetivos de colocación y las cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad pueden ser sin duda importantes durante las revisiones de cumplimiento de la OFCCP. Las cuestiones relativas a la remuneración pueden ser especialmente problemáticas si las empresas no prestan atención a este tema.
Comprender las funciones que desempeñan las personas en la toma y el análisis de decisiones de contratación
En la reciente conferencia de la NILG, incluso los ponentes que se centraron en la remuneración o en cuestiones relacionadas con los veteranos y las personas con discapacidad tendieron a reconocer que las empresas deben prestar una atención continua a sus prácticas de contratación y a los datos sobre contratación que presentan a la OFCCP. Si existe un consenso general en que las cuestiones relacionadas con la contratación son una parte crucial de todas las revisiones de cumplimiento de la OFCCP, ¿por qué tantas empresas tienen problemas para explicar sus decisiones de contratación a la OFCCP? En mi presentación, sugerí que a menudo existe una falta de comunicación entre las distintas personas que participan en el proceso de contratación y en el proceso de proporcionar información sobre la contratación a la OFCCP.
Puede haber varias personas que influyan en la información sobre contratación que se presenta a la OFCCP. Entre las personas que pueden participar directamente en el proceso de contratación se encuentran los reclutadores, los directores de recursos humanos y otros directivos de la empresa. Estas personas desempeñan diversas funciones en la búsqueda, evaluación y selección de candidatos para su contratación. Más adelante, cuando una empresa está completando sus AAP o preparándose para una revisión de cumplimiento, los gerentes de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y otras personas pueden participar en el suministro de datos para su presentación a la OFCCP. En las empresas más pequeñas, una sola persona puede encargarse de muchas actividades. Por ejemplo, un director de RR. HH. puede participar en la contratación, colaborar con los directores de contratación en la selección de candidatos y preparar los datos para un AAP. En organizaciones más grandes, áreas como la contratación, el cumplimiento normativo y los sistemas de RR. HH. pueden estar a cargo de personas diferentes.
En las organizaciones en las que hay diferentes personas encargadas de la contratación, los sistemas de RR. HH., los recursos humanos en general y las actividades de cumplimiento normativo, el responsable de cumplimiento normativo debe comprender las presiones contrapuestas a las que se enfrentan quienes no se ocupan habitualmente de cuestiones de cumplimiento normativo.
- Reclutadores: los reclutadores desempeñan un papel fundamental en la contratación y, por lo tanto, también en las revisiones de cumplimiento de la OFCCP. Por lo general, los reclutadores son responsables de determinar a qué fuentes se contacta, evaluar a los candidatos y descartar a los candidatos. Sin embargo, normalmente no se evalúa a los reclutadores por su éxito en el cumplimiento de los objetivos de cumplimiento, sino por el coste asociado a la contratación de nuevos empleados y el tiempo que se tarda en cubrir los puestos vacantes.
- Gerentes de HRIS: los gerentes de HRIS desempeñan un papel importante a la hora de garantizar que la información sobre los empleados y los solicitantes pueda proporcionarse a la OFCCP. Sin embargo, los gerentes de HRIS tampoco suelen ser evaluados por su éxito en el cumplimiento de los objetivos de conformidad, sino por su capacidad para controlar los costes asociados a los sistemas que supervisan y por su capacidad para proporcionar informes a diversas partes de la organización.
- Otros directores de RR. HH.: los directores de RR. HH. de toda la organización pueden desempeñar un papel en las revisiones de cumplimiento. En lo que respecta a la contratación, pueden participar en el establecimiento de la remuneración inicial de los nuevos empleados, determinar si se tienen en cuenta los candidatos internos y de qué manera, formar a otros directores en cuestiones laborales, etc. A estos directores de RR. HH. se les suele evaluar por su éxito en el cumplimiento de las diversas responsabilidades que se les pueden asignar, y es probable que el cumplimiento sea una pequeña parte de sus funciones.
En las organizaciones grandes y pequeñas, existen barreras que impiden que los empleados presten la atención suficiente a las cuestiones relacionadas con la OFCCP.
- En las organizaciones pequeñas, es probable que la persona encargada de las actividades de cumplimiento normativo tenga otras muchas responsabilidades que a menudo tienen prioridad sobre el cumplimiento normativo.
- En las grandes organizaciones, es posible que varios empleados tengan responsabilidades en materia de cumplimiento normativo, y por lo general el cumplimiento normativo no es la actividad que se utiliza para medir su rendimiento.
La comunicación es la clave del éxito.
Para que las revisiones de cumplimiento de la OFCCP sean satisfactorias, los representantes de la empresa deben comprender por qué son importantes estas revisiones. Los representantes de la empresa también deben saber cómo pueden ayudar a crear un entorno propicio para el éxito. Por el contrario, los responsables de las actividades de cumplimiento deben comprender que otras personas de la organización que influyen en las revisiones de cumplimiento suelen tener responsabilidades que a menudo son más importantes para ellos que las cuestiones que le importan a la OFCCP.
La forma más fácil de concienciar a los representantes de las empresas sobre la importancia de la OFCCP es proporcionar información sobre los acuerdos que se han alcanzado cuando la OFCCP ha detectado disparidades en la contratación durante una revisión de cumplimiento. Cada mes parece traer un nuevo anuncio en el sitio web de la OFCCP sobre un acuerdo financiero significativo que una empresa ha alcanzado para resolver una demanda por discriminación en la contratación. Sin duda, existen costes asociados a otras prioridades de la OFCCP, como los costes de los cambios en los sistemas relacionados con la revisión de la normativa sobre veteranos y personas con discapacidad, y los costes de actualización de las políticas y procedimientos relacionados con la revisión de la normativa. Sin embargo, los costes más evidentes y directos que pueden catalogarse fácilmente son los derivados de la detección de discriminación en la contratación. Esto incluye los costes asociados a un comunicado de prensa muy visible que sugiere que la empresa ha estado discriminando a un grupo de solicitantes o empleados.
Las personas que participan en actividades de cumplimiento normativo deben ayudar a los demás a comprender que hay medidas básicas que se pueden tomar para aumentar las posibilidades de que una revisión de cumplimiento normativo tenga éxito.
- Los reclutadores deben comprender la importancia de ayudar a crear un proceso en el que los candidatos sean debidamente considerados para los puestos vacantes.
- Los responsables de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) deben comprender la importancia de poner a disposición los datos de forma que puedan revisarse para detectar posibles disparidades que puedan llamar la atención de la OFCCP.
- Otros directores de recursos humanos deben comprender que en ocasiones se les puede solicitar que proporcionen información que se presentará a la OFCCP.
Es especialmente importante que las personas involucradas en el proceso de selección tengan en cuenta lo siguiente:
- Debe haber requisitos básicos y preferentes preestablecidos para los puestos vacantes. Los candidatos contratados deben cumplir los requisitos básicos preestablecidos.
- Debe existir un proceso definido para crear grupos de candidatos para los puestos vacantes. A continuación, todos los candidatos deben utilizar este proceso para expresar su interés.
- Todos los candidatos deben estar debidamente preparados para los puestos en los que expresan interés. Las disposiciones deben proporcionar una imagen lo más completa posible de la razón por la que un candidato no fue seleccionado para una vacante.
Dado que los reclutadores serán evaluados en función de métricas relacionadas con el coste de contratación y el tiempo necesario para cubrir un puesto, los responsables del cumplimiento normativo deben ayudar a los reclutadores, los responsables de contratación y otras personas a comprender cómo una revisión deficiente del cumplimiento normativo puede afectar negativamente a la empresa.
Si bien es necesario que exista comunicación entre todas las partes internas que puedan estar involucradas en una revisión de cumplimiento de la OFCCP, también es necesario que haya una mayor comunicación con la propia OFCCP. La OFCCP tiende a asumir que el cumplimiento es una prioridad para todas las empresas y que estas disponen del tiempo y los recursos necesarios para aplicar plenamente las regulaciones de la agencia. Para la mayoría de las empresas, estas suposiciones simplemente no son ciertas. Las personas que participan en el proceso de cumplimiento deben ayudar a la OFCCP a comprender que las empresas se enfrentan a muchas prioridades contrapuestas y que el cumplimiento de las leyes de acción afirmativa es solo una pequeña parte de lo que las personas que se dedican a actividades de recursos humanos deben afrontar cada día. Aunque los responsables de cumplimiento de la OFCCP puedan creer que las regulaciones de la agencia deben ser la máxima prioridad de todos los contratistas y subcontratistas federales, es más probable que comprendan las acciones de una empresa cuando se dan cuenta de los recursos limitados con los que cuentan las empresas para diversas actividades de recursos humanos.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
