(Dies ist nur eine allgemeine Übersicht und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die vollständigen gesetzlichen Anforderungen finden Sie in Abschnitt 503 des Rehabilitation Act und den endgültigen Bestimmungen des VEVRAA, die von der OFCCP hier veröffentlicht wurden:)

Seitdem die neuen Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderung am 27. August 2013 von der OFCCP online gestellt wurden, bemühen sich Auftragnehmer des Bundes im ganzen Land um Informationen dazu. Am Dienstag, dem 24. September 2013, wurden die Vorschriften dann im Bundesregister veröffentlicht, wodurch die 180-tägige Frist für Auftragnehmer zur Umsetzung der aktualisierten Vorschriften begann. Seit der ersten Ankündigung und der anschließenden Veröffentlichung der endgültigen Regelung durchforsten Auftragnehmer das Internet nach Artikeln, Webinaren und Ressourcen zu dem, was viele als die größte regulatorische Änderung seit den 1970er Jahren betrachten. Nun, da eine Fülle von Informationen verfügbar ist, tauchen zunehmend komplexere Fragen zur Umsetzung auf, und mit diesen Informationen kommen auch schwierigere Fragen zum Zeitmanagement und zu den verschiedenen Nuancen bei der Auslegung der Vorschriften, darunter die folgenden Fragen:

1. Müssen alle Anforderungen bis zum 24. März 2014 erfüllt sein? Wenn nicht, muss ich mehrere Zeitpläne verwalten?
2. Wie wirken sich all diese Änderungen auf die jährliche Aktualisierung meines Affirmative Action Plans aus, wenn mein Plan vor oder nach dem 24. März 2014 datiert ist?

Die Realität sieht so aus, dass Auftragnehmer zwei Zeitpläne einhalten müssen. Es gibt einen Zeitplan für die Anforderungen, die bis zum 24. März 2014 erfüllt sein müssen (alle Teile außer Teil C), und einen weiteren Zeitplan, der zur Einhaltung von Unterabschnitt C umgesetzt werden muss, der sich vor allem auf die Aktualisierung des jährlichen Affirmative Action Plan bezieht. Nachstehend finden Sie ein Starter-Kit, das die erforderlichen Änderungen zusammenfasst, einige Kommentare enthält und mit offenen Fragen endet, die sich bei der Interpretation dieser umfangreichen Änderungen stellen. Auch wenn wir noch nicht alle Antworten haben, ist es wichtig, sich der Bedenken und Fragen bewusst zu sein, die in der Branche geäußert werden, da diese Grauzonen Auswirkungen darauf haben, wie wir Kosten, Risiken und die Einhaltung der endgültigen Vorschriften der OFCCP handhaben.

Zeitplan Nr. 1 – Punkte, die bis zum 24. März 2014 von allen aktualisiert werden müssen:

Abschnitt 503 des Rehabilitation Act von 1973 in seiner geänderten Fassung (Behindertenverordnung)

Regulatorische Verweise

• 41 CFR Teil 60-741
• Unterabschnitt A – Vorbemerkungen, Gleichstellungsklausel
• Abschnitt 60-741.1 Zweck, Anwendbarkeit und Auslegung
• Abschnitt 60-741.2 Begriffsbestimmungen
• Abschnitt 60-741.3 Ausnahmen von den Definitionen von „Behinderung” und „qualifizierte Person” 
• Abschnitt 60-741.4 Geltungsbereich und Verzichtserklärungen
• Abschnitt 60-741.5 Gleichstellungsklausel 
• Unterabschnitt B – Diskriminierungsverbot
• Abschnitt 60-741.21 Verbote 
• Abschnitt 60-741.23 Ärztliche Untersuchungen und Befragungen
• Abschnitt 60-741.25 Krankenversicherung, Lebensversicherung und andere Vorsorgepläne
• Unterabschnitt D – Allgemeine Durchsetzungs- und Beschwerdeverfahren
• Abschnitt 60-741.60 Konformitätsbewertungen 
• Abschnitt 60-741.62 Schlichtungsvereinbarungen 
• Abschnitt 60-741.68 Wiederzulassung nicht zugelassener Auftragnehmer 
• Unterabschnitt E – Nebenaspekte 
• Abschnitt 60-741.80 Aufbewahrung von Unterlagen
• Abschnitt 60-741.81 Zugang zu Unterlagen
• Anhang A zu Teil 60-741– Richtlinien zur Pflicht eines Auftragnehmers, angemessene Vorkehrungen zu treffen

Wichtige Punkte der Behindertenverordnung mit Kommentaren

• 1. Verwenden Sie die Definition von Behinderung aus dem Americans with Disabilities Act („ADA“) Amendment Act von 2008 („ADAAA“). Die gesamten Bestimmungen des Abschnitts 503, einschließlich Zweck, Anwendbarkeit und Auslegung, Nichtdiskriminierungsbestimmungen usw., werden überarbeitet, um die Einhaltung des ADAAA widerzuspiegeln.

     Kommentare: Die neue Definition erweitert den Begriff „Behinderung” erheblich, daher sollten Leser sich die Zeit nehmen, die aktualisierten Materialien der OFCCP und EEOC durchzulesen. Wir beobachten auch, dass die Abkürzung IWD für „Individual with a Disability” (Person mit Behinderung) häufig verwendet wird. Dieses Informationsblatt ist eine nützliche Lektüre: http://www.eeoc.gov/laws/regulations/adaaa_fact_sheet.cfm

  2. Aktualisieren Sie die EO-Klausel. Die endgültige Regelung erlaubt es Auftragnehmern, die EO-Klausel durch Verweis in Unterverträge aufzunehmen, aber Auftragnehmer müssen auch die folgenden Sätze einfügen in Fettdruck:
     

     „Dieser Auftragnehmer und Subunternehmer muss die Anforderungen von 41 CFR 60-741.5(a) einhalten. Diese Vorschrift verbietet die Diskriminierung qualifizierter Personen aufgrund einer Behinderung und verlangt von den betroffenen Hauptauftragnehmern und Subunternehmern positive Maßnahmen zur Einstellung und beruflichen Förderung qualifizierter Personen mit Behinderungen.“

     1. Auftragnehmer muss:
        1. Stellen Sie Hinweise zu Rechten in barrierefreier Form mit aktuellen Beispielen bereit (z. B. in Brailleschrift).
        2. Verwenden Sie elektronische Stellenausschreibungen für Mitarbeiter, die nicht am physischen Standort des Auftragnehmers arbeiten, wenn Auftragnehmer Computer für den Zugriff auf Stellenausschreibungen bereitstellen oder wissen, dass Mitarbeiter darauf zugreifen können.
        3. Verwenden Sie das elektronische Bewerbungsverfahren für die elektronische Einreichung und speichern Sie es mit der elektronischen Bewerbung.
        4. Fügen Sie der EO-Klausel einen neuen Absatz hinzu, der Auftragnehmer verpflichtet, in Ausschreibungen und Anzeigen anzugeben, dass sie Arbeitgeber sind, die Menschen mit Behinderungen Chancengleichheit bieten.

     Anmerkungen: Unseres Wissens nach sollten die Begriffe „Veteran” und „Behinderung” ausgeschrieben werden, und die Verwendung von Abkürzungen, zumindest für Veteranen und Menschen mit Behinderung, ist nicht zulässig. Außerdem dürfen Auftragnehmer den Text der EO-Klausel zu Behinderung und Veteranen nicht zu einem einzigen Absatz zusammenfassen, wie die OFCCP in ihrem Webinar vom 30. August 2013 klargestellt hat. Angesichts der oben genannten Punkte sollten Leser erkennen, dass offensichtlich Investitionen in ihren elektronischen Bewerbungsprozess erforderlich sind. Die OFCCP wird sich stärker auf Barrierefreiheit wie assistive Technologien konzentrieren, und ich vermute, dass dies ein Bereich sein wird, mit dem Auftragnehmer zu kämpfen haben werden. Für diejenigen, die im letzten Jahr an verschiedenen Treffen der Industry Liaison Group teilgenommen haben, gibt es ein einheitliches Thema, das nicht nur von der OFCCP, sondern auch von vielen angesehenen Fachexperten der Branche vorgebracht wird: Die Budgets für die Einhaltung von Vorschriften müssen um 25 % oder mehr erhöht werden. Dies ist keine zufällige Übertreibung, sondern eine Realität, die auf gründlichen Bewertungen der sich ändernden Erwartungen der Regierung hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften basiert. Aus Sicht des Autors wird es einen direkten, linearen Zusammenhang zwischen Investitionen in elektronische Technologien zur Verwaltung des Rekrutierungs- und Auswahlprozesses und einer erfolgreichen Compliance sowie kürzeren Audits geben. Diejenigen, die die Führungskräfte oder die „C-Suite” davon überzeugen können, die Technologie voranzutreiben, werden die Glücklichen sein, während diejenigen, die ihr Compliance-Budget nicht aufstocken können, eine schwierige Zeit vor sich haben werden.

     Aktualisierung: Die OFCCP hat auf ihrer Seite mit häufig gestellten Fragen eine neue Antwort hinzugefügt, um die Frage zu Anzeigen und Ausschreibungen zu beantworten.
     Frage aus den FAQ der OFCCP: Können Auftragnehmer die Anforderungen der EEO-Tagline erfüllen, indem sie „Behinderung” und „geschützter Veteranenstatus” mit „D” bzw. „V” abkürzen?
     Antwort aus der OFCCP-FAQ-Seite: Auftragnehmer können sich mit Abkürzungen auf die durch Abschnitt 503 oder VEVRAA geschützten Personen beziehen, aber solche Abkürzungen müssen von den Arbeitssuchenden allgemein verstanden werden. Aus diesem Grund sind die Abkürzungen „D“ und „V“ allein nicht ausreichend. Für Personen, die unter Abschnitt 503 oder VEVRAA geschützt sind, sollte der Slogan mindestens die Begriffe „Behinderung“ und „Veteran“ enthalten, damit er von Arbeitssuchenden klar verstanden wird.

  3. Angemessene Erwartungen an die Unterbringung.
     1. Neue Anforderung, dass die Verpflichtung zu angemessenen Vorkehrungen auch für die Nutzung elektronischer oder onlinebasierter Bewerbungssysteme durch Auftragnehmer gilt; und wenn ein Auftragnehmer ein solches System nutzt, muss er qualifizierten Personen mit Behinderungen, die dieses System nicht nutzen können, die erforderlichen angemessenen Vorkehrungen treffen, damit sie sich unter gleichen Bedingungen bewerben und für Stellen in Betracht gezogen werden können.
     2. Assistive Technologien sind bewährte Verfahren, aber nicht vorgeschrieben.
     3. Auftragnehmer werden dazu angehalten, freiwillig schriftliche Verfahren für angemessene Vorkehrungen zu entwickeln und umzusetzen.
  4. 3-jährige Aufbewahrungspflicht für:
     1. Dokumentation und Bewertung externer Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen
     2. Neue Anforderungen an die Datenerfassung
     3. Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Benchmark

     Kommentare: Die vorgeschlagenen Vorschriften enthielten strengere Anforderungen an angemessene Vorkehrungen, die es jedoch nicht in die endgültige Fassung geschafft haben. Es gibt jedoch weiterhin empfohlene Best Practices, die entwickelt werden können, und ich empfehle Auftragnehmern, sich um ein klar definiertes Programm für die Beantragung angemessener Vorkehrungen zu bemühen, da sich die OFCCP in den kommenden Jahren darauf konzentrieren wird. Auf den Ressourcen-Seiten der OFCCP finden sich Empfehlungen zu bewährten Verfahren. Außerdem sorgt die dreijährige Aufbewahrungspflicht für Verwirrung, da sie sich von der zweijährigen Aufbewahrungspflicht gemäß EO 11246 unterscheidet. Bislang sind noch keine rechtlichen Anfechtungen bekannt.

VEVRAA: Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften, die am 24. März 2014 umgesetzt werden müssen

• 41 CFR Teil 60-300
• Unterabschnitt A – Vorbemerkungen, Gleichstellungsklausel
• Abschnitt 60-300.1 Zweck, Anwendbarkeit und Auslegung
• Abschnitt 60-300.2 Begriffsbestimmungen
• Abschnitt 60-300.5 Gleichstellungsklausel
• Unterabschnitt B – Diskriminierungsverbot
• Abschnitt 60-300.21 Verbote
• Unterabschnitt D – Allgemeine Durchsetzungs- und Beschwerdeverfahren
• Abschnitt 60-300.60 Konformitätsbewertungen
• Unterabschnitt E – Nebenaspekte
• Abschnitt 60-300.80 Aufbewahrung von Unterlagen
• Abschnitt 60-300.81 Zugang zu Unterlagen
• Anhang A zu Teil 60-300– Richtlinien zur Pflicht eines Auftragnehmers, angemessene Vorkehrungen zu treffen
• Anhang B zu Teil 60-300– Muster für eine Aufforderung zur Selbstidentifizierung
• Anhang C– Überprüfung der Personalprozesse
• Neue Definitionen. Darunter „Veteran vor dem JVA“, „geschützter Veteran“ und „Veteran im aktiven Dienst in Kriegszeiten oder mit Kampagnenabzeichen“, mit Verweisen in den gesamten Vorschriften, beispielsweise in den Abschnitten, die Diskriminierung verbieten.
• EO-Klausel. Auftragnehmer müssen:
  • Stellenangebote „in jeder Form und jedem Format“ bereitstellen, die ESDS zulässt, damit das Unternehmen vorrangige Vermittlungen an Auftragnehmer vornehmen kann.
  • Geben Sie ESDS zusätzliche Informationen (z. B. Status als Bundesauftragnehmer und Kontaktdaten der für die Einstellung zuständigen Personen an jedem Standort im Bundesstaat; Antrag auf vorrangige Vermittlung) und aktualisieren Sie diese jährlich; senden Sie die Kontaktdaten auch an externe Arbeitsvermittlungsagenturen.
  • Stellen Sie Hinweise zu Rechten in barrierefreier Form mit aktuellen Beispielen bereit (z. B. in Brailleschrift).
  • Verwenden Sie elektronische Stellenausschreibungen für Mitarbeiter, die nicht am physischen Standort des Auftragnehmers arbeiten, wenn Auftragnehmer Computer für den Zugriff auf Stellenausschreibungen bereitstellen oder wissen, dass Mitarbeiter darauf zugreifen können.
  • Verwenden Sie das elektronische Bewerbungsverfahren für die elektronische Einreichung und speichern Sie es mit der elektronischen Bewerbung.
  • Gewerkschaft über ihre Nichtdiskriminierungsverpflichtungen informieren
  • Geben Sie in Stellenanzeigen und Werbungen an, dass Sie ein Arbeitgeber sind, der geschützten Veteranen gleiche Chancen bietet.
  • EO-Klausel durch Verweis in Verträgen und Bestellungen aufnehmen , indem die Vorschriften zitiert und verbindliche Formulierungen verwendet werden, um Subunternehmer auf ihre Verpflichtungen als Auftragnehmer des Bundes hinzuweisen .
• Konformitätsbewertungen.
  • Die OFCCP kann Daten anfordern, die über das Datum des Terminschreibens hinausgehen.
  • Die OFCCP kann Dokumente während der Konformitätsprüfung überprüfen oder gezielte Überprüfungen vor Ort oder außerhalb des Standorts durchführen.
• 3-jährige Aufbewahrungspflicht für:
  • Dokumentation und Bewertung externer Outreach- und Rekrutierungsmaßnahmen
  • Neue Anforderungen an die Datenerfassung
  • Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Benchmark

Kommentare: Ähnliche Inhalte wie bei den Veteranen, da sich die Definition des Begriffs „geschützter Veteran” in den aktualisierten Bestimmungen zur Behinderung ändert und die EO-Klausel die Hinzufügung eines festen Absatzes vorschreibt. Eine interessante Ergänzung im Zusammenhang mit dem Fall Frito-Lay ist die Erklärung der OFCCP zur Anforderung von Daten, die über das Datum des Terminschreibens hinausgehen. Der Fall zwischen der OFCCP und Frito-Lay dauert nun schon mehrere Jahre an, und die OFCCP hat in der aktualisierten Fassung des Federal Contractor Compliance Manual (FCCM) Material hinzugefügt, um ihre Position zu verdeutlichen und ihre Absicht zu präzisieren, Daten über das Schreiben hinaus zu sammeln, wenn ein Problem festgestellt wurde. Gemäß dem FCCM müssen Compliance-Beauftragte nun die Genehmigung ihres Vorgesetzten einholen, bevor sie fortfahren können.

Zeitplan Nr. 2 – Aktualisierte Punkte, die Auftragnehmer im Rahmen ihrer jährlichen Aktualisierung des Affirmative Action Plan umsetzen müssen.

Um die neuen Anforderungen der Affirmative Action gemäß Unterabschnitt C sowohl der Behinderten- als auch der Veteranenvorschriften zu erfüllen, müssen Auftragnehmer ihren jährlichen AAP aktualisieren und die unten aufgeführten regulatorischen Anforderungen einbeziehen. Die Frage, die sich wie zu Beginn dieser Diskussion erwähnt stellt, lautet: Wann müssen die neuen Punkte angewendet werden? Die Antwort ist zweigeteilt. Für diejenigen, deren AAPs zwischen jetzt und dem 24. März 2014 aktualisiert werden, wird erwartet, dass der Auftragnehmer die aktuellen Vorschriften jetzt anwendet und die Änderungen dann in den folgenden Planzyklus integriert. Auftragnehmer, deren Jahrespläne nach dem 24. März 2014 aktualisiert werden, müssen Unterabschnitt C zu diesem Zeitpunkt ohne den Vorteil eines zusätzlichen Planzyklus umsetzen.

Unterabschnitt C – Förderprogramm für Menschen mit Behinderung

Abschnitt 60-741.40 Allgemeiner Zweck und Anwendbarkeit der Anforderungen des Programms zur Förderung benachteiligter Gruppen
Abschnitt 60-741.41 Verfügbarkeit des Programms zur Förderung benachteiligter Gruppen
Abschnitt 60-741.42 Aufforderung zur Selbstidentifizierung
Abschnitt 60-741.44 Erforderliche Inhalte von Programmen zur Förderung benachteiligter Gruppen
Abschnitt 60-741.45 Verfahren für angemessene Vorkehrungen
Abschnitt 60-741.46 Nutzungsziele
Abschnitt 60-741.47 Freiwillige Programme zur Förderung benachteiligter Gruppen für Mitarbeiter mit Behinderungen
Abschnitt 60-741.48 Geschützte Werkstätten

Behinderungen – Wichtigste Punkte mit Kommentaren

• Überprüfung und Aktualisierung durch die AAP. Die AAP wird jährlich von einem benannten Beamten überprüft und aktualisiert.
• Selbstidentifizierungsprozesse. Neuer Selbstidentifizierungsprozess mit vorgeschriebener Sprache für Einladungen, für Vorangebote, Nachangebote und aktuelle Mitarbeiter (innerhalb des ersten Jahres nach Einführung, alle fünf Jahre und mindestens einmal dazwischen); alle Regeln in Bezug auf diese Prozesse
• Neue erforderliche AAP-Inhalte.
  • Grundsatzerklärung, in der die Unterstützung des obersten US-Führungskräften für das Programm zur Förderung benachteiligter Minderheiten zum Ausdruck gebracht wird
  • Beispiel für Unterkünfte aktualisieren, um auf alternative Formate wie Braille oder Großdruck hinzuweisen
  • Überarbeitet die jährliche Überprüfung der Personalprozesse dahingehend, dass in Bezug auf den Einsatz von Informationstechnologie der Auftragnehmer sicherstellen muss, dass Bewerber und Mitarbeiter mit Behinderungen gleichen Zugang zu seinen Personalprozessen haben, einschließlich der Bereitstellung notwendiger Anpassungen.
  • Angemessene Anpassung an körperliche und geistige Einschränkungen:
    • Betont, dass Auftragnehmer verpflichtet sind:
      • Angemessene Vorkehrungen als Teil der Nichtdiskriminierung treffen
      • Fragen Sie, ob eine Unterkunft benötigt wird, wenn eine Person mit einer Behinderung Leistungsprobleme hat, die wahrscheinlich mit der Behinderung zusammenhängen.
    • Die Entwicklung und Anwendung schriftlicher Verfahren für angemessene Vorkehrungen entspricht bewährten Praktiken. Leitlinien für Auftragnehmer, die sich freiwillig für die Entwicklung und Anwendung solcher Vorkehrungen entscheiden, sind in Anhang B der endgültigen Regelung enthalten.
  • Der Auftragnehmer sendet den Subunternehmern eine schriftliche Mitteilung über seine AA-Richtlinie und bittet sie um ihre Mitarbeit.
  • Auftragnehmer müssen jährlich eine Selbstbewertung ihrer Outreach- und Rekrutierungsbemühungen durchführen und die Überprüfung dokumentieren. Wenn die Bemühungen insgesamt nicht wirksam sind, muss der Auftragnehmer alternative Maßnahmen identifizieren und umsetzen.
  • Auftragnehmer müssen Outreach- und Rekrutierungsaktivitäten dokumentieren und die Unterlagen drei Jahre lang aufbewahren.
  • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, 1) die AA-Richtlinie in sein Richtlinienhandbuch aufzunehmen und 2) (falls es sich um eine Gewerkschaft handelt) die Gewerkschaftsvertreter über die Richtlinie zu informieren und um ihre Mitarbeit zu bitten.
  • Fügt einen neuen Absatz hinzu, der die Datenerfassung vorschreibt und Auftragnehmer verpflichtet, jährlich Folgendes zu dokumentieren und zu aktualisieren: 1) für Bewerber die Gesamtzahl der Bewerber um eine Stelle; 2) die Gesamtzahl der offenen Stellen und die Anzahl der besetzten Stellen; und 3) die Gesamtzahl der eingestellten Bewerber und die Anzahl der eingestellten Bewerber mit Behinderungen; die Daten werden drei Jahre lang aufbewahrt.
  • Erforderliches nationales Beschäftigungsziel von sieben Prozent (7 %) für qualifizierte Menschen mit Behinderungen und alle Vorschriften in Bezug auf diese Anforderung
• Freiwillige Förderprogramme für Mitarbeiter mit Behinderungen. Neuer Abschnitt, der Auftragnehmern ausdrücklich die Entwicklung und Umsetzung von Schulungs- und Beschäftigungsmaßnahmen für Mitarbeiter mit Behinderungen gestattet (z. B. Berufsausbildungsprogramme für Menschen mit Entwicklungsstörungen; Kooperationsvereinbarungen zur Anwerbung von Programmteilnehmern)
  • Auftragnehmer, die die oben genannten Programme anwenden, müssen in den AAP eine Beschreibung des Programms und des dafür verantwortlichen Beamten aufnehmen.
  • AAP sollte auch einen Jahresbericht über die Aktivitäten im Rahmen solcher Programme enthalten.
  • Der Auftragnehmer darf solche Programme nicht dazu verwenden, Menschen mit Behinderungen auszugrenzen oder ihre Beschäftigungsmöglichkeiten einzuschränken.

Kommentare: Dieser Abschnitt ist zweifellos der umstrittenste und am meisten diskutierte Bereich der Änderungen, und trotz aller verfügbaren Informationen bleiben noch viele Fragen und Bedenken offen. Die Realität ist, dass wir uns einfach an die Regeln halten und abwarten müssen, wie sich alles entwickelt, da wir wissen, dass die OFCCP und der Privatsektor möglicherweise nicht in allen Details einer Meinung sind. Tatsache ist, dass Auftragnehmer ihre Affirmative Action Plans aktualisieren und mit der Datenerhebung beginnen müssen, ähnlich wie sie es für die aktuellen EO 11246-Pläne für Frauen und Minderheiten tun würden. Die Analyse muss für jede Niederlassung erfolgen und nach Berufsgruppen getrennt werden.

VEVRAA: Veteranen-Highlights mit Kommentaren

Unterabschnitt C – Programm zur Förderung benachteiligter Minderheiten

• Abschnitt 60-300.40 Anwendbarkeit der Anforderungen des Programms zur Förderung benachteiligter Gruppen
• Abschnitt 60-300.41 Verfügbarkeit von Programmen zur Förderung benachteiligter Gruppen
• Abschnitt 60-300.42 Aufforderung zur Selbstidentifizierung
• Abschnitt 60-300.43 Politik der positiven Diskriminierung
• Abschnitt 60-300.44 Erforderlicher Inhalt von Programmen zur Förderung benachteiligter Gruppen
• Abschnitt 60-300.45 Maßstäbe für die Einstellung
• Überprüfung und Aktualisierung durch die AAP. Die AAP wird jährlich von einem benannten Beamten überprüft und aktualisiert.
• Verfügbarkeit von AAP. Vollständiges AAP (ohne numerische Berichterstattung) auf Anfrage elektronisch, sofern der Antragsteller auf die elektronische Version zugreifen kann.
• Selbstidentifizierungsprozess. Neuer Selbstidentifizierungsprozess für vor und nach dem Angebot
• Neue Verpflichtungsformulierung. Die Verpflichtungen des Auftragnehmers zur Nichtdiskriminierung und zur positiven Diskriminierung ersetzen „aufgrund des Status als“ geschützter Veteran durch „gegen“ einen geschützten Veteranen.
• Neue erforderliche AAP-Inhalte.
  • Grundsatzerklärung, in der die Unterstützung des obersten US-Führungskräften für das Programm zur Förderung benachteiligter Minderheiten zum Ausdruck gebracht wird
  • Der Auftragnehmer sendet den Subunternehmern eine schriftliche Mitteilung über die AA-Richtlinie des Unternehmens und bittet sie um ihre Mitarbeit.
  • Auftragnehmer müssen jährlich eine Selbstbewertung ihrer Outreach- und Rekrutierungsbemühungen durchführen und die Überprüfung dokumentieren. Wenn die Bemühungen insgesamt nicht wirksam sind, muss der Auftragnehmer alternative Maßnahmen ermitteln und umsetzen.
  • Auftragnehmer müssen Outreach- und Rekrutierungsaktivitäten dokumentieren und die Unterlagen drei Jahre lang aufbewahren.
  • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, 1) die AA-Richtlinie in sein Richtlinienhandbuch aufzunehmen und 2) (falls es eine Gewerkschaft gibt) die Gewerkschaftsvertreter über die Richtlinie zu informieren und um ihre Mitarbeit zu bitten.
  • Der Auftragnehmer muss alle Maßnahmen, die zur Erfüllung der Audit-Anforderungen ergriffen wurden, dokumentieren und als Beschäftigungsunterlagen aufbewahren.
  • Fügt einen neuen Absatz hinzu, der die Datenerfassung vorschreibt und Auftragnehmer verpflichtet, jährlich Folgendes zu dokumentieren und zu aktualisieren: 1) Gesamtzahl der Bewerber um eine Stelle und Anzahl der Bewerber, die geschützte Veteranen sind; 2) Gesamtzahl der offenen Stellen und Anzahl der besetzten Stellen; und 3) Gesamtzahl der eingestellten Bewerber und Anzahl der eingestellten Bewerber, die geschützte Veteranen sind; die Daten werden drei Jahre lang aufbewahrt.
  • Erforderliche Benchmarks für die Einstellung von geschützten Veteranen und alle Regeln, die dieses Ziel betreffen

Weitere Überlegungen

Während die Branche daran arbeitet, die neuen Vorschriften umzusetzen, ist davon auszugehen, dass die Diskussion darüber, wie die zahlreichen Bestandteile der endgültigen Regelung(en) auszulegen und umzusetzen sind, noch jahrelang weitergehen wird. Auftragnehmer sollten die Debatte zwischen der OFCCP und den vielen erfahrenen Anwälten und Beratern verfolgen, da sie die Zukunft der Compliance während dieser bedeutenden Erweiterung prägen wird. Als jemand, der seit fast zwei Jahrzehnten im Bereich Affirmative Action Planning tätig ist, lerne ich ständig von meinen Kollegen. Im Rahmen dieses Lernprozesses möchte ich einige Fragen und Anmerkungen zu den neuen Vorschriften teilen, die ich entweder von anderen gehört oder selbst entwickelt habe. Ich hoffe, damit weitere Diskussionen im besten Interesse der Auftragnehmergemeinschaft anzuregen.

1. Frage: Wann genau beginne ich mit der Verwendung der neuen Selbstauskunftsformulare für Veteranen und Menschen mit Behinderung (IWD)?
   Antwort: Dies ist eine wichtige Frage, da sie Auswirkungen auf den gesamten Prozess hat. Zunächst einmal lautet die einheitliche Botschaft aus den ersten Webinaren der OFCCP, dass Bundesauftragnehmer das neue Selbstauskunftsformular in Verbindung mit ihrer nächsten Aktualisierung des Affirmative Action Plan verwenden sollen, sobald die Vorschriften in Kraft getreten sind. Dies deutet darauf hin, dass Pläne, die vor dem 24. März 2014 aktualisiert wurden, das neue Formular erst im folgenden Planzyklus verwenden würden, der bis zum ersten Quartal 2015 dauern könnte, während andere mit Planaktualisierungen kurz nach dem 24. März 2014 viel früher mit der Verwendung beginnen würden. Die meisten Blogs, Artikel, Webinare usw., die ich verfolgt habe, vermitteln eine ähnliche Botschaft. Es gibt jedoch Gerüchte, dass die eigentliche Absicht der Vorschriften darin besteht, dass ALLE Auftragnehmer ab dem 24. März 2014 das neue Formular zur Selbstidentifizierung verwenden sollen und dass die OFCCP falsche Informationen verbreitet. Da das neue Jahr vor der Tür steht und das erforderliche Formular zur Identifizierung von Behinderungen von der OFCCP noch nicht für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde, ist davon auszugehen, dass dieses Thema weiterhin die Medien dominieren wird.
2. Frage: Kann ich mein Plan-Datum von nach dem 24. März auf vor dem 24. März ändern, um die zusätzliche Implementierungszeit zu nutzen?
   Antwort: Die Vorschriften verbieten zwar nicht die Änderung von Plan-Daten, aber es bedeutet, dass der Auftragnehmer einen neuen Plan beginnen würde, bevor der vorherige abgelaufen ist. Ich gehe davon aus, dass diese Änderung bei einer Prüfung viele Fragen (eher Verdächtigungen) seitens der OFCCP hervorrufen würde. Die Antwort lautet also vielleicht „Ja”, aber es ist nicht unbedingt empfehlenswert.
3. Frage: Wird die OFCCP eine Wirkungsanalyse durchführen, bei der die Gesamtzahl der Einstellungen mit der Zahl der Einstellungen von Menschen mit Behinderung verglichen wird?
   Antwort: In vielen Präsentationen wurde erklärt, dass die OFCCP keine Negativauswirkungsanalysen der Daten durchführen wird, und einige der Diskussionen über die Analyse von Verhältnissen haben es nicht in die endgültige Regelung geschafft. Wie sicher können wir jedoch sein, dass die OFCCP diese Vergleiche bei einer Prüfung nicht durchführen wird? Ich bin der Meinung, dass die OFCCP in dieser Frage mehr Klarheit schaffen sollte, wie genau sie die gemäß den neuen Anforderungen in Unterabschnitt C erhobenen Daten analysieren wird.
4. Frage: Gelten die einheitlichen Richtlinien für die Auswahl von Mitarbeitern (UGESP) auch für die aktualisierten Vorschriften für Veteranen und Menschen mit Behinderungen?
   Antwort: Die UGESP besagen: „D. Einschränkungen. Diese Richtlinien gelten nur für Personen, die Titel VII, der Executive Order 11246 oder anderen Anforderungen des Bundesgesetzes zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz unterliegen. Diese Richtlinien gelten nicht für Verpflichtungen gemäß dem Gesetz gegen Altersdiskriminierung am Arbeitsplatz von 1967 in seiner geänderten Fassung, das eine Diskriminierung aufgrund des Alters verbietet, oder gemäß den Abschnitten 501, 503 und 504 des Rehabilitationsgesetzes von 1973, das eine Diskriminierung aufgrund einer Behinderung verbietet.“ Dies scheint Abschnitt 503 aus der Diskussion zu nehmen. Wenn die aktualisierten Vorschriften jedoch unter die Anforderungen des Bundesgesetzes zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz fallen, haben die regulatorischen Änderungen dann Auswirkungen auf diese Einschränkung und wie verhält es sich mit den Vorschriften für Veteranen?
5. Frage: Wann genau sollte ich damit beginnen, die Amtsführung mit den Zielen zu vergleichen?
   Antwort: Da Arbeitgeber ihre Mitarbeiter noch nicht auf der Grundlage der aktualisierten Anforderungen erneut befragt haben, scheint es, dass Arbeitgeber warten müssen, bis sie neue Daten gesammelt haben, bevor sie ihre Belegschaft mit den neuen Zielen und Benchmarks vergleichen können. Entspricht dies auch den Erwartungen der OFCCP?
6. Frage: Verhindert das neue Selbstauskunftsformular, dass ich von Bewerbern eine Auswahl verlangen kann?
   Antwort: Mit dem technologischen Fortschritt haben viele Auftragnehmer die Möglichkeit genutzt, von Bewerbern während des Bewerbungsprozesses die Angabe ihrer ethnischen Zugehörigkeit oder ihres Geschlechts zu verlangen, indem sie die Option „Ich möchte mich nicht identifizieren” hinzugefügt und diesen Schritt dann zur Voraussetzung für die Berücksichtigung gemacht haben. Meines Wissens nach wird das neue, vorgeschriebene Formular, das die OFCCP zur Verfügung stellt, diese Option nicht bieten. Warum ist das relevant? Es ist wichtig, weil Auftragnehmer die erforderliche Auswahl nutzen konnten, um den Aufwand für die Nachverfolgung zu minimieren, den sie betreiben müssen, um die ethnische Zugehörigkeit und das Geschlecht und nun auch die Behinderung und den Veteranenstatus zu ermitteln. Das Ergebnis wird wahrscheinlich ein dramatischer Rückgang der bekannten Bewerberinformationen sein, was wiederum zusätzliche, wiederholte Anstrengungen seitens der Auftragnehmer erfordert, um diese Informationen zu sammeln. Vielleicht irre ich mich, aber ich bin mir ziemlich sicher, dass Auftragnehmer es nicht mögen, immer wieder versuchen zu müssen, personenbezogene Daten zu sammeln, und ich bin mir sicher, dass Auftragnehmer einfach nicht über die Ressourcen verfügen, um wiederholt Anstrengungen zu unternehmen, um die ethnische Zugehörigkeit, das Geschlecht und den Behinderten-/Veteranenstatus zu erfassen.
7. Frage aus der OFCCP-FAQ-Seite: „Ändert die endgültige Regelung die Anforderung, dass Auftragnehmer die Konzeption und Umsetzung eines Audit- und Berichtssystems für ihr Programm zur Förderung benachteiligter Gruppen dokumentieren müssen?“
   Antwort aus der OFCCP-FAQ-Seite: Die OFCCP hat stets beabsichtigt, dass Auftragnehmer die Maßnahmen dokumentieren, die sie zur Erfüllung der Anforderung zur Konzeption und Umsetzung eines Audit- und Berichtssystems ergreifen. Die endgültige Regelung macht diese Absicht ausdrücklich deutlich, indem sie von Auftragnehmern verlangt, diese Maßnahmen zu dokumentieren und diese Dokumente als Beschäftigungsunterlagen aufzubewahren.
   Folgekommentar: Unterscheidet sich dies von der Verfolgung von Outreach-Maßnahmen und der Überwachung der Fortschritte bei der Zielerreichung? Wie sieht ein Audit- und Berichtssystem aus? Ich könnte vermuten, dass sich dies zu einem Teil der Darstellung entwickeln könnte, in der die Ziele und Outreach-Maßnahmen erörtert werden. Es sind weitere Informationen erforderlich.
8. Gerüchtealarm: Angesichts all der Bedenken, die die Umsetzung dieser neuen Änderungen bei Auftragnehmern hervorruft, kursiert ein Gerücht, das, wenn es wahr ist, die Belastung verringern könnte. Auch wenn es wahrscheinlich nicht bestätigt werden kann, halte ich es für erwähnenswert, dass ich gehört habe, dass es 2014 eher um technische Unterstützung und Umsetzung durch die OFCCP gehen wird, ohne dass strenge Kontrollen durchgeführt werden, zumindest was die neuen Vorschriften betrifft. Das bedeutet natürlich keineswegs, dass die OFCCP ihre Haltung in allen regulären Fragen wie Vergütung und Einstellung lockern wird. Ich bin gespannt auf die Meinungen unserer Kollegen in diesem Bereich.

Viel Glück da draußen!

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.